Dalam proses transaksi seperti jual beli melibatkan bukti transaksi yang valid. Hal itu digunakan untuk memperlancar proses jual beli. Dalam hal ini, dokumen bukti transaksi jual beli diberikan oleh penjual kepada pembeli.
Semua pembeli akan menerima yang namanya nota, invoice, faktur atau bahkan bon, yang mana disesuaikan dengan tempat usaha yang dituju. Setiap bisnis atau usaha dagang memiliki ketentuannya masing-masing dalam memberikan bukti transaksinya. Bukti transaksi tersebut bisa berbentuk nota, invoice, faktur tau bahkan bon.
Keempatnya memiliki peranan yang sangat penting sebagai dokumen yang berisikan mengenai rincian dan data historial yang dimiliki oleh pembeli. Lalu, apa perbedaan dari nota, invoice, faktur dan bon ini? Berikut merupakan pemaparan mengenai perbedaan nota, invoice, faktur dan bon yang perlu diketahui.
Nota merupakan salah satu bentuk dokumen penting yang ada dalam suatu transaksi jual beli. Nota menjadi bukti pembayaran dan pembelian atas suatu produk, baik barang ataupun jasa. Namun, walaupun begitu nota dinilai tidaklah terlalu formal atau resmi.
Hal ini tidak lain dan tidak bukan karena nota dituliskan secara manual dengan menggunakan pena dan yang paling jelas tidak menggunakan template atau struktur informasi yang khusus.
Sehingga semua informasi dan data historial yang akan dicantumkan tidaklah detail dan tidak bisa terintegrasi dengan baik.
Namun, yang menguntungkan dari penggunaan nota adalah setiap harga produk yang dicantumkan kedalam nota ini sama sekali tidak dikenai potongan pajak, baik dari jumlah berapa persen pun dari harga aslinya.
Harga produk yang dicantumkan dalam nota, sebenar benarnya harga produk yang tidak mengalami pemotongan harga akibat pajak.
Berbeda dengan nota yang dirasa kurang formal, invoice justru sifatnya sangat formal dan resmi. Perlu diketahui bahwa invoice memiliki peranan yang penting pula sebagai dokumen hasil transaksi yang harus ada. Di mana keberadaannya membantu kelancaran dalam proses pembayaran dengan berbagai rincian informasi yang tercantum di dalamnya.
Kenapa invoice disebut formal? Hal ini karena kepenulisannya yang sudah mulai menggunakan media digital, dengan template dan format invoice yang khusus. Hal ini dipengaruhi oleh ciri khas dan ketentuan dari masing masing tempat usaha datang.
Karena sifatnya yang bisa dibilang cukup formal, setiap transaksi yang menggunakan invoice ini terkena potongan pajak dengan jumlah presentasi tertentu sesuai dengan ketentuan dan aturan yang ada. Namun walaupun begitu, penggunaan dari invoice ini membuat semua informasi dan data historial yang dimiliki oleh pembeli bisa tercantum semuanya dengan detail.
Semua data dan informasi pun bisa terintegrasi dengan baik. Terlebih karena saat ini telah didukung dengan sistem komputerisasi yang baik.
Secara umum, bon juga merupakan salah satu bukti trasaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Namun, bon lebih memiliki isi dan aspek yang lebih sederhana apabila dibandingkan dengan beberapa jenis dokumen lainnya yang digunakan pula dalam proses transaksi.
Bon diartikan sebagai dokumen bukti transaksi yang seringkali digunakan dalam proses pengambilan, peminjaman, dan penjual produk. Baik produk barang ataupun produk jasa.
Faktur merupakan dokumen bukti transaksi yang sudah jauh berkembang. Bagaimana tidak, tidak hanya pembayaran secara tunai saja yang bisa menggunakan faktur sebagai dokumen bukti transaksinya melainkan transaksi atau pembayaran yang menggunakan kredit ataupun debit bisa menggunakan faktur ini.
Faktur juga bisa diartikan sebagai dokumen tanda bukti proses transaksi jual beli yang mana didalamnya menegaskan bahwa produk atau barang barang yang telah tertera dalam faktur sudah diperjualbelikan atau dipindahtangankan pada pihak lainnya.
Sama seperti invoice, faktur juga mencantumkan informasi detail yang berkaitan dengan produk, baik mengenai jumlahnya, jenis, model, ketentuan pembayaran dan jumlah total biaya per itemnya, dan lain sebagainya. Faktur yang tadinya kebanyakan dicetak dalam bentuk hardfile, kini dengan perkembangan teknologi yang ada dengan perlahan beralih disimpan hanya dengan bentuk softcopy saja.