Data Warehouse: Definisi, Fungsi, Komponen dan Kelebihan

Dalam membesarkan sebuah bisnis, sangat dibutuhkan tempat untuk menyimpan data agar terstruktur dan aman. Apalagi jika data yang tersimpan sangat banyak, tentu membutuhkan sebuah sistem agar mudah ditemukan. Data warehouse menjadi solusi untuk permasalahan itu semua. Sistem ini memuat penyimpanan data menjadi mudah dan lebih efisiensi dalam pengelolaannya.

Pengertian Data Warehouse

Data warehouse atau gudang data merupakan sebuah sistem komputer yang berfungsi menganalisis dan mengarsipkan data historis sebuah perusahaan atau organisasi. Biasanya, informasi yang disimpan dan di olah meliputi gaji, data penjualan, dan informasi transaksi harian.

Saat ribuan data dianalisa secara efisien dan terstruktur, tentu saja informasi yang dihasilkan akan lebih akurat. Hal ini sangat berperan penting dalam keputusan akhir sebuah perusahaan. Hal inilah yang membuat gudang data menjadi faktor parameter pendukung business intelligence.

Data warehouse sudah digunakan sejak tahun 1980-an, bahkan sudah banyak perusahaan besar yang menggunakan DSS (Decision Support System). Selain itu, sejak awal tahun 2000-an, data warehouse menjadi fokus para CTO. Bahkan sampai sekarang, hampir semua perusahaan menggunakan strategi ini untuk meningkatkan kualitas dan membantu efisiensi kerja.

Fungsi Data Warehouse

Tentu pertanyaan ini seringkali muncul, Apa fungsi data warehouse? Seberapa penting, sebuah bisnis memiliki data warehouse didalamnya? Berikut fungsi data warehouse dalam sebuah perusahaan, untuk menjawab semua pertanyaan.

• Lebih Mudah Mengakses Data

Perusahaan yang besar tentu memiliki beragam data dan jumlah yang tidak sedikit. Hal ini sangat membantu sebuah perusahaan saat mengambil sebuah keputusan dalam waktu yang singkat. Karena mengambil keputusan terlalu lama dapat membuat perusahaan kehilangan kesempatan atau bahkan mengalami kerugian.

• Memudahkan Pengambilan Keputusan

Data warehouse tidak hanya membuat data lebih cepat diakses tapi juga memiliki sistem pengambilan keputusan. Tentu saja informasi yang dihasilkan akurat berdasarkan data yang tersimpan. Sehingga sebuah perusahaan bisa mengambil keputusan mengenai target pasar, inventaris serta finansial secara cepat dan tepat.

• Data yang Konsisten

Karena tujuan utama data warehouse adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan dan mengumpulkan data. Data tentang beragam informasi yang berasal dari beragam platform yang kemudian diubah kedalam format tunggal. Hal ini bertujuan untuk memudahkan penggunanya.

Dengan demikian, sebuah perusahaan bisa mendapatkan hasil yang data yang konsisten dan maksimal. Jika data yang dikumpulkan sudah memiliki standarisasi, maka hasil data warehouse akan semakin akurat, sehingga keputusan bisnis bisa tepat sasaran.

• Penyedia Historical Data

Data warehouse juga berfungsi sebagai penyedia historical data, yang memudahkan sebuah perusahaan menganalisis trend tahun yang berbeda. Hal ini bertujuan untuk memprediksi trend bisnis tahun selanjutnya.

• Optimalisasi ROI

Return of Investment atau yang sering disingkat ROI merupakan rasio jumlah keuntungan bersih. ROI akan membantu menentukan biaya investasi dari beberapa investasi yang ada. Saat dibantu dengan data warehouse, maka dapat membantu perusahaan memilih investasi yang menguntungkan.

Komponen Data Warehouse

Sama seperti sistem lainnya, data warehouse juga memiliki beragam komponen dengan fungsinya masing-masing. Berikut 5 komponen utama yang menjalankan data warehouse.

1. Warehouse/ gudang : merupakan tempat penyimpanan data, bentuknya bisa menyesuaikan kebutuhan setiap perusahaan.
2. Warehouse management : merupakan sistem penngelolaan barang yang masuk/ keluar gudang. Agar semua transaksi, jumlah stok bisa akurat setiap saat. Sehingga alur penyimpanan barang dan distibusi dapat berjalan dengan baik. Warehouse management juga harus siap jika ada yan membutuhkkan recovery data ataupun backup.
3. Metadata : merupakan keterangan singkat yang terdapat didalam data. Metadata akan menampilkan gambaran ataupun konteks informasi untuk memudahkan penggunanya.
4. Access Tools : tools ini berguna untuk mendukung sebuah perusahaan dalam membuat strategi bisnis dari data warehouse. Ada banyak jenis tools yang dapat digunakan mulai dari OLAP, Data Mining, Query dan Reporting.
5. Tools ETL : Kepanjangan dari ETL adalah extract, transform dan load.Tools ini berfungsi dalam pengambilan data, yang kemudian dimodifikasi dan dimasukan ke dalam data warehouse.

Kelebihan Data Warehouse

Sebelum menggunakan datawarehouse, ketahuilah kelebihannya sebagai berikut :

• Data tertata dengan rapi sehingga memudahkan query analisis dan mempermudah proses transaksi.
• Mengatasi perbedaan struktur data dari beragam sumber.
• Tidak perlu merubah sistem jika ada masalah keamanan ataupun kinerja.
• Tidak terpaku pada format awal serta memiliki model data yang bervariasi yang memudahkan pembuatan laporan.
• Mempermudah pembuatan laporan yang bermacam-macam.
• Keamanan informasi yang terjaga, sehingga saat OLTP data menghilang, informasi yang sudah di olah dalam data warehouse tetap aman.
• Data Warehouse mempercepat proses transaksi bisnis sebuah perusahaan.

Kekurangan Data Warehouse

Walaupun memiliki banyak kelebihan tentu ada juga kekurangannya. Berikut kekurangan data warehouse yang perlu diketahui.

• Data warehouse bukan merupakan lingkungan yang cocok untuk data yang tidak terstruktur.
• Semua data yng masuk harus di ekstrak dan diubah (ETL) sebelum disimpan ke data warehouse. Tentu saja proses ini membutuhkan waktu dalam pemindahannya.
• Saat menggunakan data warehouse, jika semakin lama dipelihara akan membutuhkan biaya perawatan yang besar.
• Harus selalu mengupdate data baru saat menggunakan data warehouse, karena jika tidak segera di update maka data yang dihasilkan tidak akan akurat dan optimal.