Daftar isi
Bidang bisnis tentunya sangat memerlukan penghitungan dan pencatatan transaksi. Sebab, setiap aktivitas transaksi diharapkan berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan adanya suatu sistem yang mendukung. Sistem tersebut disebut sistem pemrosesan transaksi.
Berbagai sektor bisnis pada masa sekarang nyaris semuanya menggunakan sistem ini. Bisnis-bisnis yang masih menggunakan pencatatan transaksi secara manual sedikit demi sedikit mulai ditinggalkan. Sebab, pencatatan manual memang tidak efektif, lebih lambat, dan rentan terjadi kesalahan akibat human error. Kinerja sebuah bisnis yang masih menggunakan pencatatan transaksi manual ini tentunya cenderung rendah, dan mengakibatkan kepuasaan yang dirasakan pelanggan juga rendah.
Untuk meningkatkan kinerja bisnis atau perusahaan dan juga memberikan kepuasan yang lebih baik lagi untuk pelanggan, bisnis tersebut harus mau berintegrasi ke pencatatan transaksi yang menggunakan sistem terbaik dan terbaru. Solusinya adalah menggunakan sistem pemrosesan transaksi yang sudah kita singgung tadi. Dengan sistem pemrosesan transaksi, pencatatan berbagai aktivitas transaksi akan menjadi lebih baik. Tentunya hal ini akan menjadikan perkembangan bisnis menjadi lebih baik pula.
Supaya lebih memahami tentang sistem pemrosesan transaksi, artikel ini akan membahasnya. Dari mulai pengertian, jenis, fungsi, karakteristik, siklus, hingga contohnya akan dijelaskan di bawah ini.
Apa itu Sistem Pemrosesan Transaksi?
Sistem pemrosesan transaksi adalah suatu sistem pemrosesan yang menginformasikan setiap aktivitas transaksi bisnis yang terjadi pada sebuah bisnis atau perusahaan. Informasi yang diberikan sistem ini mulai dari pengumpulan, pengambilan, hingga modifikasi data-data transaksi yang terjadi. Sistem ini juga dikenal dengan sebutan lain, yaitu sebagai pemrosesan real-time.
Sistem ini biasa digunakan dalam aktivitas bisnis untuk pencatatan rutin transaksi harian. Seperti untuk mencatat transaksi pembelian, transaksi dengan pelanggan, pemrosesan pembayaran gaji karyawan, sampai pada pembuatan invoice. Sistem pemrosesan transaksi bekerja dengan cara mengolah sejumlah data transaksi bisnis, yang kemudian akan menghasilkan informasi keuangan yang dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh pengelola bisnis tersebut.
Kemajuan teknologi saat ini membuat proses pemrosesan transaksi menjadi lebih mudah, yaitu dengan pencatatan yang dilakukan secara daring atau online. Transaksi yang tercatat secara online semakin memudahkan pengelola bisnis untuk mengolah data-data transaksi yang terjadi.
Contoh sistem pemrosesan transaksi di antaranya ketika seseorang membayar menggunakan kartu kredit di suatu toko. Maka berarti orang tersebut telah bertransaksi dan menggunakan sistem pemrosesan transaksi.
Lalu contoh lainnya seperti pembayaran, pemesanan, deposito, juga reservasi. Dengan menggunakan sistem pemrosesan transaksi, maka proses aktivasi dari setiap transaksi yang dilakukan menjadi lebih cepat, dapat mengurangi biaya administrasi, serta menjadi salah satu cara untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.
Sementara di dalam sebuah perusahaan, aktivitas karyawan yang berkaitan dengan sistem pemrosesan transaksi yaitu staf yang menggunakan komputer dan software tertentu. Tentunya software tersebut adalah software yang dirancang untuk suatu sistem yang menjalankan pemrosesan transaksi.
Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi terbagi ke dalam dua jenis, yaitu:
- Sistem Pemrosesan Transaksi Batch
Jenis yang pertama adalah jenis sistem pemrosesan transaksi batch. Jenis ini cara kerjanya yaitu dengan mengumpulkan transaksi dalam batch atau bagian. Hal ini dimaksudkan supaya pemrosesannya menjadi lebih cepat serta lebih ekonomis.
Jenis ini merupakan metode yang paling banyak digunakan. Apalagi apabila transaksi yang terjadi tidak memungkinkan untuk dilakukan pemrosesan secara real-time.
- Sistem Pemrosesan Transaksi Real-time
Jenis yang kedua yaitu sistem pemrosesan transaksi real-time. Sistem ini bekerja secara langsung dalam pemrosesan data transaksi yang terjadi. Setiap transaksi akan dikonfirmasi secara instan. Sistem jenis ini akan melibatkan banyak pengguna dalam waktu yang sama.
Sistem ini bekerja dengan mengandalkan kemajuan teknologi terkini yang ada. Misalnya menggunakan transmisi data dan bandwidth yang lebih besar. Sistem ini memiliki kelebihan dimana pembaruan transaksi bisa didapatkan secara real-time.
Fungsi Sistem Pemrosesan Transaksi
Pada penjelasan di atas sudah dijelaskan bahwa sistem pemrosesan transaksi bekerja mencatat setiap transaksi yang terjadi. Berikut ini beberapa fungsi lebih lanjut dari sistem pemrosesan transaksi:
- Mencatat Setiap Transaksi yang Terjadi
Mencatat setiap transaksi yang terjadi adalah fungsi dasar dari sistem pemrosesan transaksi. Dengan sistem ini, setiap transaksi akan dicatat secara mendetail. Bukan hanya mencatat proses jual beli, tetapi juga mencatat setiap adanya perubahan data. Seperti apabila ada perubahan harga barang, maka sistem ini akan merekamnya.
- Mengolah Database
Aktivitas rutin sebuah bisnis atau perusahaan seperti transaksi harus didukung dengan basis data atau database. Basis data tersebut terdiri atas daftar barang, harga, waktu transaksi, dan lain-lain. Sistem pemrosesan transaksi dapat membantu pengolahan basis data atau database tersebut.
Sistem pemrosesan data dapat mengumpulkan, mengolah, hingga memperbaharui data. Dengan penggunaan sistem ini performa atas kinerja perusahaan akan sangat terbantu.
- Meningkatkan Performa Kinerja Bisnis
Fungsi lainnya dari adanya sistem pemrosesan transaksi yaitu untuk meningkatkan performa kinerja perusahaan. Kepuasan pelanggan akan diperoleh dengan adanya peningkatan kinerja dan pelayanan dari perusahaan.
Adanya sistem ini menjadikan pencatatan transaksi hingga keluarnya invoice jadi lebih cepat. Sehingga performa kinerja dan layanan dari perusahaan menjadi lebih meningkat.
Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi
Terdapat beberapa karakteristik yang harus dipenuhi agar suatu sistem dikatakan sebagai sistem pemrosesan transaksi. Beberapa karakteristik sistem pemrosesan transaksi adalah:
- Sistem tersebut harus cepat dalam mengolah data transaksi yang terjadi
- Sistem tersebut harus handal sehingga tidak mudah error ketika digunakan, supaya tidak terjadi kendala dalam pencatatan transaksi
- Sistem itu harus memiliki dan menggunakan prosedur standar, agar ada acuan bagi penggunanya, serta memudahkan penggunaannya
- Sistem itu harus terkontrol, untuk menghindari terjadinya penyelewengan pada pencatatan transaksi yang terjadi pada bisnis atau perusahaan yang bersangkutan
Karakteristik tersebut harus dipenuhi supaya tercapai tujuan utama dari sistem pemrosesan transaksi. Tujuan utamanya sistem ini adalah memproses transaksi bisnis secara real-time dan untuk mendukung fungsionalitas sebuah bisnis.
Saat ini, hampir semua sektor bisnis telah menggunakan sistem ini. Terutama yang menggunakan transaksi secara online, seperti belanja online, pemesanan tiket pesawat, penjualan tiket untuk konser atau film, dan lain-lain.
Siklus Sistem Pemrosesan Transaksi
Ada tiga siklus sistem pemrosesan transaksi, yaitu:
- Siklus Pengeluaran
Siklus sistem pemrosesan transaksi yang pertama adalah siklus pengeluaran. Cakupan dari siklus ini yaitu perolehan bahan baku, properti, dan tenaga kerja yang melalui pertukaran kas. Ada beberapa sistem yang merupakan penunjang siklus pengeluaran ini:
- Sistem pembelian: sistem ini untuk menunjang kebutuhan memperoleh persediaan fisik, misalnya bahan baku. Dengan sistem ini pemesanan dan penerimaan barang juga masuk ke sistem ini.
- Sistem Pengeluaran Kas: sistem ini memiliki otorisasi terhadap pembayaran, mengeluarkan dana ke pemasok barang, dan mencatat transaksi yang mengambil atau mengurangi kas dan akun utang.
- Sistem Penggajian: sistem ini mengumpulkan data penggunaan tenaga kerja, menghitung gaji, dan mengeluarkan slip gaji yang dibayarkan.
- Sistem Aktiva Tetap: sistem ini memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, serta pelepasan aset tetap.
- Siklus Konversi
Siklus sistem pemrosesan transaksi yang kedua yaitu siklus konversi. Siklus konversi memiliki dua substansi utama. Dua substansi tersebut yaitu:
- Sistem produksi: sistem ini mencakup perencanaan dan penjadwalan yang berkaitan dengan produksi.
- Sistem Akuntansi biaya: sistem ini merupakan yang memantau semua arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.
- Siklus Pendapatan
Siklus sistem pemrosesan transaksi yang ketiga atau yang terakhir yaitu siklus pendapatan. Siklus ini merupakan siklus yang menangani atau mencakup penjualan tunai, kredit, dan juga penerimaan kas. Proses pada siklus pendapatan ini berlangsung setelah adanya aktivitas jual-beli.
Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi
Berikut ini merupakan beberapa contoh sistem pemrosesan transaksi yang biasa diterapkan pada suatu bisnis atau perusahaan:
- Sistem Reservasi (Termasuk Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi Real-time)
Contoh penerapan sistem pemrosesan transaksi yang pertama digunakan pada sistem reservasi. Sistem ini dapat dipakai pada semua jenis bisnis melibatkan penyisihan produk. Contoh penggunaan sistem reservasi seperti pada reservasi tiket kereta, tiket pesawat, tiket konser, dan lain sebagainya.
Sistem reservasi membutuhkan waktu respons yang stabil untuk memberikan kepuasan optimal bagi pelanggan. Sehingga sistem ini termasuk ke dalam jenis sistem pemrosesan transaksi real-time.
- Sistem Pinjaman Perpustakaan (Termasuk Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi Real-time)
Sistem pemrosesan transaksi yang digunakan di perpustakaan dapat melacak item yang dipinjam, tentunya juga secara real-time. Bahkan, saat ini ada teknologi barcode yang digunakan pada kartu anggota perpustakaan. Dengan demikian, data peminjam dan item yang dipinjang semua tercatat di database perpustakaan.
Sistem yang digunakan di perpustakaan ini mirip dengan sistem reservasi. Tentunya, sistem ini juga masuk ke dalam jenis sistem pemrosesan transaksi real-time.
- Sistem Pembuatan Tagihan (Termasuk Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi Batch)
Contoh yang ketiga dari penerapan sistem pemrosesan transaksi yaitu sistem pembuatan tagihan. Pada sistem ini tersedia faktur terhadap pelanggan untuk barang dan jasa yang disediakan oleh suatu perusahaan atau bisnis. Maka proses penagihan terhadap pelanggan menjadi lebih mudah.
Di samping itu, pengguna sistem ini memiliki keleluasaan untuk mengatur waktu pemrosesan. Pemrosesan yang dilakukan juga didapatkan secara efektif dan bisa dilakukan berkelompok atau bersamaan. Sistem pembuatan tagihan ini termasuk ke dalam jenis sistem pemrosesan transaksi batch.
- Sistem Pemrosesan Penjualan Kartu Kredit (Termasuk Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi Batch)
Contoh keempat sekaligus merupakan contoh terakhir pada artikel ini untuk sistem pemrosesan transaksi yaitu sistem pemrosesan penjualan kartu kredit.
Sistem pemrosesan dalam penjualan kartu kredit ini cara kerjanya dimulai dari pencetakan kartu untuk pelanggan yang diambil pada slip kredit. Kemudian akan diisi oleh petugas bank, tetapi tahap ini tidak langsung diproses.
Pengguna kartu kredit tersebut dapat melihat transaksi dari kartu yang dimilikinya secara real-time. Akan tetapi pembaharuannya masih bersifat batch. Sehingga berdasarkan pemrosesan pembaharuan dalam sistem penjualan kartu kredit ini termasuk ke dalam jenis sistem pemrosesan transaksi batch.
Setelah mengetahui sistem pemrosesan transaksi secara mendetail, kita pasti menyadari betapa pentingnya sistem tersebut bagi suatu bisnis. Baik untuk efisiensi pencatatan transaksi, peningkatan performa kinerja bisnis, hingga bagi kepuasan pelanggan.
Dengan penerapan sistem ini pada suatu bisnis, banyak pihak yang diuntungkan. Dari mulai pemilik dan pengelola bisnis, karyawan, sampai pada pelanggan.