12 Contoh Surat Penawaran Kerjasama

Daftar isi

Apa itu Surat Penawaran Kerjasama
Ciri-Ciri Surat Penawaran Kerjasama
Fungsi Surat Penawaran Kerjasama
Struktur Surat Penawaran Kerjasama
Contoh Surat Penawaran Kerjasama

Apa itu Surat Penawaran Kerjasama

Surat penawaran kerjasama merupakan surat yang berisikan mengenai informasi baik berupa produk maupun jasa. Selain itu surat ini juga dapat berisikan iklan, relasi, ataupun surat permintaan. Surat penawaran bertujuan untuk menarik minat pelanggan terhadap produk-produk perusahan.

Dalam dunia bisnis surat penawaran memiliki peranan yang penting karena bersangkutan dengan keberhasilan perusahaan dalam menawarkan produk ke pelanggan. Penawaran yang ditujukan kepada pelanggan dapat menjadi penilaian terhadap ketertarikan pelanggan pada ketersediaannya untuk membeli produk.

Secara umum, surat penawaran juga dapat dipahami sebagai dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk mengajukan kerjasama dengan berbagai pihak. Bentuk kerjasama tersebut dapat berkaitan dengan barang maupun jasa.

Surat ini juga dapat menjadi media komunikasi awal sebelum perusahaan membangun hubungan kerjasama lebih lanjut dengan suatu pihak. Perusahaan perlu menjalin kerjasama dengan pihak luar agar bisnis yang dijalankan semakin kuat dan meningkatkan perolehan laba yang lebih besar.

Ciri-Ciri Surat Penawaran Kerjasama

Surat penawaran menjadi media komunikasi kepada pelanggan untuk dapat menarik perhatian dan minat terhadap produk perusahaan, sehingga surat ini bersifat persuasif. Maka dari itu, surat ini dapat dengan mudah dibedakan dengan jenis surat lainnya.

Berikut ciri-ciri surat penawaran yang penting untuk dipahami.

Surat penawaran mempunyai dua bentuk yaitu surat formal dan surat resmi, kedua bentuk tersebut sama-sama memiliki isi kos surat dan alamat surat.
Surat penawaran kerjasama bersifat persuasif karena menawarkan kerjasama disertai dengan prosedur kerjasamanya.
Surat tersebut dirancang dengan terstruktur, sistematis, rapi, jelas langsung inti, singkat, padat, dan mudah dimengerti oleh semua orang.
Penulisan dalam surat penawaran harus menyesuaikan aturan baku yang berlaku atau menggunakan bahasa yang resmi.

Fungsi Surat Penawaran Kerjasama

Fungsi utama surat penawaran adalah untuk menawarkan kerjasama kepada suatu pihak. Berikut beberapa fungsi surat penawaran lainnya yang juga perlu diketahui.

Guna memperkenalkan suatu produk perusahaan kepada pelanggan atau pihak yang akan diajak untuk bekerjasama.
Mengenalkan kelebihan dan keuntungan yang akan diperoleh apabila ada pihak yang bersedia untuk diajak bekerja sama.
Sebagai media komunikasi awal perusahaan kepada pelanggan untuk membangun hubungan kerjasama.
Memperluas jangkauan dan jaringan bisnis, menambah relasi, dan meningkatkan keuntungan.
Meningkatkan pemasaran produk atau jasa yang dihasilkan oleh suatu perusahaan ke publik.

Struktur Surat Penawaran Kerjasama

Dalam membuat surat penawaran kerjasama terdapat struktur yang perlu diperhatikan, diantaranya sebagai berikut.

1. Kop Surat

Kop surat menjadi bagian yang berisikan informasi terkait perusahaan yang mengirimkan surat penawaran kerjasama, adapun informasi-informasi yang perlu ada dalam bagian ini sebagai berikut:

Kontak yang dapat dihubungi,
Nama perusahaan pengirim surat,
Alamat perusahaan pengirim surat.

2. Kepala Surat

Kepala surat berisikan beberapa hal penting yang meliputi:

Perihal,
Lampiran,
Alamat tujuan surat,
Nomor surat penawaran,
Tanggal pembuatan surat penawaran.

3. Pembuka Surat

Pembuka surat menjadi bagian awal yang berisikan dengan kata “dengan hormat,..” dan penjelasan singkat perihal latar belakang dikirimkan surat penawaran kerjasama.

4. Isi Surat

Isi surat menjadi bagian inti dari surat penawaran kerjasama yang berisikan penjelasan mengenai penawaran yang ingin ditawarkan, teknis atau prosedur kerjasama, dan informasi kelebihan bisnis yang sedang dijalani perusahaan guna meyakinkan pihak yang diajak kerjasama untuk menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan.

Pada bagian isi surat penawaran kerjasama terbagi menjadi tiga alinea, namun jumlahnya dapat lebih menyesuaikan keperluan setiap perusahaan, berikut penjelasannya.

Alinea Pertama

Pada alinea pertama berisikan berisikan pengenalan produk seperti identitas produk, kualitas, harga yang ditawarkan, dan keterangan lain yang perlu untuk disampaikan. Jika surat ini merupakan balasan dari surat permintaan penawaran maka harus menuliskan perihal yang berkaitan dengan balasan.

Alinea Kedua

Pada alinea kedua ini pengirim surat dapat mencantumkan prosedur kerjasama mulai dari cara pembayaran, cara penyerahan barang, cara pengepakan barang, dan potongan harga yang ditawarkan apabila bersedia untuk diajak bekerja sama, serta keterangan lain yang diperlukan.

Alinea Ketiga

Dalam alinea terakhir ini pengirim surat sebaiknya menuliskan harapan-harapan atas kerjasama yang hendak dilakukan, selain itu harus menyampaikan ucapan terimakasih kepada calon atau pihak yang akan diajak untuk bekerja sama.

5. Penutup Surat

Pada bagian penutup surat biasanya berisikan harapan agar dapat menjalin hubungan kerjasama antara pihak perusahaan dan pihak penerima surat. Selain itu, pada akhir bagian ini juga terdapat nama, tanda tangan, dan stempel sebagai bentuk validitas surat tersebut.

Dalam menyusun struktur penulisan surat penawaran kerjasama terdapat beberapa hal yang penting untuk diperhatikan, berikut diantaranya.

Surat penawaran kerjasama wajib menggunakan bahasa formal dan resmi, secara penulisannya juga harus singkat, jelas, rapi, padat, dan mudah dipahami.
Dalam surat penawaran kerjasama harus mencantumkan identitas perusahaan atau instansi yang mengirimkan surat supaya penerima surat mengerti perusahaan mana yang ingin menjalin kerjasama.
Menjelaskan secara detail mengenai penawaran yang akan ditawarkan dalam surat penawaran kerjasama agar penerima surat dapat mudah memahami tujuan surat tersebut.
Alamat pengirim harus dicantumkan dengan sejelas-jelasnya, untuk menghindari kekeliruan.
Pada akhir bagian wajib mencantumkan nama lengkap disertai dengan tanda tangan dan stempel sebagai bukti yang valid.