12 Contoh Invoice Penjualan yang Baik dan Benar

Invoice penjualan merupakan sebuah dokumen yang mencatat aktivitas transaksi penjualan dan pembelian sekaligus menjadi bukti yang valid dari penjual kepada pembeli. Bukti tersebut dapat digunakan sebagai rujukan yang menyatakan bahwa benar telah terjadi transaksi.

Invoice penjualan dapat  disebut juga dengan faktur penjualan, yang dipahami sebagai bukti transaksi berupa tagihan yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Adapun isi dalam invoice penjualan antara lain data-data penting mulai dari nama barang, tanggal transaksi, harga barang, dan metode pembayaran yang dilakukan oleh pembeli.

Fungsi Invoice Penjualan

Dokumen tersebut juga dapat dijadikan sebagai instrumen bukti yang sah apabila terjadi komplain produk yang dilakukan oleh pembeli. Seiring dengan kemajuan teknologi, saat ini invoice tidak hanya berupa lembaran kertas namun juga dapat berupa invoice digital yang dapat disampaikan melalui media elektronik seperti email.

Invoice penjualan memiliki beragam fungsi dalam bidang bisnis. Terutama dalam aspek aliran finansial yang diterapkan dalam periode tertentu oleh setiap badan usaha. Berikut fungsi-fungsi invoice penjualan yang perlu diketahui, diantaranya:

1. Menguatkan Laporan Pajak

Dalam proses penyusunan laporan pajak, invoice penjualan menjadi dokumen sah yang dapat mendukung keautentikan informasi. Jika bisnis yang sedang berjalan berskala besar atau dikenai Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM), maka invoice penjualan menjadi dokumen yang sangat penting.

2. Menjadi Salah Satu Bentuk Pelayanan Pelanggan

Dalam menjalankan bisnis sangat wajar apabila terdapat komplain dari pelanggan. Melalui dokumen ini maka pelanggan dapat dengan mudah melakukan komplain. Selain pelanggan, pengusaha juga dimudahkan dalam melakukan pemeriksaan transaksi dan detail penjualan.

Secara tidak langsung, hal tersebut juga dapat menjadi salah satu bentuk pelayanan pelanggan yang dibutuhkan. Invoice penjualan dapat menjadi bukti valid yang kuat apabila ada pembeli yang akan menjual kembali barang yang telah dibeli tersebut.

3. Meyakinkan Pembeli

Invoice penjualan menjadi bagian yang penting dalam berbisnis dengan jumlah transaksi yang besar. Dokumen tersebut menjadi bukti yang kuat bahwa aktivitas transaksi benar-benar telah selesai dilakukan.

Dalam bidang pemasaran, invoice penjualan yang dikelola dengan baik dapat menjadi ulasan positif yang langsung diberikan oleh pelanggan atau pembeli. Hal tersebut pun juga dapat mendorong peningkatan strategi pemasaran yang lebih kuat dan penjualan meningkat.

4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Transaksi yang sah secara hukum dapat memiliki manfaat, salah satunya dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan atau pembeli terhadap manajemen bisnis. Secara tidak langsung, pembeli akan dapat menilai profesionalitas dan kredibilitas bisnis melalui invoice penjualan tersebut.

5. Mempermudah Urusan Administrasi

Invoice penjualan dapat sangat membantu terhadap urusan administrasi. Salah satunya ketika menyusun laporan keuangan, laporan pajak, laporan profit, dan lain-lain. Termasuk pada saat bisnis yang dijalankan memiliki sistem pembayaran kredit. Transaksi jual beli menjadi sah secara administratif dan hukum dengan adanya dokumen tersebut.

Contoh Invoice Penjualan

1. Contoh Invoice Jasa Desain

Biasanya penyedia jasa desain menerima pembayaran di awal, baik dengan uang muka maupun sesuai dengan kesepakatan nominal antara kedua belah pihak. Meskipun demikian, sebagian penyedia jasa juga ada yang memperbolehkan klien untuk melakukan pembayaran pada saat pengerjaan selesai.

2. Contoh Invoice Down Payment

Apabila pembeli membuat pesanan terhadap barang dalam jumlah besar biasanya penjual dan pembeli sepakat untuk membuat invoice down payment untuk pembayaran uang muka. Down Payment menjadi dokumen penting yang menandai bahwa telah benar-benar terjadi transaksi.

3. Contoh Invoice Penjualan

Invoice penjualan biasanya berisikan data keterangan mengenai pembeli, rincian barang atau jasa, detail harga, tanggal pemesanan, tanggal tenggat waktu, nomor rekening penjual, dan lain sebagainya. Data-data tersebut dapat mempermudah pembeli dalam melakukan pemeriksaan dan pembayaran.

4. Contoh Faktur Pembayaran

Faktur pembayaran atau yang dapat disebut juga sebagai invoice penjualan merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli setelah melakukan pemesanan barang atau jasa. Faktur pembayaran berisikan hal-hal yang sama dalam invoice penjualan.

5. Contoh Invoice Toko Online

Seiring dengan kemajuan teknologi, aktivitas belanja online semakin banyak diminati. Hal tersebut juga dilatarbelakangi karena keefektifitasan, kemudahan, dan kepraktisan dalam membuat pesanan produk. Sama dengan toko konvensional, toko online juga memerlukan invoice penjualan.

6. Contoh Invoice Travel

Agen travel merupakan penyedia jasa perjalanan beserta akomodasi dan fasilitasnya. Biasanya agen travel juga melayani pemesanan tiket mulai dari tiket bus, kereta api, kapal laut, mobil pribadi, tiket pesawat, dan lain sebagainya. 

Dalam invoice travel berisikan kode booking yang berfungsi sebagai nomor invoice, data pesanan, tanggal pembayaran, rincian pesanan, dan metode pembayaran.

7. Contoh Invoice Tagihan

Invoice tagihan dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli yang tidak melakukan pembayaran utang sesuai dengan waktu yang telah disepakati sebelumnya. Penjual akan mengirimkan dokumen ini kepada pembeli, dokumen tersebut berisikan tanggal jatuh tempo baru untuk pelunasan.

8. Contoh Invoice Standar

Invoice standar merupakan faktur yang paling banyak digunakan dan paling sederhana. Dokumen ini biasanya digunakan dalam suatu bisnis yang menggunakan transaksi penjualan, pembelian, atau lainnya.

9. Contoh Invoice Proforma

Invoice proforma merupakan salah satu jenis faktur penjualan yang harus diserahkan kepada pembeli sebelum barang dan jasa dikirimkan kepada pembeli. Dokumen ini menjadi pengingat pembeli bukan sebagai tagihan.

10. Contoh Invoice Komersial

Invoice komersial biasanya dibuat khusus bagi pembeli yang berada di luar negeri dan berfungsi sebagai dokumentasi perdagangan luar negeri. Selain itu, dokumen ini juga dapat digunakan sebagai informasi pajak dari suatu produk yang sudah melalui perbatasan internasional.

11. Contoh Invoice Berulang

Biasanya invoice berulang digunakan sebagai penagihan kepada pembeli yang secara tidak langsung melakukan transaksi secara periode bulanan maupun tahunan. Invoice berulang dapat dibuat secara otomatis dan sudah terjadwal.

12. Contoh Invoice Penjualan Mesin

Mesin memiliki peranan yang penting dalam dunia industri yaitu sebagai penggerak otomatis selama proses produksi dengan tujuan untuk meningkatkan keefektifitasan dalam mencapai industri otomatis yang berkelanjutan