Daftar isi
Pengertian Stock Opname
Stock opname merupakan salah satu pekerjaan yang kegiatannya menghitung, mencatat dan mencocokkan antara data inventory dengan benda fisik, baik berupa barang dan nilai nominal atau jumlah item.
Sedangkan warehouse merupakan tempat penyimpanan barang material/bahan baku, peralatan/sparepart dan barang jadi yang disusun berdasarkan rak per item.
Jadi secara luas stock opname warehouse merupakan aktivitas yang kegiatannya menghitung, mencatat dan mencocokkan data inventory dengan fisik atau barang-barang yang ada di warehouse (Gudang).
Stock opname biasanya terjadi pada perusahaan dagang seperti distribusi, perusahaan retail, manufaktur hingga kontraktor.
Tujuan Stock Opname
Berikut ini beberapa tujuan dilaksanakan stock opname di warehouse antara lai :
- Untuk mengetahui jumlah dan tingkatan persediaan barang suatu perusahaan
- Untuk mengetahui akurasi catatan atas kartu stock persediaan perusahaan
- Untuk mengetahui kebenaran stock fisik dan data inventory
- Untuk memudahkan staff gudang dalam menentukan jenis barang
- Untuk memudahkan staff gudang dalam menangani mutasi dan keluar masuk barang
- Untuk memudahkan staff gudang dan bagian terkait dalam melakukan audit persediaan
- Untuk memudahkan dalam pembuatan laporan rekapan persediaan
- Untuk mengurangi kesalahan dalam stock opname
Manfaat Stock Opname
Setelah dilakukan stock opname persediaan di area warehouse atau gudang maka dapat diperoleh manfaat-manfaat stock opname bagi staff atau bagian terkait dan juga bagi perusahaan.
- Dapat menjaga akurasi stock persediaan baik data fisik maupun inventory
- Dapat membantu bagian costing untuk menghitung harga pokok penjualan
- Dapat membantu dalam menemukan tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan seperti kehilangan atau pencurian
- Mengetahui jumlah, saldo maupun sisa stock persediaan yang ada di warehouse
- Mempermudah adanya proses audit baik internal maupun eksternal
- Dapat mengetahui arus mutasi, inbond dan outbond yang terjadi di gudang persediaan
Proses Stock Opname
Stock opname barang persediaan yang dilakukan di suatu pergudangan baik itu di perusahaan barang dagang maupun perusahaan jenis lainnya tidaklah mudah untuk dilaksanakan.
Stock opname yang akan dilaksanakan ada beberapa proses yang harus dijalankan, hal ini untuk mendapatkan keakuratan hasil stock yang semaksimalkan mungkin. Proses-proses stock opname persediaan yang harus dilakukan yaitu :
Penentuan Pelaksanaan
Stock Opname merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh gudang suatu perusahaan. Stock opname dilaksanakan berdasarkan anjuran dari perusahaan, biasanya perusahaan menganjurkan melakukan stock opname minimal sebulan sekali.
Sebelum melakukan stock opname staff gudang dan bagian pihak terkait merencanakan pelaksanaan stock opname di kejauhan hari, dengan tujuan agar pelaksanaan stock opname tidak bersamaan dengan kegiatan operasional lainnya.
Kegiatan operasional yang terjadi di warehouse yaitu adanya aktivitas keluar masuk barang seperti penggunaan bahan baku oleh produksi, pemindahan barang dan adanya pengiriman barang ke customer
Kegiatan operasional yang terjadi di warehouse sementara di handle terlebih dahulu selama stock opname berlangsung. Jika stock opname dilaksanakan bersamaan adanya kegiatan operasional gudang, maka hasil stock opname tidak akurasi dan tidak maksimal.
Oleh karena itu, staff gudang dan pihak-pihak terkait harus mencari waktu luang dalam pelaksanaan stock opname atau dengan cara meminimalisir kegiatan operasional.
Peralatan dan Dokumen
Pelaksanaan stock opname harus dilaksanakan berdasarkan bukti-bukti yang akurat, agar apabila terjadi masalah yang berkaitan dengan stock barang maka bukti-bukti tersebut dapat diajukan sebagai bahan penyelesaian masalah.
Sebelum stock opname maka terlebih dahulu harus menyiapkan berkas dokumen seperti daftar barang berdasarkan jumlah atau saldo item barang yang akan di stock, kemudian menyediakan kertas kosong, pensil, bolpoin, stabilo, marker dan kalkulator untuk menghitung serta peralatan lainnya yang dibutuhkan.
Penataan dan Kerapian Barang
Sebelum melaksanakan stock opname, maka barang-barang yang ada di gudang ditata terlebih dahulu sesuai dengan rak barang. Barang-barang yang ada di gudang di atur sesuai dengan nomor atau kode barang dan jenis barang.
Barang diletakkan secara teratur dan tidak boleh dicampur jadi satu antara barang yang satu dengan yang lainnya. Penataan barang sesuai dengan kode barang akan mempermudah dalam melakukan stock opname.
Sedangkan barang yang sudah tidak dipakai segera dikembalikan kepada supplier dan apabila masih layak dikembalikan. Untuk barang yang rusak atau sudah habis masa berlakunya sebaiknya segera dimusnahkan dan atau bisa dijadikan waste.
Setelah penataan barang sudah selesai dan sesuai dengan aturan masing-masing jenis barang. Maka selanjutnya membersihkan area gudang, hal ini bertujuan agar area gudang menjadi bersih dan rapi sehingga pelaksanaan stock opname menjadi nyaman dan tenang.
Pemberian Identitas
Selain menata dan merapikan barang-barang yang ada di gudang, aktivitas selanjutnya yaitu menempelkan label dan barcode sebagai identitas suatu barang. Label atau barcode yang dipasang sesuai dengan jenis barang.
Biasanya label atau barcode ditempelkan pada kategori barang jadi atau finish good, karena barang jadi merupakan barang yang dihasilkan oleh perusahaan itu sendiri.
Jadi barang yang baru di produksi masih polosan atau tidak adanya label atau barcode, Baik label harga maupun label merek pada suatu barang tersebut. Sedangkan label barcode ditempelkan gunanya untuk scanning harga barang tersebut.
Label atau barcode barang dibuat dan ditempelkan oleh admin produksi atau admin warehouse sendiri. Sebelum menempelkan label dan barcode maka barang di cek terlebih dahulu. Pengecekan barang dilakukan oleh bagian quality control (QC).
Penghitungan Fisik
Dalam pelaksanaan stock opname terdapat alur stock opname yang harus dijalankan berdasarkan SOP (Standart Operasional Prosedur) yaitu menghitung setiap barang yang ada di gudang antara fisik barang dengan data yang ada di laporan barang harus dipastikan sama.
Apabila dalam perhitungan tersebut terdapat selisih barang atau barang yang di stock opname mengalami kekurangan maka selisihnya segera dicari hingga ditemukan.
Mengontrol Data Sistem
Stock Opname yang dilaksanakan berdasarkan perhitungan barang di setiap jenis-jenis barang, dan selanjutnya mengontrol data manual barang dengan data yang ada di sistem.
Pengecekan sistem yang dilakukan harus lebih teliti agar data manual sama hasilnya dengan data yang ada di sistem dan tidak ada selisih.
Setelah itu, pastikan kembali cek fisik sama hasilnya dengan sistem kemudian meminta approved atas data atau laporan barang yang sudah jadi.
Kategori Stock Opname
Stock opname yang dilakukan di warehouse atau gudang terdapat tiga kategori berdasarkan jenis barang dan berdasarkan pelaksanaannya. Kategori stock opname yang berdasarkan jenis barang terdiri dari:
- Stock Opname Bahan Baku (Raw Material)
- Stock Opname Barang Setengah Jadi
- Stock Opname Barang Jadi (Finish Good)
Sedangkan stock opname yang berdasarkan pelaksanaannya antara lain :
- Stock Harian khusus barang WIP (Work In Proses)
- Stock Opname Bulanan untuk semua barang yang masuk dan yang keluar dalam satu bulan tertentu
- Stock Opname Tahunan untuk semua barang yang masuk dan yang keluar selama satu periode.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan saat stock opname:
- Nama dan kode item barang
- Jumlah atau Quantity barang
- Pengisian saldo awal atau saldo akhir pada kartu stock
- Memastikan jumlah barang yang sudah terpakai
- Memastikan barang-barang yang dipindah atau mutasi dibuktikan dengan receiving item transfer
- Memastikan barang yang di reject sudah dipindah, dipilah atau dimusnahkan
- Memastikan penempatan barang sesuai dengan jenis barang baik Raw Material (Bahan Baku) maupun Finish Good (Barang Jadi)