Perencanaan: Pengertian – Fungsi dan Contohnya

Biasanya, ketika akan melakukan suatu kegiatan di lingkungan keluarga, sekolah, kuliah, atau dunia kerja diperlukan suatu perencanaan yang matang.

Tujuannya adalah agar kegiatan yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Jika ditemukan kekurangan dalam pelaksanaannya, dilakukan perbaikan melalui proses evaluasi sebagai pembelajaran ketika melakukan kegiatan di masa yang akan datang.  

Pengertian Perencanaan

Berikut adalah beberapa pengertian perencanaan secara umum, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dan menurut pendapat para ahli.

Pengertian Perencanan Secara Umum

Secara umum, yang dimaksud dengan perencanaan adalah hal-hal yang berkaitan dengan merencanakan atau merancang sesuatu.  

Pengertian Perencanaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan perencanaan adalah proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan).

Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Adapun pengertian perencanaan menurut para ahli di antaranya adalah sebagai berikut.

• Candra Wijaya dkk
  Mendefinisikan perencanaan sebagai langkah awal kegiatan manajemen dalam setiap organisasi, karena melalui perencanaan ini ditetapkan apa yang akan dilakukan, kapan melakukannya, dan siapa yang akan melakukan kegiatan tersebut.
• George F. Terry  dalam Sarinah dkk (2017)
  Mendefinisikan perencanaan sebagai pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubngkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki.
• Harold Koontz dan Cyrill O’Donnell
  Mendefinisikan perencanaan sebagai tugas seorang manajer untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur, dan program.
• SP. Siagian
  Mendefinisikan perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
• Imamul Arifin dkk
  Mendefinisikan perencanaan sebagai proses penentuan tujuan, strategi, dan kebijakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.  

Fungsi Perencanaan

Perencanaan memiliki beberapa fungsi antara lain sebagai berikut.

• Menentukan tujuan usaha
• Memberikan pedoman bagi organisasi atau perusahaan mencapai tujuannya
• Mencegah terjadinya pemborosan waktu, tenaga, dan materi
• Memudahkan manajer melakukan pengawasan
• Melakukan evaluasi secara teratur
• Sebagai alat koordinasi.

Tujuan Perencanaan

Adapun tujuan perencanaan antara lain sebagai berikut.

• Agar berbagai risiko dan perubahan yang mungkin terjadi di masa mendatang dapat dikurangi
• Menitikberatkan kegiatan pada sasaran perusahaan yang telah ditetapkan
• Agar proses pencapaian tujuan dapat terlaksana secara efektif dan efisien
• Memberikan kemudahan dalam pengawasan.

Manfaat Perencanaan

Manfaat perencanaan bagi organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut.

• Organisasi atau perusahaan dapat memeroleh dan mengikat berbagai sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
• Para anggota organisasi atau perusahaan dapat melaksanakan berbagai macam kegiatan yang konsisten dan sesuai dengan tujuan dan prosedur yang ada.
• Kemajuan yang dicapai dapat terus diawasi dan diukur. Jika tingkat kemajuan yang dicapai tidak sesuai atau tidak memuaskan dapat segera dilakukan tindakan.

Syarat-syarat Perencanaan

Adapun syarat-syarat perencanaan yang baik antara lain sebagai berikut.

1. Perencanaan adalah kegiatan untuk menetapkan berbagai macam alternatif

Maksudnya, perencanaan yang baik adalah dibuat secara hati-hati, tidak terburu-buru serta memuat berbagai macam alternatif agar menghasilkan sesuatu yang baik.

2. Perencanaan harus disusun secara realistis dan ekonomis

Maksudnya, perencanaan yang disusun harus realistis, mampu direalisasikan dengan baik, peluang tercapainya tujuan sangat besar, serta dapat dipertanggungjawabkan secara ekonomis.

3. Perencanaan merupakan kegiatan yang memerlukan koordinasi

Maksudnya, perencanaan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan merupakan hasil koordinasi antarbagian. Jika tidak ada koordinasi akan terjadi benturan pada tahap pelaksanannya.

4. Perencanaan yang disusun harus didasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang disusun berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.

Melalui pengalaman dan pengetahuan, seorang manajer akan mampu menganalisa kelebihan dan kekurangan dari kegiatan perencanaan sebelumnya.

Melalui intuisi, seorang manajer dapat mengambil keputusan yang tepat dan terbaik meskipun dilakukan secara mendadak.

Intuisi ini juga tidak dapat dilepaskan dari pengelaman dan pengetahuan yang dimiliki manajer.

5. Perencanaan yang dibuat harus berlandaskan partisipasi

Perencanaan yang baik harus berlandaskan partisipasi dari berbagai pihak terutama bawahan.

Hal ini dimaksudkan agar dapat meningkatkan rasa tanggung jawab bawahan terhadap perencanaan yang dibuat.

6. Perencanaan yang dibuat harus memperhitungkan segala kemungkinan

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang memperhitungkan berbagai macam kemungkinan yang ada agar siap menghadapinya di kemudian hari.

Karena bagaimana pun juga selalu ada kendala dan tantangan yang mungkin timbul ketika perencanaan tersebut dijalankan.

7. Perencanaan yang dibuat harus fleksibel

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel atau tidak kaku. Hal ini terkait dengan segala kemungkinan yang timbul baik yang telah diperhitungkan sebelumnya maupun tidak.

8. Perencanaan hendaknya menjadi landasan bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang menjadi landasan bagi fungsi-fungsi manajemen yang lain.

Dalam arti, perencanaan yang dibuat haruslah berkaitan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya agar dapat terlaksana dengan baik.

9. Perencanaan yang dibuat harus dapat mendayagunakan fasilitas-fasilitas yang ada

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang dapat mengayagunakan berbagai macam fasilitas yang ada secara maksimal demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan.

10. Perencanaan yang dibuat harus dinamis

Perencanaan yang baik tidak hanya harus fleksibel melainkan juga harus dinamis.

Dalam arti, manajer harus selalu memikirkan berbaga macam cara agar perencanaan yang dibuat semakin baik.

11. Perencanaan yang dibuat harus cukup waktu

Maksudnya adalah perencanaan yang dibuat hendaknya dipikirkan jauh-jauh hari sebelum dirumuskan.

Hal ini untuk menghindari perencanaan yang sifatnya instan, asal jadi, terburu-buru, dan tanpa memperhitungkan segala aspeknya.

12. Perencanaan yang dibuat harus didasarkan penelitian

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang dibuat tidak hanya berdasarkan pengalaman, pengetahuan dan intuisi saja melainkan juga penelitian yang telah dilakukan sebelumnya.

Melalui penelitian, manajer akan memperoleh data, informasi, dan fakta yang lengkap sehingga perencanaan yang dibuat pun menjadi lebih komprehensif.

Unsur Perencanaan

Suatu perencanaan umumnya terdiri atas unsur-unsur sasaran, tujuan, kebijakan, prosedur, program, anggaran, dan strategi.

• Misi
  Maksudnya adalah misi yang dimiliki masing-masing organisasi atau perusahaan yang mencerminkan keyakinan dan filosofi manajemen yang dianut.
• Tujuan
  Maksudnya adalah sesuatu ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan untuk dicapai. Tujuan-tujuan ini hendaknya dinyatakan secara jelas dan dikomunikasikan ke seluruh anggota organisasi.
• Kebijakan
  Maksudnya adalah pedoman yang mendasari proses pengambilan keputusan organisasi atau perusahaan yang dinyatakan secara tertulis, lisan atau keduanya.
• Prosedur
  Maksudnya adalah tata cara suatu kegiatan dilakukan.
• Anggaran
  Maksudnya adalah anggaran yang diperlukan terkait hasil yang diharapkan.
• Program
  Maksudnya adalah kerangka kerja perencanaan yang disusun dalam rangka mencapai tujuan.
• Strategi
  Maksudnya adalah upaya yang dilakukan organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara memaksimalkan berbagai macam sumber daya yang dimiliki.

Tahapan Perencanaan

Membuat suatu perencanaan tidaklah semudah membalikkan telapak tangan.

Diperlukan beberapa tahapan yang harus ditempuh agar dapat menghasilkan perencanaan yang baik.

Tahap-tahap tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Menetapkan tujuan atau seperangkat tujuan

Tahap pertama yang harus dilakukan ketika membuat suatu perencanaan adalah menetapkan tujuan atau seperangkat tujuan karena adanya keinginan atau kebutuhan organisasi atau perusahaan yang harus dipenuhi.

Tujuan atau seperangkat tujuan ini harus ditetapkan secara hati-hati, realistis, dan ekonomis agar peluang tercapainya tujuan semakin besar.    

2. Mengumpulkan data dan informasi

Tahap berikutnya adalah mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dan relevan dengan tujuan perencanaan selengkap-selangkapnya.

Hal ini dikarenakan data dan informasi ini nantinya diperlukan dalam menyusun prediksi untuk masa yang akan datang.

Data dan informasi yang dimaksud meliputi situasi dan kondisi yang tengah dihadapi, sumber daya yang dimiliki, serta berbagai macam faktor yang dapat menghambat atau membantu pencapaian tujuan.

3. Mengembangkan serangkaian tindakan alternatif

Tahap selanjutnya adalah mengembangkan serangkaian tindakan alternatif yang dapat dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.

Hal ini diperlukan guna memperoleh berbagai alternatif terbaik dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Menilai alternatif yang ada

Berbagai macam alternatif yang ada kemudian dinilai dan dievaluasi guna mengetahui kelebihan dan kelemahan yang dimiliki oleh masing-masing alternatif.

5. Memilih alternatif

Tahap terakhir adalah memilih alternatif yang paling baik, efektif, dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jenis-jenis Perencanaan

Perencanaan pada tingkatan manajemen organisasi atau perusahaan dapat dibedakan dalam tiga jenis perencanaan yaitu sebagai berikut.

• Perencanaan strategi
  Biasanya dibuat oleh manajemen puncak. Perencanaan strategi merupakan perencanaan jangka panjang yakni dengan kurun waktu lebih dari lima tahun
• Perencanaan taktis
  Biasanya dibuat oleh manajemen puncak dan menengah. Perencanaan taktis merupakan perencanaan jangka menengah yakni dengan jangka waktu satu sampai lima tahun. Biasanya yang diatur dalam perencanaan taktis adalah berbagai macam sumber daya yang akan digunakan organisasi untuk mencapai tujuan strategis.
• Perencanaan operasional
  Biasanya dibuat oleh manajemen menengah dan bawah. Perencanaan operasional merupakan perencanaan jangka pendek yakni dengan jangka waktu kurang dari satu tahun. Sifat perencanaan operasional lebih spesifik dan berwujud serta mengandung resiko. Namun, manajer memperoleh banyak informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

Contoh Perencanaan

Pak Paijo merupakan Executive-Chief di sebuah perusahaan yang hampir bangkrut karena mengalami kerugian yang besar.

Perusahaan tersebut hampir tidak dapat menjual produknya, biaya produksi yang sangat tinggi, biaya produksi sama dengan harga produk kompetitor, moral karyawan yang rendah, dan lain sebagainya.  

Pak Paijo kemudian melakukan rapat dengan seluruh kepala departemen di perusahaan tersebut sebagai upaya untuk memetakan masalah dan  memperoleh berbagai masukan guna menemukan solusi yang tepat.

Perencanaan pun disusun dan diikuti oleh beberapa tindakan seperti mengurangi biaya material dengan meningkatkan supervisi, mengurangi pengeluaran, meningkatkan penjualan kepada konsumen utama, serta memperbaiki moral karyawan.

Sejak saat itu, perusahaan mulai memperoleh keuntungan dalam waktu tiga tahun.

Hal ini dapat terjadi karena adanya perencanaan yang matang dan sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi.