Daftar isi
Saat kita berada di kantor, kita pasti mengetahui peranan administrasi di setiap aspek kegiatan perkantoran. Lalu apa hubungannya dengan manajemen perkantoran. Berikut penjelasannya.
Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Tujuan Manajemen Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu:
- Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
- Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
- Membantu perusahaan memelihara persaingan.
- Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
- Membuat catatan dengan biaya minimal.
Fungsi Manajemen Perkantoran
- Perencanaan (Planning). Digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
- Pengorganisasian (Organizing). Fungsi yang akan mempermudah manajer dalam mengawasi dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi, membantu mewujudkan struktur organisasi, mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bidang, wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan tugas antar setiap unit, dan sumber daya manusia dan materil yang diperlukan dapat diketahui dengan jelas.
- Pengarahan (Commanding). Berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam menjalankan tugas agar terlaksana dengan baik dan sesuai tujuan.
- Pengawasan (Controlling). Menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi dapat terwujud.
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
- Manajemen dan pengarahan
- Tata laksana/penyelenggaraan
- Pelaksana secara efisien
- Manajemen
- Pengawasan
- Pengendalian dan pengawasan
- Pengarahan dan pengawasan
- Pengarahan
- Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian.
Contoh Manajemen Perkantoran
Contoh penerapan Manajemen Perkantoran yang sering kita temui adalah, adanya ruang kantor administrasi dalam setia bidang usaha, atau ruang TU yang ada di tiap sekolah. Itu adalah contoh paling mudah yang sering tidak kita sadari bahwa, hal tersebut adalah merupakan contoh penerapannya.