Daftar isi
Surat merupakan salah satu media komunikasi yang masih banyak digunakan hingga saat ini, tak terkecuali dalam sebuah perusahaan atau instansi. Adapun jenis surat yang biasanya digunakan dalam sebuah perusahaan atau instansi adalah surat resmi yang sifatnya formal. Surat resmi ini tentunya berbeda dengan surat pribadi, baik dalam hal format, isi, maupun bahasa yang digunakan.
Diantara bentuk surat resmi yang banyak digunakan dalam perusahaan adalah surat perintah. Lantas, apakah yang dimaksud dengan surat perintah itu? Kapan ia digunakan dan bagaimana format atau susunan suratnya?
Pengertian Surat Perintah
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti kata perintah adalah perkataan yang bermaksud menyuruh untuk melakukan sesuatu, aba-aba atau komando. Adapun yang dimaksud surat perintah dalam KBBI diartikan sebagai surat tugas.
Secara umum yang dimaksud dengan surat perintah adalah sebuah surat yang diberikan kepada seseorang yang memerintahkan orang tersebut untuk melakukan sesuatu atau suatu pekerjaan dan tugas tertentu.
Dalam sebuah perusahaan atau instansi, surat perintah biasanya diberikan oleh pihak dengan jabatan yang lebih tinggi kepada pihak yang jabatannya lebih rendah.
Ciri-ciri Surat Perintah
Sebagai bagian dari surat resmi yang biasa dibuat oleh perusahaan atau instansi lainnya, maka surat perintah memiliki beberapa ciri khusus yang membedakannya dari surat tidak resmi maupun jenis surat resmi yang lainnya.
Berikut adalah ciri-ciri dari surat perintah:
- Menggunakan bahasa baku sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI)
- Memiliki format tertentu yang menandakan sebagai surat resmi, misalnya memiliki kop surat, dan sebagainya.
- Bentuk surat sentering dengan kata-kata “Surat Perintah” berada di tengah surat atau di tepi surat.
- Isi surat diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” yang menandai pertimbangan dikeluarkannya surat perintah tersebut.
- Isi surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Isi surat perintah dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat perintah tersebut.
Tujuan dibuatnya Surat Perintah
Adapun tujuan dibuatnya surat perintah adalah untuk memberikan perintah secara resmi kepada seseorang untuk melakukan suatu tugas tertentu sebagaimana yang disebutkan dalam surat perintah tersebut.
Fungsi Surat Perintah
Diantara fungsi adanya surat perintah adalah sebagai berikut:
- Sebagai bentuk formalitas dan tertib administrasi perusahaan atau instansi
- Sebagai informasi resmi tentang suatu tugas atau perintah yang diberikan kepada seseorang
- Sebagai bukti bahwa sebuah perintah telah diberikan kepada seseorang
- Memperkuat perintah yang diberikan sehingga menjadi jelas dan sah atau resmi.
Format Surat Perintah
Sebagaimana surat resmi lainnya, surat perintah juga memiliki bentuk atau format tertentu, yakni sebagai berikut:
- Kepala Surat atau Kop Surat
Yaitu bagian paling atas dari sebuah surah resmi. Kop surat berisi nama instansi, alamat, kontak, dan juga logo. - Frasa “Surat Perintah” di bagian tengah dibawah kop surat
- Penulisan nomor surat dibawah frasa “Surat Perintah”
- Isi Surat
Di dalam isi surat perintah dijelaskan mengenai hal-hal berikut ini:- Nama pihak yang memberi perintah,
- Jabatan pihak yang memberi perintah,
- Alamat lengkap pihak yang memberi perintah,
- Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1,
- Nama pihak yang diberi perintah,
- Jabatan pihak yang diberi perintah,
- Alamat lengkap yang diber perintah,
- Kalimat yang menyatakan pihak yang diberi perintah sebagai pihak ke 2, dan
- Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan.
- Bagian Akhir Surat Perintah
Bagian akhir surat berada di sisi kanan bawah surat dan berisi hal-hal berikut ini :- Tempat, tanggal, bulan dan tahun,
- Nama jabatan pemberi perintah,
- Tanda tangan dan nama terang pejabat pemberi perintah,
- Stempel jabatan/stempel instansi.
Contoh Surat Perintah
Berikut adalah beberapa contoh surat perintah:
1. Surat Perintah Tugas
Surat perintah tugas adalah surat resmi yang berisi perintah kepada seseorang untuk melaksanakan sebuah tugas sesuai dengan jabatan atau tanggung jawabnya dalam sebuah perusahaan, intstansi, atau organisasi lainnya.
PT. INDONESIA BERMARTABAT
Jln. Hayam Wuruk No. 3 Surabaya, Jawa Timur
Website: www.ptindonesiabermartabat.co.id
Telp. (031) 336281 dan (031) 998765
SURAT PERINTAH TUGAS
Nomor: 11/12/PTIB/II/2018
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Hasanuddin, M.M
Jabatan : Manager Proyek
Alamat : Jalan Pahlawan No. 67 Surabaya
Memberikan tugas kepada:
Nama : Siti Mutmainna, S. E
Jabatan : Kepala Bagian Lapangan
Alamat : Jalan Rinjani no.31 Surabaya
Untuk dengan secepatnya melakukan pengawasan lapangan berkaitan dengan akan dilaksanakannya pembangunan ruas jalan layang yang berlokasi di Jalan Pramudya No.17 pada tanggal 17 November 2021 mendatang.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dlaksanakan dengan sebaik-baiknya sebagaimana mestinya.
Surabaya, 12 November 2021
Manager Proyek
Hasanuddin, M.M.
2. Surat Perintah Dinas
Surat perintah dinas adalah surat perintah yang diberikan kepada seseorang terkait dengan tugas kedinasan. Berikut adalah contoh surat perintah dinas:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SMU NEGERI 1 PASURUAN
Jalan Hayam Wuruk No. 11 A Pasuruan 67555
Telepon (0343) 797777, 797888
SURAT PERINTAH
Nomor : 111/PRT/X/15
Dalam rangka meningkatkan kemampuan pegawai serta untuk dapat mencapai produktivitas dan efisiensi kerja, maka para pegawai perlu mengikuti pendidikan dan latihan di Surabaya.
MEMERINTAHKAN
Kepada : Ibu Sutrisni
Untuk : Mengikuti pelatihan dan pendidikan di Hotel Novotel Raya
Waktu : Mulai tanggal 18 November 2021 hingga selesai.
demikian perintah ini diberikan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Pasuruan, tanggal 10 November 2021
Kepala Sub bagian Kepegawaian
Arya Saloka
NIP.1959010 198512 2 001
Cara Membuat Surat Perintah
Untuk membuat surat pengantar maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
- Buatlah kop surat sesuai dengan nama instansi yang membuat surat pengantar
- Tulis frasa “Surat Perintah” di bagian tengah surat dibawah kop surat
- Tulis nomor surat dibawah frasa “Surat Perintah”
- Tulis salam pembuka surat
- Tuliskan isi surat dengan singkat dan jelas sesuai dengan format isi surat perintah sebagaimana yang telah disebutkan diatas.
- Beri penutup surat
- Tuliskan tempat dan tanggal pembuatan surat
- Bubuhkan nama terang dan tanda tangan dari pengirim surat
- Tambahkan stempel.