Daftar isi
Pengertian Quotation
Quotation merupakan sebuah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli yang berisi pengajuan atau penawaran harga atas produk atau jasa yang diberikan bahkan beberapa syarat dan ketentuan.
Quotation ini dibuat agar pembeli tahu sejumlah informasi mengenai barang atau jasa yang akan dibeli sebelum memutuskan untuk membelinya. Sehingga dapat dikatakan bahwa dengan terbitnya quotation ini syarat akan adanya komitmen untuk melakukan pembelian barang atau jasa berdasarkan penawaran yang diberikan.
Biasanya quotation digunakan dalam transaksi bisnis suatu perusahaan. Ketika perusahaan menerima permintaan untuk menyediakan barang atau jasa maka perusahaan akan mengirimkan quotation terlebih dahulu. Selanjutnya klien dapat memutuskan untuk menyetujui, menolak atau melakukan negosiasi penawaran yang diberikan dalam quotation tersebut.
Jika kedua belah pihak sudah sepakat maka klien akan menandatangani dokumen quotation dan mengirimkan kembali. Hal ini pula yang menandakan bahwa klien menyetujui isi dari quotation termasuk syarat dan ketentuannya dan perusahaan juga harus memenuhi kewajiban sesuai dengan yang telah disepakati.
Jenis Quotation
Terdapat beberapa jenis quotation diantaranya sebagai berikut
- Estimate Sales Quote
Estimate sales quote merupakan suatu dokumen yang berisi terkait perkiraan harga sebagai informasi untuk klien, tanpa adanya syarat dan ketentuan apapun.
Pada estimate quotation ini penjual dapat mengubah isi dokumen sesuai dengan kebutuhan atau permintaan klien yang telah disepakati. Sehingga dapat dikatakan jenis quote ini memungkinkan fleksibilitas dengan memberikan informasi mengenai kisaran harga di awal.
- Fixed Price Breakdown
Jika dalam estimate quotation harga yang tercantum merupakan kisaran dan dapat diubah. Sebaliknya dalam quotation jenis ini harga yang tercantum tidak dapat dirubah.
Oleh karena itu klien dapat mengetahui secara pasti berapa harga produk atau jasa yang perlu dibayarkan. Quotation ini digunakan jika suatu bisnis sudah memiliki harga pasti yang telah ditetapkan.
- Request for Quotation
Request for quotation atau yang biasa disingkat RFQ merupakan dokumen penawaran yang dibuat berdasarkan respon dari penjual atas permintaan dari calon pembeli. Pada quotation jenis ini penjual akan membantu calon pembeli menemukan penyedia layanan yang sesuai dan dapat memberikan penawaran terbaik berdasarkan permintaan calon pembeli.
Komponen Quotation
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa quotation merupakan dokumen yang berisi penawaran harga dan bukan kontrak yang mengikat secara hukum. Namun demikian informasi yang tercantum dalam quotation harus jelas sehingga calon pembeli dapat memahami penawaran yang diberikan sebelum memutuskan untuk menyetujuinya.
Berikut beberapa komponen yang perlu dimuat dalam quotation
- Harga
Format sales quote harus berisi informasi harga dari setiap produk atau jasa, hingga total keseluruhan pesanan klien. Dapat juga ditambahkan uraian secara detail seperti tambahan biaya yang ada, pajak, biaya tenaga kerja dan lainnya. Dengan itu klien dapat memahami dengan mudah terkait rincian biaya untuk produk atau jasa yang akan didapatkan.
- Masa Berlaku
Setiap quotation yang diberikan kepada klien harus memuat masa berlakunya penawaran tersebut. Hal ini penting karena klien dapat mempertimbangkan penawaran berdasarakan sisa waktu penawaran, selain itu agar tidak terjadi kesalahan penggunaan harga dari periode yang berbeda.
- Informasi Perusahaan
Sebaiknya dalam quotation terdapat informasi secara detail mengenai perusahaan meliputi nama perusahaan, alamat, email, nomor telepon serta nomor registrasi bisnis.
- Informasi Konsumen
Selain informasi perusahaan perlu juga dicantumkan informasi detail konsumen mengingat dokumen ini berkaitan dengan konsumen. Informasi konsumen yang perlu dimuat diantaranya nama konsumen, alamat, email, dan nomor telepon.
- Ketentuan Pembayaran
Selain harga dalam quotation juga memuat beberapa ketentuan tertentu seperti ketentuan pembayaran dan jadwal. Dengan mencantumkan ketentuan pembayaran akan menjadi pengingat jika pelanggan tidak memenuhi ketentuan tersebut dapat terkena denda dari penjual. Selain itu jika terdapat ketentuan diskon herga barang yang ditawarkan dapat diuraikan dalam quotation.
Perbedaan Quotation Dengan Invoice
Pada dasarnya quotation dan invoice merupakan dokumen yang penting dalam transaksi jual beli. Keduanya juga memiliki fungsi yang sama yaitu sebagai bukti transaksi. Namun demikian keduanya memiliki tujuan yang berbeda.
Quotation adalah dokumen penawaran yang diberikan penjual kepada pembeli yang berisi informasi harga serta syarat dan ketentuan atas barang atau jasa yang ditawarkan. Dokumen ini diterbitkan sebelum transaksi jual beli dilaksanakan serta memerlukan persetujuan antara penjual dan pembeli.
Sedangkan invoice adalah dokumen penagihan yang diberikan penjual kepada pembeli atas barang atau jasa yang sudah diberikan. Dokumen ini diterbitkan setelah penjual mengirimkan atau memberikan barang atau jasa dan pembeli sudah menerima barang atau jasa tersebut.
Tips Membuat Quotation
Berikut beberapa tips agar dapat membuat sales quote dengan optimal
- Opsi Pembelian
Pada praktiknya seringkali konsumen merasa bingung mengenai jumlah barang atau jasa yang akan dipilih. Untuk itu perlu ditambahkan beberapa opsi pembelian agar penawaran yang diberikan bisa lebih interaktif. Selain itu opsi pembelian berguna untuk mencegah konsumen mencari pertimbangan lain.
- Software CRM
Dengan memanfaatkan software CRM atau customer relationship management dapat memungkinkan untuk membuat beberapa sales quote secara bersamaan. Sehingga dapat menghemat waktu dan dengan software CRM dapat memberikan pelayanan kepada konsumen dengan optimal.
- Kirim Dalam 24 Jam
Karena biasanya konsumen tidak hanya menerima satu penawaran saja sebagai pertimbangan. Maka penting untuk mengirimkan quotation segera dalam waktu 24 jam. Karena jika lebih lama akan ada kemungkinan customer sudah lebih dahulu menerima penawaran dari suplier lain.
- Bertanya Kepada Konsumen
Jika penawaran kepada konsumen ditolak baiknya ditanyakan alasan menolak penawaran tersebut. Hal ini diperlukan agar kedepannya dapat memberikan penawaran yang lebih baik berdasarkan kekurangan yang disampaikan konsumen
Contoh Quotation
Berikut contoh quotation yang dapat dijadikan panduan untuk pembuatan quotation.
