Daftar isi
Surat resmi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.
Dengan demikian, surat resmi dipahami sebagai surat yang digunakan untuk kepentingan resmi. Karena dibuat secara resmi, maka surat resmi harus memenuhi kaidah penulisan yang telah ditentukan, misalnya harus menggunakan bahasa baku dan format surat harus sesuai dengan keperluan.
Surat resmi terbagi menjadi beberapa macam, yaitu surat permohonan, surat keputusan, surat kuasa, surat pengantar, surat perintah, surat edaran dan surat undangan. Berikut pembahasannnya.
Surat permohonan merupakan surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan permohonan dari suatu pihak kepada pihak lain. Surat permohonan dapat ditulis oleh perorangan atau lembaga.
Pihak yang dituju pun dapat berupa perorangan atau dapat juga sebuah lembaga. Surat jenis ini bersifat memohon atau menginginkan sesuatu baik itu kepada seseorang, instansi maupun lembaga.
Contoh surat ini antara lain: surat lamaran pekerjaan, surat permohonan bantuan dana, surat peromohonan perceraian, dan lain-lain.
Surat keputusan merupakan surat resmi yang berisi keputusan dari atasan di suatu lembaga atau instansi mengenai sesuatu atau hal-hal yang belum jelas.
Contoh surat ini antara lain: surat keputusan Kepala Sekolah, surat pengangkatan pegawai, surat pengangkatan pengurus, surat undangan, surat panggilan, dan sebagainya.
Selain itu, surat keputusan juga digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu, misalnya undangan interview.
Surat kuasa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah surat yang berisi tentang pemberian kuasa kepada seseorang untuk mengurus sesuatu. Surat kuasa dapat dipahami sebagai surat resmi yang berisi mengenai pemberian wewenang atau kuasa kepada seseorang.
Surat kuasa umumnya dibuat karena pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu tugas, aktivitas, atau kegiatan karenanya memberi seseorang kuasa untuk melakukan tugas atau aktivitas tersebut.
Surat kuasa terbagi menjadi surat kuasa umum, surat kuasa khusus, surat kuasa istimewa, surat kuasa perantara. Surat kuasa umum merupakan surat kuasa yang dibuat dengan tujuan memberi kuasa kepada orang lain untuk mengurus kepentingan dari pemberi kuasa.
Surat kuasa khusus merupakan surat kuasa yang dibuat memberikan kuasa yang dilakukan secara khusus mengenai suatu kepentingan khusus. Surat kuasa istimewa merupakan surat kuasa yang harus memenuhi syarat-syarat tertentu supaya sah di mata hukum.
Sementara itu, surat kuasa perantara merupakan surat kuasa yang memberikan kuasa kepada pihak kedua (agen). Agen tersebut merupakan perwakilan untuk melakukan suatu perbuatan tertentu dengan pihak ketiga.
Surat perintah atau juga dikenal dengan surat tugas merupakan surat yang menerangkan bahwa seseorang yang diberi surat tersebut diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu.
Umumnya surat resmi jenis ini dibuat oleh atasan untuk pegawainya. Contoh surat perintah misalnya surat perjalanan dinas, surat perintah kerja, dan sebagainya.
Surat pengantar menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat yang dikirim atau disertakan bersama-sama barang dan sebagainya. Di dalam surat pengantar terdapat persetujuan antara yang membawa surat dengan pihak yang bertanggung jawab atas isi surat tersebut dengan tujuan untuk meyakinkan pihak yang dituju.
Contoh surat pengantar: surat pengantar RT untuk pembuatan e-KTP, surat pengantar pembuatan KK, surat pengantar proposal, surat pengantar barang dan sebagainya.
Surat edaran menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) merupakan surat yang diedarkan; sirkuler. Sirkuler artinya surat edaran atau daftar yang dikirimkan kepada beberapa orang di beberapa tempat untuk menyampaikan pesan agar dapat diketahui ataupun dilaksanakan.
Pesan tersebut dapat berupa pemberitahuan mengenai suatu hal. Hal tersebut dapat berupa pemberitahuan suatu kegiatan, pemberitahuan mengenai peraturan baru dan sebagainya.
Surat undangan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti surat yang berisi panggilan (supaya datang) mengunjungi pesta perkawinan, rapat, dan sebagainya.
Seperti namanya, surat undangan dibuat dengan tujuan mengundang pihak yang dituju agar menghadiri acara tertentu dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan. Contoh surat undangan: surat undangan rapat, surat undangan kedinasan, dan sebagainya.