Administrasi Perkantoran: Pengertian – Karakteristik dan Ruang Lingkup

Perkantoran menjadi salah satu tempat yang akrab bagi sebagian besar penduduk di dunia. Tata usaha atau yang biasa disebut administrasi bagi perkantoran banyak menjadi sorotan untuk diketahui lebih lanjut seperti yang akan dibahas kali ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi perkantoran dalah kegiatan pengelolaan data beserta informasi yang bertujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang dilakukan secara teratur dan sistematik mengikuti kegiatan organisasi.

Pekerjaan kantor atau tata usaha biasa juga disebut dengan office work atau clerical work harus ditata agar pekerjaan bisa berjalan dengan baik.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Berikut karakteristik perkantoran yang perlu Anda ketahui:

• Bersifat pelayanan (service) pada semua pihak
  Dalam hal ini bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pada pelayanan dan support dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
• Merembes dan dilakukan oleh semua pihak
  Pekerjaan kantor berdampak pada unit- unit lain yang selalu hadir dan dilaksanakan pada setiap organisasi atau perusahaan.
• Hasil akhirnya berupa informasi
  Informasi merupakan keterangan- keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan untuk pihak tertentu. Pihak- pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain yaitu pemegang saham, pimpinan, pemerintah, masyarakat dan karyawan organisasi dan lain sebagainya.
• Bersifat memudahkan
  Pekerjaan kantor merupakan sebuah alat katalisator yang memiliki bermacam- macam kegiatan yang dilakukan dari setiap perusahaan yang dipersatukan.
• Dilakukan oleh semua pihak
  Pekerjaan kantor tidak selalu hanya dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dapat dikerjakan pada tiap bagian perusahaan.
• Bersifat pengetikan dan perhitungan
  Susunan pekerjaan dalam sebuah kantor lebih banyak terdiri dari pekerjaan mengetik

Tujuan Administrasi Perkantoran

ujuan dari proses manajemen administrasi perkantoran adalah tercapainya tujuan secara efisien yang artinya dapat memenuhi persyaratan dari segi teknis, ekonomi dan psikologis.

• Ekonomis, artinya pantas dan sesuai atau bukan berarti murah dari segi biaya.
• Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
• Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

• Perencanaan
  Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dalam rangka menentukan pekerjaan untuk kegiatan di masa yang akan datang secara matang. Lalu apa saja yang direncanakan? Misalnya seperti pegawai yang diharapkan, pemeliharaan peralatan dan tata ruang kantor dan sebagainya.
• Pengorganisasian
  Pengoraganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokkan alat-alat, tugas dan tanggungjawab, sdm untuk menciptakan organisasi yang bisa digerakkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
• Penggerakan
  Penggerakan adalah memberikan dorongan dan motif bekerja supaya mereka mau bekerja dengan tulus untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain tugas seorang pemimpin adalah untuk memberi semangat, memberi arahan kerja, menjadi motivator dan fasilitator bagi pelaksanaan setiap tugas organisasi.
• Pengawasan
  Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelakasanaan kegiatan untuk menjamin agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Objek pengawasan biasanya terdiri dari:
  • Kualitas pekerjaan kantor
  • Waktu pekerjaan kantor
  • Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
  • Biaya perkantoran
  • Alat peralatan dan perabotan kantor
  • Pelayanan kantor
  • Dokumentasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari

• Aktivitas kantor
  Aktivitas manajemen kantor sangat dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari badan usaha itu sendiri, semakin luas tujuan yang mesti dicapat maka akan semakin luas pula aktivitas perkantorannya. Aktivitas kantor biasanya terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan, Perencanaan perkantoran (Office Planning), Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing) dan Pengawasan perkantoran (Office Controling).
• Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran

Tugas Administrasi Perkantoran

• Menerima Panggilan Telepon
• Membuat Agenda Kantor
• Entri Data Perusahaan
• Melakukan Arsip Data.

Asas Administrasi Perkantoran

• Asas Perencanaan
  Semua pekerjaan kantor harus direncakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebainya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
• Asas Penyederhanaan
  Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.
• Asas Penghapusan
  Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.
• Asas Penggabungan
  Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer cukup menggunakan satu buah printer.