Daftar isi
Ada banyak istilah di dalam transaksi jual-beli, terutama dalam bentuk bukti tertulis, diantaranya adalah kwitansi dan nota. Kwitansi dan nota ini sangat berguna dan digunakan oleh perusahaan atau bisnis kamu setiap bulan.
Nota dan kwitansi lebih dari sekadar kertas bertuliskan huruf dan angka. Nota maupun kwitansi merupakan dokumen penting yang harus disimpan dengan baik karena berkaitan dengan pengelolaan keuangan dan akuntansi.
Apabila kedua barang tersebut hilang akan menimbulkan kekacauan dalam penyusunan laporan keuangan di dalam perusahaan atau bisnis kamu. Sudah tau kan sepenting apa nota dan kwitansi itu.
Namun, masih banyak orang yang belum bisa membedakan dan memahami dengan betul apa itu kwitansi dan nota. Berikut ini pengertian dan perbedaan kwitansi dan nota yang wajib kamu ketahui!
Sebelum kamu mengetahui perbedaan kwitansi dan nota, alangkah lebih baik kalau kamu memahami terlebih dahulu dari masing-masing istilah.
Dilansir dari berbagai sumber, kwitansi adalah dokumen tertulis yang berharga telah ditransfer dari satu pihak ke pihak lain atau dokumen pembayaran yang bermanfaat untuk penjual dan pembeli.
Kwitansi juga bisa menjadi dokumen tambahan yang digunakan dalam proses penjualan dan biasanya diterima konsumen dari penjual atau penyedia layanan. Namun, ada juga kwitansi yang diterbitkan dalam transaksi pasar saham dan antarbisnis atau B2B (business-to-business).
Contohnya adalah pemegang kontrak berjangka biasanya diberikan instrumen pengiriman sebagai kwitansi yang bisa ditukar dengan aset dasar saat kontrak berjangka berakhir.
Selain menunjukkan kepemilikan, kwitansi juga bisa digunakan untuk kepentingan lain. Seperti ketika pelanggan ingin mengembalikan produk, maka penjual akan meminta kwitansi sebagai bukti produk tersebut memang dibeli di tempat si penjual.
Dalam kasus tersebut, kwitansi dapat menjadi alat garansi atau jaminan dalam periode tertentu. Selain kepentingan di atas, menyimpan kwitansi juga berguna untuk menghitung pajak.
Setelah mengetahui apa itu kwitansi, hal selanjutnya adalah kamu perlu memahami pengertian nota sebelum mengetahui perbedaan kwitansi dan nota.
Nota adalah dokumen transaksi jual beli antara penjual dan pembeli yang dilakukan secara tunai. Pada umumnya, nota dibuat sebanyak dua rangkap, yang mana salinan lembar pertama dipegang oleh penjual dan lembar kedua disimpan oleh pembeli.
Kenapa nota dibuat sebanyak dua rangkap dan disimpan oleh penjual dan pembeli? Karena nota memiliki kepentingan dan fungsinya masing-masing oleh kedua belah pihak, yaitu nota bagi penjual diperlukan untuk pencatatan keuangan dalam pembukuan.
Bayangkan kalau tidak ada nota, ketika pembukuan tidak balance akan menimbulkan kekacauan dalam penyusunan laporan keuangan. Sementara itu, nota bagi pembeli berfungsi sebagai dokumen bukti pembelian bahwa ia sudah melaksanakan pembayaran secara tunai.
Diketahui terdapat dua jenis nota, yaitu nota debit dan nota kredit yang akan dijelaskan di bawah ini:
Nota debit adalah dokumen yang mencatat penyesuaian debit ke rekening bank pelanggan. Nota debit bertujuan sebagai bukti dokumen yang berkaitan dengan biaya bank dan pembetulan saldo positif yang tidak disengaja di dalam suatu akun atau tagihan yang rendah.
Nota kredit adalah dokumen yang dibuat oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar pembeli kepada penjual. Nota kredit juga bisa dibuat karena pembeli mengembalikan barang kepada penjual atau ketika ada perselisihan harga.
Perbedaan kwitansi dan nota yang pertama adalah dari tujuannya, di mana nota dibuat bertujuan untuk menjadi bukti transaksi kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli.
Sedangkan untuk kwitansi bertujuan sebagai bentuk pengakuan bahwa uang sudah diberikan dari pihak pembeli ke penjual.
Kwitansi dan nota sama-sama berpotensi dibuat dalam bentuk dua rangkap, namun bedanya kalau nota kedua belah pihak mendapatkan dokumen tersebut dalam bentuk salinan. Sementara itu, kalau kwitansi hanya penjual saja yang menyimpan dokumen tersebut dalam bentuk salinan.
Bahkan ada beberapa penjual yang hanya mengandalkan catatan invoice karena biasanya kwitansi dibuat didasarkan atas pembayaran secara angsuran.
Fungsi juga menjadi pembeda antara kwitansi dan nota, di mana nota merupakan bukti dokumen transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai.
Kwitansi juga sama dengan nota yaitu sama-sama menjadi dokumen bukti transaksi, namun tidak selalu untuk transaksi yang berbentuk tunai.
Ada kalanya di mana penjualan dilakukan secara kredit ataupun secara berangsur. Nah, ketika melakukan pembayaran seperti itu, kwitansi diterbitkan sebagai bukti terima uang.
Jumlah uang yang terdapat di kwitansi sesuai dengan pembayaran pembeli pada saat itu, bukan dari jumlah total pembelian.
Pengabsahan nota dan kwitansi juga cukup berbeda, lho. Nota merupakan bukti transaksi yang dilakukan secara tunai atau kontan dan biasanya tidak perlu pengabsahan yang formal.
Untuk nota sendiri hanya diberikan paraf saja sudah cukup. Bahkan nota yang dikeluarkan dari mesin kasir pun tidak harus diberi cap atau tanda tangan lagi.
Sedangkan untuk kwitansi perlu tanda tangan dari pihak penerima pembayaran atau penjual sebagai pengakuan bahwa ia sudah mendapatkannya. Ada juga kwitansi yang menambahkan materai.