Daftar isi
Surat penawaran kerjasama merupakan surat yang berisikan mengenai informasi baik berupa produk maupun jasa. Selain itu surat ini juga dapat berisikan iklan, relasi, ataupun surat permintaan. Surat penawaran bertujuan untuk menarik minat pelanggan terhadap produk-produk perusahan.
Dalam dunia bisnis surat penawaran memiliki peranan yang penting karena bersangkutan dengan keberhasilan perusahaan dalam menawarkan produk ke pelanggan. Penawaran yang ditujukan kepada pelanggan dapat menjadi penilaian terhadap ketertarikan pelanggan pada ketersediaannya untuk membeli produk.
Secara umum, surat penawaran juga dapat dipahami sebagai dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk mengajukan kerjasama dengan berbagai pihak. Bentuk kerjasama tersebut dapat berkaitan dengan barang maupun jasa.
Surat ini juga dapat menjadi media komunikasi awal sebelum perusahaan membangun hubungan kerjasama lebih lanjut dengan suatu pihak. Perusahaan perlu menjalin kerjasama dengan pihak luar agar bisnis yang dijalankan semakin kuat dan meningkatkan perolehan laba yang lebih besar.
Surat penawaran menjadi media komunikasi kepada pelanggan untuk dapat menarik perhatian dan minat terhadap produk perusahaan, sehingga surat ini bersifat persuasif. Maka dari itu, surat ini dapat dengan mudah dibedakan dengan jenis surat lainnya.
Berikut ciri-ciri surat penawaran yang penting untuk dipahami.
Fungsi utama surat penawaran adalah untuk menawarkan kerjasama kepada suatu pihak. Berikut beberapa fungsi surat penawaran lainnya yang juga perlu diketahui.
Dalam membuat surat penawaran kerjasama terdapat struktur yang perlu diperhatikan, diantaranya sebagai berikut.
1. Kop Surat
Kop surat menjadi bagian yang berisikan informasi terkait perusahaan yang mengirimkan surat penawaran kerjasama, adapun informasi-informasi yang perlu ada dalam bagian ini sebagai berikut:
2. Kepala Surat
Kepala surat berisikan beberapa hal penting yang meliputi:
3. Pembuka Surat
Pembuka surat menjadi bagian awal yang berisikan dengan kata “dengan hormat,..” dan penjelasan singkat perihal latar belakang dikirimkan surat penawaran kerjasama.
4. Isi Surat
Isi surat menjadi bagian inti dari surat penawaran kerjasama yang berisikan penjelasan mengenai penawaran yang ingin ditawarkan, teknis atau prosedur kerjasama, dan informasi kelebihan bisnis yang sedang dijalani perusahaan guna meyakinkan pihak yang diajak kerjasama untuk menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan.
Pada bagian isi surat penawaran kerjasama terbagi menjadi tiga alinea, namun jumlahnya dapat lebih menyesuaikan keperluan setiap perusahaan, berikut penjelasannya.
Pada alinea pertama berisikan berisikan pengenalan produk seperti identitas produk, kualitas, harga yang ditawarkan, dan keterangan lain yang perlu untuk disampaikan. Jika surat ini merupakan balasan dari surat permintaan penawaran maka harus menuliskan perihal yang berkaitan dengan balasan.
Pada alinea kedua ini pengirim surat dapat mencantumkan prosedur kerjasama mulai dari cara pembayaran, cara penyerahan barang, cara pengepakan barang, dan potongan harga yang ditawarkan apabila bersedia untuk diajak bekerja sama, serta keterangan lain yang diperlukan.
Dalam alinea terakhir ini pengirim surat sebaiknya menuliskan harapan-harapan atas kerjasama yang hendak dilakukan, selain itu harus menyampaikan ucapan terimakasih kepada calon atau pihak yang akan diajak untuk bekerja sama.
5. Penutup Surat
Pada bagian penutup surat biasanya berisikan harapan agar dapat menjalin hubungan kerjasama antara pihak perusahaan dan pihak penerima surat. Selain itu, pada akhir bagian ini juga terdapat nama, tanda tangan, dan stempel sebagai bentuk validitas surat tersebut.
Dalam menyusun struktur penulisan surat penawaran kerjasama terdapat beberapa hal yang penting untuk diperhatikan, berikut diantaranya.
Agar semakin memahami surat penawaran kerjasama, berikut beberapa contoh yang dapat dijadikan sebagai referensi.