Daftar isi
Total Management System atau disingkat dengan TQM merupakan bagian dari suatu sistem manajemen yang berorientasi baik pada pelanggan maupun karyawan guna meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan.
TQM merupakan suatu konsep manajemen modern yang dapat memberikan tanggapan secara tepat pada setiap perubahan yang ada baik melalui kekuatan eksternal maupun internal pada suatu organisasi maupun perusahaan. Prinsip TQM sangat sederhana yaitu memikirkan cara terbaik untuk dapat bersaing dalam persaingan global dengan kualitas yang terbaik.
TQM memiliki data, komunikasi, dan strategi yang secara efektif dapat mengintegrasikan kemapanan kualitas kegiatan-kegiatan serta budaya yang ada dalam suatu perusahaan. Jadi, TQM dapat dikatakan sebagai pendekatan manajemen guna meningkatkan keberhasilan dalam jangka panjang melalui kepuasan pelanggan.
TQM mendorong seluruh elemen seperti anggota atau karyawan dalam suatu perusahaan turut serta berpartisipasi secara aktif untuk mencapai peningkatan kualitas produk, proses, budaya, dan layanan yang lebih baik.
Dengan TQM maka kualitas kinerja akan menjadi meningkat, serta produk dan layanan akan mendapatkan tujuan kepuasan pelanggan. TQM melibatkan seluruh bagian dari suatu organisasi, komunitas, atau perusahaan untuk menjaga keseimbangan dalam proses peningkatan tujuan.
Terdapat 9 Elemen Pokok dalam Sistem Manajemen TQM (Total Quality Management). Kesembilan elemen pokok tersebut diantaranya adalah :
1. Memprioritaskan Kepuasan Pelanggan
Pelanggan merupakan pihak yang akan menilai ukuran kualitas produk dan layanan yang dihasilkan suatu perusahaan dapat memenuhi kebutuhan atau tingkatan kualitas yang keinginan pelanggan.
Seluruh kegiatan atau aktivitas yang ada dan dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan seperti pelatihan karyawan, perbaikan proses, penggunaan mesin canggih ataupun adopsi teknologi terbaru akan dinilai oleh pelanggan melalui pertimbangan dan ukuran dari segi kebermanfaatan.
2. Partisipasi Seluruh Karyawan
Karyawan memiliki peran yang sangat penting bagi suatu perusahaan sebab karyawan merupakan sumber daya utama untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Dari hal tersebut, keterlibatan karyawan secara keseluruhan dapat mendukung peningkatan kualitas bagi suatu perusahaan secara berkesinambungan.
Upaya yang dilakukan oleh perusahaan guna meningkatkan kualitas karyawan melalui penyelenggaraan pelatihan-pelatihan sesuai bidang dan dukungan peningkatan keterampilan karyawan sehingga perusahaan akan memiliki dampak positifnya.
3. Berfokus Pada Proses
Potensi dasar dalam meningkatkan sistem manajemen TQM adalah memfokuskan perhatian pada proses. Proses merupakan langkah-langkah yang meliputi penerimaan atau input dari supplier baik eksternal maupun internal, serta membuat suatu perubahan sehingga menghasilkan keluaran atau output yang akan didistribusikan kepada pelanggan.
4. Sistem yang Terintegrasi
Dalam suatu perusahaan terbentuk suatu ruang lingkup kerja dalam bentuk departementalisasi baik secara horizontal maupun vertikal yang merepresentasikan suatu keahlian setiap bidang-bidang.
Untuk menyatukan antar departemen atau bidang-bidang tersebut maka diperlukannya suatu integrasi sistem agar tujua, visi, misi, sasaran, kebijakan, dan strategi dapat tercapai dan menggerakkan seluruh karyawan untuk berpartisipasi secara aktif.
5. Pendekatan Strategi dan Sistematik
Strategi dan sistematik menjadi bagian yang penting dalam upaya meningkatkan manajemen kualitas di suatu perusahaan maupun organisasi. Upaya tersebut dapat terealisasi melalui apa yang disebut sebagai perencanaan strategi atau manajemen strategi perusahaan.
6. Peningkatan yang Berkesinambungan
Salah satu cara untuk melakukan analisis dan menciptakan metode bersaing dengan efektif adalah dengan melakukan peningkatan yang berkesinambungan. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk mencapai tujuan dan dapat memenuhi harapan seluruh pihak yang memiliki kepentingan.
7. Keputusan berdasarkan Fakta
Data merupakan alat ukur terhadap kinerja suatu perusahaan. Data dapat dikumpulkan berdasarkan informasi yang ada dan terbukti secara fakta yang akurat. Pada TQM mewajibkan suatu perusahaan untuk melakukan pengumpulan dan analisis terhadap data secara berkesinambungan.
Hal tersebut akan menjadikan data sebagai latar belakang pertimbangan suatu perusahaan mengambil keputusan dan membuat kebijakan yang tepat sasaran dan akurat, serta sesuai kebutuhan yang ada.
8. Komunikasi
Dalam operasional sehari-hari, perusahaan pasti akan mengalami perubahan baik perubahan dalam strategi, kebijakan, jadwal maupun metode pelaksanaan.
Perubahan tersebut perlu dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan yang bersangkutan. Komunikasi yang baik juga akan menimbulkan motivasi dan semangat kerja dalam mencapai tujuan perusahaannya.
9. Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan akan meningkatkan keterampilan seluruh karyawan mengenai segala sesuatu yang dibutuhkan oleh pelanggan. Selain itu, pengumpulan informasi seputar kebutuhan pelanggan akan membantu karyawan dalam memperbaiki mutu dan memecahkan permasalahan.
Pelatihan biasanya dibagi menjadi dua jenis yakni pelatihan inti dan pelatihan tambahan. Pada pelatihan inti akan memastikan bahwa bahasa dan alat akan sama diperbaiki oleh semua perusahaan, sedangkan pelatihan tambahan merupakan pelatihan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna seperti statistik, teknik, dan benchmarking.
Terdapat enam perangkat total quality management (TQM), antara lain :
1. Lembar Periksa
Lembar periksa atau check sheet merupakan suatu formulir yang dibuat untuk mencatat data. Lembar periksa memiliki beberapa karakteristik yakni dapat dicatat lebih mudah, mencegah kehilangan data, menentukan sumber masalah, pemecahan masalah, dan memeriksa beberapa item secara bersamaan.
2. Diagram Tebar
Diagram tebar dapat menunjukkan korelasi antara dua pengukuran dalam dua variabel. Langkah-langkah pembuatan diagram tebar antara lain, mengumpulkan data, input data, membuat sumbu tegak dengan skala dan keterangan, serta menentukan titik koordinat berdasarkan data yang ada.
3. Diagram Sebab – Akibat
Diagram sebab-akibat atau dapat disebut juga dengan diagram Ishikawa merupakan sebuah teknik skematik yang dapat mengetahui letak-letak permasalahan. Adapun manfaat diagram sebab-akibat ini, antara lain menghubungkan antar faktor, brainstorming, serta melibatkan banyak orang.
Meskipun demikian, diagram sebab-akibat juga memiliki kekurangan antara lain sangat kompleks, membutuhkan kesabaran, memerlukan dedikasi, dan sulit dalam memfasilitasi.
4. Diagram Pareto
Diagram pareto merupakan sebuah cara pengelolaan masalah, kesalahan, ataupun cacat pada suatu data untuk membantu dalam menyelesaikan dan memecahkan permasalahan tersebut melalui beberapa prosedur antara lain menetapkan klasifikasi data, mengurutkan penyebab, membangun tabel, dan menggambarkan histogram.
5. Diagram Alir
Diagram alir atau dapat disebut dengan flowchart merupakan diagram yang secara grafis menggambarkan sebuah proses. Manfaat dari diagram ini antara lain dapat mengidentifikasi perbaikan, membantu pekerja, dan membangkitkan dukungan melalui partisipasi.
6. Histogram
Histogram merupakan alat yang menggambarkan penyebaran distribusi data berdasarkan magnitude dalam bentuk grafik balok. Balok-balok yang terdapat dalam histogram dihasilkan dari persamaan sturge yang memberikan jumlah kelas-kelas data yang terdapat dalam grafik histogram setelah mendapatkan perkiraan jumlah kelas.
Berikut tujuh keuntungan yang didapatkan oleh organisasi atau perusahaan yang menerapkan TQM.
1. Hemat Biaya
TQM dapat mengurangi pengeluaran pada suatu organisasi dan perusahaan jika diterapkan dalam waktu ke waktu, terutama di bidang scrap, rework, layanan lapangan, dan pengurangan biaya garansi.
Hal ini disebabkan karena pengurangan biaya akan didistribusikan secara langsung kepada laba bottom-line dengan tanpa tambahan biaya yang perlu dikeluarkan. Bahkan jika memungkinkan TQM dapat memberikan peningkatan profitabilitas.
2. Kepuasan Pelanggan
Perusahaan yang menerapkan TQM akan mendapatkan sedikit keluhan dari pelanggan sebab perusahaan memiliki produk, jasa, ataupun layanan yang lebih baik bila dibandingkan dengan kompetitor, sehingga dalam interaksi dengan pelanggan akan cenderung lebih bebas dari kesalahan.
Peningkatan pangsa pasar dapat dipengaruhi oleh tingkat kepuasan pelanggan. Hal ini dikarenakan pelanggan yang ada dapat mendatangkan lebih banyak pelanggan lain.
3. Mengurangi Cacat
TQM dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk memperbaiki kesalahn dan memiliki penekanan kuat pada peningkatan kualitas dalam suatu proses, daripada memeriksa kualitas menjadi suatu proses.
4. Peningkatan Moral Karyawan
TQM dapat membawa pengaruh terhadap partisipasi karyawan untuk mendukung proses keberhasilan yang mengarah pada peningkatan moral. Hal ini juga akan berpengaruh terhadap pengurangan pergantian karyawan, dan mengurangi biaya untuk melatih karyawan baru.
5. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan
Perusahaan yang telah menerapkan TQM akan merasakan manfaat dalam hal memahami persaingan dan kompetisi antar kompetitor. Dengan pengembangan strategi yang efektif, pangsa pasar, dan lain sebagainya akan meningkatkan kualitas dan kepercayaan diri untuk maju pada daya saing pasar.
Suatu perusahaan harus berkompetisi dengan standar yang ketat karena akan berpengaruh terhadap kelangsungan hidup banyak karyawan maupun organisasi. TQM dapat membantu dalam memahami pelanggan di pasar dan memberikan kesempatan terhadap suatu organisasi ataupun perusahaan untuk memenuhi kompetisi.
6. Mengembangkan Sistem Komunikasi
Sistem komunikasi yang memadai serta prosedur yang tepat akan mendorong pada pengembangan organisasi ke arah yang benar, namun jika sebaliknya maka suatu organisasi akan bergerak ke arah yang salah karena hambatan.
Hambatan komunikasi akan berdampak pada kesalahpahaman, produktivitas rendah, kualitas buruk, duplikasi upaya dan motivasi kerja yang rendah. Teknik TQM mengikat karyawan dari berbagai bagian, departemen dan tingkat manajemen untuk membentuk komunikasi dan interaksi yang efektif.
7. Peninjauan Progress Setiap Saat
Untuk mengembangkan strategi perbaikan maka TQM akan membantu dalam peninjauan proses yang diperlukan tanpa henti. Upaya untuk memenuhi tantangan yang dinamis maka diperlukan peningkatan kualitas yang harus dilakukan secara terus-menerus.
Manfaat yang dapat dirasakan secara nyata oleh suatu perusahaan antara lain meningkatnya kualitas produk, profitabilitas, peningkatan produktivitas, kepuasan pelanggan, peningkatan minat kerja, peningkatan hubungan sosial, membangun reputasi perusahaan menjadi lebih baik, dan budaya partisipatif.
Pada akhir bagian ini bisa disimpulkan bahwa TQM merupakan suatu konsep pengembangan kualitas dengan pendekatan totalitas. Kualitas perusahaan dapat dinilai dari sudut pandang konsumen yang disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.
Konsep total dalam konsumen bukan hanya sebagai pembeli melainkan sebagai proses yang ditentukan agar dapat memberikan kepuasan. Kualitas produk, jasa, maupun layanan bukan hanya dipandang dalam arti sempit melainkan pandangan dari keseluruhan aspek dari perusahaan itu sendiri.
Perangkat yang dibutuhkan oleh TQM harus dikelola oleh orang yang profesional dan dapat dipercaya karena perangkat TQM berhubungan langsung dengan data dan pengelolaannya. Selain itu, TQM sangat direkomendasikan untuk diterapkan oleh suatu organisasi maupun perusahaan untuk mencapai tujuan, visi, misi, dan mendatangkan banyak kebermanfaatan. Hal ini diadakan demi keberlangsungan hajat hidup banyak karyawan dan organisasi yang terlibat yang menggantungkan kesejahteraan hidup pada perusahaan.