Daftar isi
Kegiatan surat menyurat mungkin memang sudah tidak terlalu banyak digunakan lagi saat ini. Fungsi surat memang sudah banyak digantikan oleh teknologi yang memungkinkan komunikasi berlangsung dengan lebih cepat dan efisien. Akan tetapi, dalam suatu instansi resmi kegiatan surat menyurat pada umumnya masih banyak digunakan, terutama terkait dengan hal-hal yang sifatnya resmi atau formal.
Diantara jenis surat yang banyak digunakan dalam instansi atau perusahaan adalah surat pengantar. Apakah yang dimaksud dengan surat pengantar? Apa fungsi dan bagaimana formatnya?. Berikut akan diulas lebih jauh tentang hal-hal mendasar terkait dengan surat perintah.
Pengertian Surat Pengantar
Secara umum, surat pengantar merupakan surat resmi yang berisi keterangan bahwa orang yang membawa surat (atau yang namanya tercantum di dalam surat) telah diberi tugas atau wewenang tertentu yang telah disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas surat pengantar tersebut.
Surat pengantar sendiri digunakan untuk berbagai tujuan, diantaranya adalah untuk:
- Surat pengantar proposal
- Surat pengantar barang, berkas, atau dokumen
- Surat pengantar pembuatan dokumen
- Surat pengantar dinas, dan sebagainya.
Ciri-ciri Surat Pengantar
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya bahwa surat pengantar merupakan salah satu jenis surat resmi. Karenanya, surat pengantar juga memiliki ciri-ciri surat resmi sebagaimana surat-surat resmi atau formal yang lainnya.
Diantara ciri-ciri dari surat pengantar adalah sebagai berikut:
- Menggunakan bahasa yang formal dan baku sesuai kaidah Ejaan yang Disempurnakan (EYD)
- Menggunakan kalimat yang singkat, jelas, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele
- Biasanya dilengkapi dengan kop surat dari instansi atau pihak yang mengeluarkan surat perintah.
- Terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran jika ada.
- Pada surat pengantar juga dibubuhkan stempel dari instansi atau pihak yang mengeluarkan surat tersebut.
Tujuan dibuatnya Surat Pengantar
Pembuatan surat pengantar sendiri dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahpahaman dari pihak yang dituju atas kedatangan orang yang membawa surat pengantar tersebut. Selain itu, surat pengantar bisa digunakan untuk menginformasikan tentang maksud atau tujuan dari kedatangan orang yang membawa surat pengantar tersebut.
Fungsi Surat Pengantar
Diantara fungsi dari surat pengantar adalah sebagai berikut:
- Sebagai bentuk formalitas dan kesopanan dalam tertib administrasi terkait hubungan antar instansi.
- Sebagai informasi resmi mengenai maksud dan tujuan dari kedatangan orang yang membawa surat pengantar tersebut
- Sebagai bukti bahwa orang yang membawa surat pengantar adalah utusan resmi yang terpercaya
- Sebagai pelengkap syarat untuk mendapat surat resmi lainnya, misalnya surat pengantar RT dan RW untuk mendapat Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), izin nikah, dan sebagainya.
Format Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki format baku yang menjadi standar penulisan sebagaimana surat resmi yang lainnya. berikut adalah format yang secara umum digunakan dalam pembuatan surat pengantar:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian paling atas atau paling awal dari sebuah surat pengantar. Kop surat biasanya berisi nama instansi, alamat, kontak, dan juga logo. Keberadaan kop surat menunjukkan bahwa surat yang dikirim bersifat resmi dari suatu instansi tertentu.
2. Tempat dan tanggal Surat
Berisi tempat dan tanggal ditulisnya surat pengantar tersebut
3. Nomor, Perihal, dan Lampiran
Mencantumkan nomor surat, hal atau tujuan surat, dan jumlah lampiran yang disertakan (jika ada)
4. Nama dan Alamt Tujuan
Berisi nama pihak yang dituju dan alamatnya.
5. Badan atau Isi Surat
Bagian badan atau isi surat terdiri dari 3 bagian, yaitu:
- Pembuka surat
- Isi detail surat
- Penutup surat
6. Penutup Surat
Bagian penutup surat berisi salam penutup dan tanda tangan serta nama terang dari pengirim surat.
Contoh Surat Pengantar
Berikut adalah beberapa contoh dari surat pengantar:
1. Surat pengantar RT/RW untuk pembuatan dokumen
Surat pengantar RT/RW biasanya dibuat oleh ketua RT setempat untuk warganya yang hendak melakukan pengurusan dokumen ke tingkat pemerintahan diatasnya, misalnya ke kelurahan atau kecamatan. Surat pengantar RT/RW diperlukan sebagai bukti atau informasi resmi bahwa warga yang membawa surat pengantar tersebut adalah benar merupakan warga dari RT dan RW yang mengeluarkan surat pengantar.
Berikut adalah contoh dari surat pengantar RT/RW
RT.05 / RW.02
Kelurahan Purworejo – Kecamatan Purworejo
Kota Pasuruan – Jawa Timur
Jl. Jambangan III No. 123 Pasuruan. Telp: 123455678
SURAT PENGANTAR
No:………./RT.05/………./………….
Dengan ini kami menerangkan bahwa:
Nama : ……………………………………………………………………………….
Tempat /Tanggal Lahir : ……………………………………………………………………………….
Jenis Kelamin : ……………………………………………………………………………….
Pekerjaan : ……………………………………………………………………………….
Agama : ……………………………………………………………………………….
No. KTP : ……………………………………………………………………………….
No. Kartu Keluarga : ……………………………………………………………………………….
Alamat : ……………………………………………………………………………….
Adalah benar yang bersangkutan adalah warga RT.05/RW.02 Keluarahan Purworejo Kecamatan Purworejo yang dalam hal ini memerlukan surat pengantar untuk keperluan: ……………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Demikian surat pengantar ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui Pasuruan,………………….
Ketua RW. 02 Purworejo Ketua RT.05/ RW02
(……………………………………) (……………………………………)
2. Surat Pengantar Dinas
Surat pengantar dinas adalah surat yang digunakan sebagai pengantar untuk suatu keperluan antara satu instansi kedinasan kepada instansi lainnya. Surat pengantar dinas dibuat untuk keperluan resmi sehubungan dengan tugas dinas atau keperluan dinas pegawai instansi yang bersangkutan, misalnya surat keputusan, surat izin dari instansi, dokumen pengingat, dan semisalnya.
Berikut adalah contoh surat dinas:
PT. ABADI NAN JAYA
Jl. Pahlawan No.200 Kel. Purworejo Kota Pasuruan
Telp. (0343) 871232425
No : 78/VIII/2021 Pasuruan, 8 Oktober 2020
Perihal : Surat Tugas Perusahaan
Lampiran : –
Yth. Manager PT. ABC
di Kabupaten Gresik
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andana, M.Si
Jabatan : Manajer
Menugaskan Kepada:
Nama : Syifandari
NIP : 9099128263283
Alamat : Jalan Urip Sumoharjo 19
Jabatan : Auditor
Unit Kerja : PT. Abadi Nan Jaya
Untuk melaksanakan tugas sebagai auditor pada PT. ABC.
Adapun tugas yang dilakukan adalah.
- Melakukan Audit SOP
- Melakukan Audit Keuangan
Demikian surat tugas ini kami berikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Malang, 8 Oktober 2020
Andana, M.Si
Cara Membuat Surat Pengantar
Untuk membuat surat pengantar maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
- Buat kop surat sesuai dengan nama instansi yang membuat surat pengantar
- Tulis tempat dan tanggal pembuatan surat
- Tulis nomor, perihal surat, dan jumlah lampiran jika ada
- Tuliskan nama dan alamat tujuan surat
- Tulis salam pembuka surat
- Tuliskan isi surat dengan singkat dan jelas
- Beri penutup surat
- Tulis salam penutup
- Bubuhkan nama terang dan tanda tangan dari pengirim surat
- Jika diperlukan tuliskan juga pihak yang ditembusi atau perlu mengetahui tentang adanya surat pengantar tersebut.