Daftar isi
Stock opname merupakan salah satu pekerjaan yang kegiatannya menghitung, mencatat dan mencocokkan antara data inventory dengan benda fisik, baik berupa barang dan nilai nominal atau jumlah item.
Sedangkan warehouse merupakan tempat penyimpanan barang material/bahan baku, peralatan/sparepart dan barang jadi yang disusun berdasarkan rak per item.
Jadi secara luas stock opname warehouse merupakan aktivitas yang kegiatannya menghitung, mencatat dan mencocokkan data inventory dengan fisik atau barang-barang yang ada di warehouse (Gudang).
Stock opname biasanya terjadi pada perusahaan dagang seperti distribusi, perusahaan retail, manufaktur hingga kontraktor.
Berikut ini beberapa tujuan dilaksanakan stock opname di warehouse antara lai :
Setelah dilakukan stock opname persediaan di area warehouse atau gudang maka dapat diperoleh manfaat-manfaat stock opname bagi staff atau bagian terkait dan juga bagi perusahaan.
Stock opname barang persediaan yang dilakukan di suatu pergudangan baik itu di perusahaan barang dagang maupun perusahaan jenis lainnya tidaklah mudah untuk dilaksanakan.
Stock opname yang akan dilaksanakan ada beberapa proses yang harus dijalankan, hal ini untuk mendapatkan keakuratan hasil stock yang semaksimalkan mungkin. Proses-proses stock opname persediaan yang harus dilakukan yaitu :
Stock Opname merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh gudang suatu perusahaan. Stock opname dilaksanakan berdasarkan anjuran dari perusahaan, biasanya perusahaan menganjurkan melakukan stock opname minimal sebulan sekali.
Sebelum melakukan stock opname staff gudang dan bagian pihak terkait merencanakan pelaksanaan stock opname di kejauhan hari, dengan tujuan agar pelaksanaan stock opname tidak bersamaan dengan kegiatan operasional lainnya.
Kegiatan operasional yang terjadi di warehouse yaitu adanya aktivitas keluar masuk barang seperti penggunaan bahan baku oleh produksi, pemindahan barang dan adanya pengiriman barang ke customer
Kegiatan operasional yang terjadi di warehouse sementara di handle terlebih dahulu selama stock opname berlangsung. Jika stock opname dilaksanakan bersamaan adanya kegiatan operasional gudang, maka hasil stock opname tidak akurasi dan tidak maksimal.
Oleh karena itu, staff gudang dan pihak-pihak terkait harus mencari waktu luang dalam pelaksanaan stock opname atau dengan cara meminimalisir kegiatan operasional.
Pelaksanaan stock opname harus dilaksanakan berdasarkan bukti-bukti yang akurat, agar apabila terjadi masalah yang berkaitan dengan stock barang maka bukti-bukti tersebut dapat diajukan sebagai bahan penyelesaian masalah.
Sebelum stock opname maka terlebih dahulu harus menyiapkan berkas dokumen seperti daftar barang berdasarkan jumlah atau saldo item barang yang akan di stock, kemudian menyediakan kertas kosong, pensil, bolpoin, stabilo, marker dan kalkulator untuk menghitung serta peralatan lainnya yang dibutuhkan.
Sebelum melaksanakan stock opname, maka barang-barang yang ada di gudang ditata terlebih dahulu sesuai dengan rak barang. Barang-barang yang ada di gudang di atur sesuai dengan nomor atau kode barang dan jenis barang.
Barang diletakkan secara teratur dan tidak boleh dicampur jadi satu antara barang yang satu dengan yang lainnya. Penataan barang sesuai dengan kode barang akan mempermudah dalam melakukan stock opname.
Sedangkan barang yang sudah tidak dipakai segera dikembalikan kepada supplier dan apabila masih layak dikembalikan. Untuk barang yang rusak atau sudah habis masa berlakunya sebaiknya segera dimusnahkan dan atau bisa dijadikan waste.
Setelah penataan barang sudah selesai dan sesuai dengan aturan masing-masing jenis barang. Maka selanjutnya membersihkan area gudang, hal ini bertujuan agar area gudang menjadi bersih dan rapi sehingga pelaksanaan stock opname menjadi nyaman dan tenang.
Selain menata dan merapikan barang-barang yang ada di gudang, aktivitas selanjutnya yaitu menempelkan label dan barcode sebagai identitas suatu barang. Label atau barcode yang dipasang sesuai dengan jenis barang.
Biasanya label atau barcode ditempelkan pada kategori barang jadi atau finish good, karena barang jadi merupakan barang yang dihasilkan oleh perusahaan itu sendiri.
Jadi barang yang baru di produksi masih polosan atau tidak adanya label atau barcode, Baik label harga maupun label merek pada suatu barang tersebut. Sedangkan label barcode ditempelkan gunanya untuk scanning harga barang tersebut.
Label atau barcode barang dibuat dan ditempelkan oleh admin produksi atau admin warehouse sendiri. Sebelum menempelkan label dan barcode maka barang di cek terlebih dahulu. Pengecekan barang dilakukan oleh bagian quality control (QC).
Dalam pelaksanaan stock opname terdapat alur stock opname yang harus dijalankan berdasarkan SOP (Standart Operasional Prosedur) yaitu menghitung setiap barang yang ada di gudang antara fisik barang dengan data yang ada di laporan barang harus dipastikan sama.
Apabila dalam perhitungan tersebut terdapat selisih barang atau barang yang di stock opname mengalami kekurangan maka selisihnya segera dicari hingga ditemukan.
Stock Opname yang dilaksanakan berdasarkan perhitungan barang di setiap jenis-jenis barang, dan selanjutnya mengontrol data manual barang dengan data yang ada di sistem.
Pengecekan sistem yang dilakukan harus lebih teliti agar data manual sama hasilnya dengan data yang ada di sistem dan tidak ada selisih.
Setelah itu, pastikan kembali cek fisik sama hasilnya dengan sistem kemudian meminta approved atas data atau laporan barang yang sudah jadi.
Stock opname yang dilakukan di warehouse atau gudang terdapat tiga kategori berdasarkan jenis barang dan berdasarkan pelaksanaannya. Kategori stock opname yang berdasarkan jenis barang terdiri dari:
Sedangkan stock opname yang berdasarkan pelaksanaannya antara lain :
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan saat stock opname: