Daftar isi
Banyak orang menggunakan Manajemen Proyek Sistem Informasi sebagai salah satu kunci sukses suatu proyek yang dikerjakan.
Mengingat dengan Manajemen Proyek Sistem Informasi, pihak pihak diranah manajemen atas dan bawah dapat saling bertukar informasi dengan mudah guna menyusun rencana terbaik untuk proyeknya.
Tingkat keberhasial suatu proyek dapat dinilai dengan melihat kerangka kerja maupun inisiasi yang juga disebut sebagai Manajemen Proyek Sistem Informasi.
Mengingat, Manajemen Proyek Sistem Informasi ini meliputi berbagai informasi yang akurat dan relevan. Bahkan, Manajemen Proyek Sistem Informasi dapat juga menjadi acuan dalam melihat kemajuan proyek itu sendiri. Oleh karena itu dapat diketahui dalam jangka waktu yang berjalan, sudah sesuai rencana atau belum.
Manajemen Proyek Sistem Informasi ini biasanya menggunakan sarana elektronik untuk mengumpulkan hingga mendistribusikan informasi. Namun, cara manual juga masih bisa digunakan.
Dengan adanya distribusi informasi inilah, pihak pihak terkait akan lebih mudah mengambil keputusan, sehingga tindakan yang dibutuhkan dapat segera dieksekusi.
Manajemen Proyek Sistem Informasi memiliki beragam manfaat, termasuk diantaranya :
Dengan Manajemen Proyek Sistem Informasi, tim akan dapat lebih mudah menentukan berbagai hal yang berhubungan dengan proyek, mulai dari estimasi waktu, dana hingga sumber dayanya.
Mengingat, Manajemen Proyek Sistem Informasi akan mengumpulkan informasi dari berbagai bagian dalam proyek untuk kemudian dijadikan acuan alokasi sumber daya yang dibutuhkan agar proyek berjalan dengan baik.
Suatu proyek jelas tidak akan lepas dari risiko tertentu yang dapat menghambat prosesnya. Manajemen Proyek Sistem Informasi ini dapat dijadikan acuan untuk bisa memprediksi risiko yang mungkin terjadi nantinya, seperti halnya risiko pada waktu dan juga dana.
Jika diperlukan, Manajemen Proyek Sistem Informasi dapat membantu proses revisi rencana jika memang dibutuhkan agar waktu dan dana proyek tidak membludak. Mengingat, Manajemen Proyek Sistem Informasi sendiri umumnya memiliki perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang tepat.
Selain itu Manajemen Proyek Sistem Informasi umumnya juga memiliki basis data risiko yang dikumpulkan dari berbagai proyek berbeda dan sudah selesai. Basis data ini dapat menjadi acuan dari proyek yang akan datang.
Manajemen Proyek Sistem Informasi dapat memudahkan dokumentasi pekerjaan proyek secara actual, termasuk dianataranya akan mencakup spesifikasi pekerjaa, hasil estimasi usaha, perubahan berupa klaim dan lainnya.
Khusus untuk perubahan dan klaim akan mencakup perubahan permintaan maupun perintah perubahan serta klain yang tidak secara langsung. Klaim ini dapat mencakup :
Manajemen Proyek Sistem Informasi memiliki beberapa komponen utama sebagai berikut:
Penjadwalan merupakan hal yang penting dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi karena mencakup berbagai tahapan dari proyek, termasuk diantaranya:
Estimasi dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi akan mencakup beberapa hal, termasuk:
Selain itu, estimasi ini juga akan mencakup pembandingan data estimasi proyek lain untuk dijadikan acuan dalam mengestimasi proyek yang lain lagi.
Komponen yang tidak kalah penting dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi yaitu sumber daya yang dikelola dengan baik agar setiap bagian proyek berjalan dengan efektif dan efisien.
Manajemen Proyek Sistem Informasi juga memiliki komponen dokumentasi yang mengumpulkan data berkaitan dengan proyek. Data data tersebut kan dikategorikan secara terstruktur agar dapat dijadikan sebagai acuan pembuatan rencana proyek lainnya nanti.
Dokumentasi dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi akan sangat membantu khususnya bagi proyek dalam skala besar dengan data yang juga besar.
Dalam Sitem Manajemen Proyek Sistem Informasi juga diketahui adanya lima proses yang saling berhubungan untuk siklus hidup proyek itu sendiri, termasuk:
Proses inisiasi ini umumnya akan meliputi beberapa hal awal seperti organisasi tertentu mulai membuat business case untuk menyeleksi dan memulai proyek secara formal. Dari proses ini biasanya telah diperoleh hasil berupa:
Dalam proses perencanaan, akan menghasilkan beberapa hal, termasuk:
Proses eksekusi ini merupakan proses dengan waktu dan sumber daya paling banyak. Dan peran sentral dari manajer proyek sangat dibutuhkan.
Proses pengawasan dapat melingkupi berbagai kegiatan termasuk:
Dalam proses ini semua data akan didokumentasi dalam :
Dalam proses ini laporan akhir proyek akan dipresentasikan kepada pihak sponsor dan pihak pihak terkait.
Sebagaimana dijelaskan diatas, perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi termasuk dalam salah satu siklus hidup proyek. Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi umumnya dapat membantu penyelesaian proyek dengan berbagai tahapan aktivitas, termasuk:
Pada perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi inilah, tanggal target penyelesaian setiap tugas pada masing masing bagian proyek akan dapat dilihat. Proses perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi yang baik umumnya akan membuat proyek dapat berjalan dengan konsisten.
Mengingat, dalam perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi ini penentuan tugas sumber daya akan lebih difokuskan agar setiap tahapan proyek berjalan dengan baik.
Adapun tujuan umum dari perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi ini antara lain:
Perlu juga diketahui bahwa, dalam perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi, akan nada kendala tertentu yang harus dihindari, termasuk:
Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi mencakup tiga sumber daya utama termasuk:
Dalam sumber daya manusia, akan ada beberapa hal dilakukan, termasuk:
Sumber daya software akan mencakup blok bangunan perangkat lunak yang dapat digunakan kembali (Reusable Component). Blok ini umumnya akan dikategorisasikan untuk aplikasi yang mudah dan terintegrasi.
Dalam hal ini akan mencakup perangkat keras dan lunak yang mungkin digunakan dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi.
Perlu diketahui bahwa, sumber daya dapat dikategorikan lagi menjadi empat kategori sebagai berikut :
Dalam Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi, organisasi dan tim proyek perlu dibentuk dalam tiga jenis, termasuk:
Dalam hal ini, proyek akan menjadi bagian dari organisasi fungsional dengan departemen khusus untuk menjalankan fungsi tertentu seperti:
Jika proyek yang sedang dibangun melibatkan pengembangan teknologi baru maka pengelolaan akan diserahkan kepada divisi produksi. Namun, jika proyek berhubungan dengan peluncuran produk maka pengelolaan akan diserahkan kepada divisi pemasaran.
Berbeda dengan organisasi fungsional, organisasi proyek murni benar benar membuat organisasi baru, diluar organisasi fungsional yang sudah ada. Kelebihannya rantai komunikasi lebih pendek sehingga komunikasi lebih efektif dan cepat.
Selain itu, dengan organisasi proyek murni, semua tim akan langsung bertanggung jawab kepada manajer proyek dan memberikan dukungan menyeluruh terhadap proyek yang dijalankan.
Kaderisasi penguasaan teknologi baru pun dapat dilakukan dengan memanfaatkan para ahli. Namun, biaya tambahan untuk sumber daya tambahan dibutuhkan untuk organisasi proyek murni ini.
Organisasi matriks adalah gabungan dari organisasi fungsional dan murni. Artinya, organisasi murni akan masuk sebagai bagian dalam salah satu divisi dalam organisasi fungsional.
Dalam menetukan organisasi mana yang cocok, ada baiknya memperhatikan beberapa hal berikut ini:
Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi juga akan mengenal tiga alat alat berikut ini:
Setiap jabatan yang diemban sumber daya akan dievaluasi, mulai dari jumlah jabatan yang dibutuhkan hingga kualifikasi kemampuan pemegang jabatan. Dengan demikian, kebutuhan sumber daya proyek yang sesuai akan dapat direalisasikan.
Setiap jabatan juga akan dianalisis secara komprehensif sehingga kualitas sumber daya dalam menjalankan tugasnya akan dapat diketahui secara menyeluruh. Dengan demikian, penilaian ini kemudian dapat dijadikan sebagai acuan dalam meningkatkan dan memperbaiki kinerja dari sumber daya.
Nilai relatif dari suatu jabatan dapat diketahui melalui evaluasi jabatan. Bahkan nilainya dapat dibandingkan juga dengan jabatan lain.