Unsur-Unsur Administrasi dan Penjelasannya

Unsur administrasi adalah bagian-bagian penting yang harus ada dalam kegiatan administrasi. Keberadaannya menunjang keutuhan dan kesempurnaan studi administrasi yang dilakukan demi keberhasilan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan. Apabila unsur-unsurnya tidak lengkap, maka akan membuat tujuan administrasi tersebut tidak berjalan dengan semestinya.

Unsur administrasi dibagi jadi dua, yaitu:

• Unsur Pokok Administrasi
• Unsur umum Administrasi

Unsur Pokok Administrasi

Adalah unsur yang tidak boleh dihilangkan, harus selalu ada dalam kegiatan administrasi. Unsur pokok tersebut yaitu:

1. Dua orang atau lebih

Dalam setiap kegiatan administrasi harus ada dua orang atau lebih yang berkumpul atau berhimpun untuk melaksanakan yang sudah berlalu. Sebab, setiap orang akan memerlukan bantuan dari yang lainnya. Kegiatan administrasi akan terlaksana dengan baik jika dua orang atau lebih mau untuk saling membantu.

Dalam aktivitas administrasi, tidak bisa tanpa adanya keterlibatan orang-orang. Ini sebabnya adanya kerjasama antara satu orang dengan satu beberapa orang lainnya merupakan unsur pokok dalam administrasi. Keterjalinan kerja sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan administrasi dari organisasinya.

2. Tujuan

Jika dua orang atau lebih saling bekerja sama, maka akan diperoleh tujuan dari kegiatan administrasi. Tujuan adalah nilai dan kebutuhan manusia baik itu jasmani maupun rohani. Tujuan merupakan hasil akhir yang diharapkan dari setiap kegiatan administrasi. 

Biasanya tujuan sudah dirumuskan berdasarkan perencanaan dan keputusan bersama. Kegiatan administrasi akan dilaksanakan dengan didukung unsur-unsur lain jika tujuan dari organisasi sudah ada atau sudah jelas. Ketidakjelasan tujuan akan mengakibatkan tidak efektifnya suatu kegiatan administrasi, karena tidak akan jelas pula acuan atau panduannya. 

3. Tugas dan Pelaksanaan

Setiap orang dalam suatu kegiatan administrasi memiliki tugas serta tanggung jawab yang berbeda. Semuanya harus mengerjakan segala tugasnya sesuai peraturan serta tujuan yang sesuai dengan keilmuan dan tanggung jawabnya. Kejelasan dari tugas masing-masing orang membuat kegiatan organisasi akan lebih lancar.

Memahami tugas masing-masing sangat diperlukan agar pelaksanaannya lebih efisien. Karena tepatnya pelaksanaan sebuah tugas, berawal dari pemahaman yang benar akan tugas yang diberikan. Hal ini kan menghindari pengerjaan sesuatu yang tidak penting. Jadi, hanya benar-benar mengerjakan hal yang penting dan tepat, agar pencapaian tujuan lebih cepat dan sesuai.

4. Peralatan dan Perlengkapan

Peralatan dan perlengkapan juga sangat diperlukan dalam kegiatan administrasi. Jika peralatan dan perlengkapan terpenuhi maka akan terwujudlah pencapaian tujuan sesuai yang sudah dirancang dalam planning yang diketahui bersama. Pelaksanaan dari suatu kegiatan administrasi tidak akan terlaksana apabila tanpa adanya peralatan maupun perlengkapnnya.

Misalnya, untuk membuat dokumen organisasi maka diperlukan adanya unit komputer. Komputer memerlukan daya listrik, meja, kursi. Belum lagi jika dokumen yang dibuat harus diprint. Memerlukan peralatan lain, yaitu kertas serta printer. Atau jika dokumen perlu dikirim via internet, maka diperlukan koneksi internet. Ini baru masalah dokumen saja, sudah memerlukan peralatan yang cukup banyak. 

Banyaknya cakupan dari kegiatan administrasi, menuntut pula banyaknya peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Demi tercapainya tujuan, semua barang atau peralatan yang dibutuhkan harus ada. Apabila unsur satu ini tidak ada, maka kegiatan administrasi tidak mungkin terlaksana. 

Unsur Umum Administrasi

Unsur umum administrasi merupakan unsur yang harus dimiliki pada semua bentuk kegiatan administrasi. Berdasarkan pernyataan The Liang Gie, ada 8 unsur administrasi. Yaitu:

1. Organisasi

Pengertian Organisasi

Kata Organisasi berasal dari Bahasa Yunani yaitu Organon,  yang berarti alat. Dalam buku The Principles of Organization yang ditulis oleh Jamal D Mooney, organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan orang-orang dengan maksud mencapai tujuan bersama. 

Sedangkan menurut SP Siagian organisasi adalah perkumpulan dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan bersama yang ditentukan dalam ikatan tertentu dan bekerjasama dengan terdapat orang yang memimpin sebagai atasan dan orang yang dipimpin sebagai bawahan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah tempat di mana berkumpul orang-orang yang memiliki visi, misi, serta tujuan yang sama untuk melakukan aktivitas administrasi dengan teratur dengan maksud mencapai tujuan dan harapan bersama.

Ciri-ciri organisasi

Organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Memiliki tujuan serta sasaran
• Memiliki keterikatan serta tata tertib yang wajib ditaati
• Terjadi kerjasama antar sekelompok orang
• Memiliki pengaturan tugas maupun wewenang bagi setiap anggotanya

2. Manajemen

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari Bahasa Perancis, yakni management yang bermakna mengatur atau mengelola sesuatu. Sedangkan manage dalam Bahasa Inggris artinya mengelola atau mengendalikan. Jadi manajemen adalah suatu cara untuk mengatur, mengelola, serta mengendalikan sesuatu agar dapat dicapai hasil yang terbaik.

Beberapa ahli pernah mengemukakan definisi dari manajemen, diantaranya:

• Henry Fayol: manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan dengan menggunakan metode yang efektif dan efisien
• George R. Terry: manajemen adalah sebuah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta pengawasan guna mencapai tujuan yang sudah diputuskan sebelumnya
•  F. Taylor: manajemen sebagai seni mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan melakukan sesuatu untuk mencapai suatu tujuan secara efisien
• Menurut Kreitner: Manajemen sebagai seni penyelesaian masalah untuk mencapai tujuan suatu organisasi

Manajemen merupakan alat utama untuk melaksanakan administrasi. Oleh karena itu manajemen disebut juga sebagai inti dari administrasi. Secara umum, manajemen adalah sebagai cara untuk mengatur suatu kegiatan agar berefek baik. 

Fungsi Manajemen

Dalam buku Pengantar Manajemen: Teori dan Aplikasi, Roni Angger menjelaskan beberapa fungsi manajemen. 

• Perencanaan (Planning), perencanaan dibuat dengan maksud untuk menjabarkan tujuan  dan merumuskan strategi serta mengembangkannya agar mencapai tujuan yang diharapkan
• Pengorganisasian (Organizing), ialah untuk menentukan dan menyusun segala sumber daya yang dimiliki agar tercapainya tujuan
• Pelaksanaan (Actuating), merupakan penerapan semua yang sudah direncanakan dan memastikan semua berjalan dengan baik, sesuai dengan perencanaan yang sudah dibuat.
• Pengendalian (Controlling), ini adalah tahap evaluasi dari kinerja yang sudah dilakukan apakah sudah sesuai atau belum, atau adakah kendala yang dihadapi.

3. Komunikasi

Pengertian Komunikasi 

Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Communicare yang berarti menyampaikan. Komunikasi adalah suatu perilaku interaksi untuk menyampaikan informasi baik berupa pesan, ide, atau gagasan dari pihak satu ke pihak lainnya, bisa secara langsung maupun tidak langsung.

Komunikasi dilakukan agar tercapai pemahaman yang sama antar sesama anggota kelompok kegiatan administrasi. Komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara.

Berikut beberapa cara berkomunikasi:

• Dengan cara verbal atau lisan
• Dalam bentuk pesan tertulis
• Dengan bahasa Isyarat 
• Dengan gerakan tubuh seperti lambaian tangan, atau gelengan/anggukan kepala, dan lain-lain

Fungsi Komunikasi

Ada tiga fungsi utama komunikasi, yaitu sebagai berikut:

• Sebagai penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh anggota kelompok atau organisasi agar dapat mengambil keputusan dan melakukan perannya dalam aktivitas administrasi dengan baik, bisa berupa perintah atau permohonan
• Sebagai kendali atau pengontrol perilaku semua orang dalam suatu kegiatan administrasi supaya benar-benar sudah mengerjakan tugasnya sesuai aturan
• Sebagai motivasi agar orang-orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi tersebut semakin bersemangat dalam melaksanakan tugas administrasinya

4. Kepegawaian

Pengertian Kepegawaian

Kepegawaian adalah segala hal berkaitan dengan tenaga kerja dalam lingkup kerja sama dalam suatu kegiatan administrasi. Dalam administrasi, banyak aspek pekerjaan yang harus dikerjakan hingga tercapainya tujuan yang telah disepakati atau ditentukan. Oleh karena itu, perlu adanya pembagian-pembagian tugas di antara orang-orang dalam satu aktivitas administrasi.  

Fungsi Kepegawaian

Fungsi utama unsur kepegawaian, adalah:

• Menyampaikan tugas-tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan oleh masing-masing orang serta mengawasi pelaksanaannya
• Mengoreksi setiap hasil pekerjaan untuk kemudian dinilai sudah sesuai dengan planning yang telah dibuat atau belum
• Membuat laporan tentang hasil dari semua pekerjaan

5. Keuangan

Pengertian Keuangan

Keuangan merupakan unsur yang berhubungan dengan penerimaan atau pendapatan dan pengeluaran. Pendapatan dan pengeluaran ini harus digunakan sesuai dengan aturan yang telah dibuat oleh organisasi. Keuangan yang bertugas mengatur biaya maupun laba yang dikeluarkan dan diperoleh oleh organisasi. 

Fungsi Keuangan

Beberapa fungsi keuangan adalah seperti berikut ini:

• Untuk mengatur dan menganggarkan biaya yang diperlukan dalam suatu organisasi
• Pencatatan dari semua kegiatan serta siklus keluar masuknya uang
• Pemeriksaan atau auditing segala kegiatan keuangan

6. Perbekalan

Pengertian Perbekalan

Perbekalan adalah unsur yang berhubungan dengan perlengkapan, logistik, maupun material. Mengkoordinir semua barang yang diperlukan. Memastikan segala perlengkapan telah sesuai atau cukup untuk  melaksanakan suatu kegiatan administrasi.

Fungsi Perbekalan

Fungsi dari unsur perbekalan adalah:

• Melakukan pembelian terhadap semua barang yang diperlukan
• Menyediakan segala bentuk perlengkapan hingga tidak menimbulkan kekurangan sedikitpun
• Memilah, memilih, dan mengelompokan perlengkapan sesuai dengan fungsi atau jenisnya
• Memantau standarisasi segala perlengkapan agar sesuai dengan yang dibutuhkan dan tidak menimbulkan masalah saat digunakan

7. Tata Usaha 

Pengertian Tata Usaha

Secara umum, unsur tata usaha merupakan kegiatan yang menulis, mengumpulkan, serta menyimpan berbagai data dalam suatu organisasi. 

Sedangkan pengertian tata usaha menurut beberapa ahli sebagai berikut:

• Menurut Nawawi dan Martini (1996) Tata usaha ialah aktivitas melangsungkan, mengumpulkan, menulis, menyimpan, menggandakan, dan mengirim bermacam informasi data yang bermanfaat untuk merealisasikan pekerjaan dasar organisasi
• Menurut The Liang Gie (1996) Tata usaha ialah serangkaian rutinitas pendataan, penggandaan, pengumpulan, pemrosesan, pengangkutan dan penyimpanan bermacam jenis info yang diperlukan dalam tiap organisasi
• Menurut Saiman (2002) Tata usaha adalah satu aktivitas pendataan dan pengaturan bermacam jenis info. Maksudnya ialah supaya keterangan-keterangan itu bisa dipakai langsung untuk bahan atau sumber info untuk siapa yang memerlukan, terutamanya pimpinan organisasi/perusahaan yang berkaitan

Fungsi Tata Usaha

Tata usaha memiliki berbagai fungsi. Yaitu:

• Sebagai pelayanan informasi bagi organisasi
• Untuk penerapan kepentingan dan data finansial atau keuangan
• Menyusun ide, gagasan, menilai program dan anggaran, serta laporan
• Mengendalikan kepentingan ketenagakerjaan
• Menyusun peraturan untuk dipatuhi semua pihak dalam kegiatan administrasi
• Menerapkan kepentingan tata usaha, rumah tangga, serta perlengkapan juga pengendalian barang-barang milik organisasi

8. Hubungan Masyarakat

Pengertian Hubungan Masyarakat

Sebagaimana namanya, humas atau hubungan masyarakat adalah kegiatan yang dilakukan untuk membangun hubungan dengan masyarakat atau pihak luar organisasi. Sebab, setiap organisasi harus memiliki hubungan baik dengan masyarakat. Supaya bisa mendapatkan dukungan maupun apresiasi bagi kegiatan yang dilakukan organisasinya.

Fungsi Hubungan Masyarakat

Ada beberapa fungsi hubungan masyarakat. Di antaranya adalah sebagai berikut:

• Mengkaji, mengantisipasi, serta menganalisa pendapat publik terhadap brand / merek / organisasi sehingga dapat tersusun strategi untuk memberikan citra positif dari brand / merek / organisasi tersebut pada masyarakat
• Merencanakan strategi untuk mendukung setiap kegiatan atau gerakan baru dengan cara membuat konten berita
• Menyusun dan menyebarkan berita tentang organisasi
• Menyusun atau membuat naskah untuk pidato
• Membuat perencanaan serta melaksanakan kegiatan yang melibatkan atau yang ditujukan bagi masyarakat.

Unsur-unsur Administrasi ini harus ada dalam setiap kegiatan administrasi. Unsur-unsur yang saling terikat ini merupakan sebuah lingkaran kegiatan administrasi yang tidak bisa terpisahkan. Artinya, suatu kegiatan administrasi bisa disebut sempurna jika mengandung semua unsurnya.