Daftar isi
Sistem inventory adalah suatu proses yang membantu dalam mengelola dan mengatur stok barang dan bahan baku dalam suatu perusahaan. Sehingga dapat memastikan bahwa persediaan tersedia saat dibutuhkan dan meminimalisir kelebihan atau kekurangan stok.
Dengan menggunakan sistem inventory yang efektif, perusahaan dapat memantau ketersediaan stok secara real-time, membuat proses pemesanan ulang dengan cepat dan mudah, dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang.
Sistem inventory juga membantu dalam membuat keputusan bisnis yang informatif dengan memanfaatkan data stok yang akurat dan terkini. Oleh karena itu, sistem inventory merupakan komponen penting dalam menjalankan operasi bisnis yang sukses dan efisien.
Pengertian Sistem Inventory
Sistem inventory adalah suatu proses yang digunakan untuk mengelola dan mengontrol persediaan barang atau bahan baku dalam suatu perusahaan. Sistem ini membantu mencatat jumlah, lokasi, dan kualitas stok, serta memantau kebutuhan pemesanan ulang dan mengelola proses pemesanan.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa stok tersedia saat dibutuhkan dan meminimalisir masalah seperti kelebihan atau kekurangan stok. Sistem inventory juga membantu membuat keputusan bisnis yang informatif dan memastikan efisiensi operasi bisnis.
Selain itu, sistem inventory juga membantu dalam mengelola dan memonitor biaya-biaya terkait dengan persediaan, seperti biaya pembelian, biaya penyimpanan, dan biaya pemusnahan barang rusak atau kedaluwarsa. Sistem inventory dapat diimplementasikan secara manual atau dengan menggunakan teknologi seperti software komputer.
Software ini membantu dalam mempermudah proses tracking dan membuat laporan stok secara real-time. Dalam era digital saat ini, sistem inventory sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan efisiensi dan kinerja yang optimal.
Metode Sistem Inventory
Metode sistem inventory adalah suatu proses yang digunakan untuk menentukan jumlah dan waktu pemesanan barang atau bahan baku dalam suatu perusahaan. Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam sistem inventory, antara lain:
1. Metode Fixed Order Quantity (FOQ)
Metode ini menentukan jumlah pemesanan tetap yang harus dilakukan setiap kali stok mencapai tingkat reorder. Jumlah pemesanan tetap ini dapat ditentukan berdasarkan analisis historis atau perkiraan. Sistem ini efektif untuk barang-barang yang memiliki tingkat permintaan yang stabil dan dapat membantu meminimalisir biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
2. Metode Fixed Time Interval (FTI)
Metode ini menentukan waktu pemesanan tetap untuk memastikan bahwa stok selalu tersedia. Setiap kali waktu pemesanan tiba, perusahaan akan memeriksa tingkat stok dan membuat pemesanan jika diperlukan. Metode ini efektif untuk barang-barang yang memiliki tingkat permintaan yang tidak stabil atau sulit diprediksi.
3. Metode Reorder Point (ROP)
Metode ini menentukan tingkat stok minimum yang harus dicapai sebelum membuat pemesanan ulang. Sistem ini memastikan bahwa stok selalu tersedia dan membantu meminimalisir risiko kekurangan stok.
4. Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Metode ini menentukan jumlah pemesanan optimal dengan mempertimbangkan biaya pembelian, biaya penyimpanan, dan biaya pemesanan. Ini membantu perusahaan meminimalisir biaya total terkait dengan persediaan.
Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu dan pilihan tergantung pada kondisi dan kebutuhan setiap perusahaan. Efektivitas sistem inventory sangat tergantung pada pemilihan metode yang tepat dan implementasi yang efisien.
Untuk memastikan efektivitas sistem inventory, perusahaan harus memantau dan mengevaluasi metodenya secara berkala. Ini bisa meliputi memantau tingkat stok, melacak waktu pemesanan dan pengiriman, dan memantau biaya-biaya terkait dengan persediaan.
Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa stok dan laporan inventory selalu up-to-date dan akurat. Ini bisa dilakukan dengan mengaudit stok secara berkala dan memastikan bahwa sistem inventory mencatat setiap transaksi dengan benar.
Ketika perusahaan memiliki sistem inventory yang efektif, hal ini dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kinerja bisnis. Ini bisa membantu meminimalisir biaya-biaya terkait dengan persediaan, memastikan tersedianya stok yang diperlukan, dan memastikan bahwa perusahaan selalu siap untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Namun, sistem inventory yang buruk atau tidak efektif bisa memiliki dampak negatif pada bisnis, seperti kelangkaan stok, biaya-biaya yang tidak perlu, dan keterlambatan dalam memenuhi permintaan pelanggan.
Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memiliki sistem inventory yang efektif dan terus memantau dan mengevaluasi metodenya untuk memastikan kinerja yang optimal.
Manfaat Sistem Inventory
Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan sistem inventory yang efektif, diantaranya:
1. Peningkatan Efisiensi
Sistem inventory membantu memastikan bahwa stok yang dibutuhkan selalu tersedia dan tepat waktu. Ini membantu meminimalisir downtime dan meningkatkan efisiensi proses bisnis. Ini juga membantu mengurangi biaya-biaya terkait dengan persediaan, seperti biaya pemesanan, pengiriman, dan penyimpanan.
2. Pengendalian Stok
Sistem inventory membantu mengendalikan stok dengan memastikan bahwa stok selalu tersedia saat dibutuhkan. Ini juga membantu mengidentifikasi barang yang jarang digunakan atau tidak laku, sehingga perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat tentang apakah harus mengurangi produksi atau memindahkan fokus pada produk lain.
3. Peningkatan Akurasi
Sistem inventory membantu menjaga akurasi data dan laporan, sehingga perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang tepat berdasarkan informasi yang akurat dan terbaru.
4. Peningkatan Pelayanan Pelanggan
Sistem inventory membantu memastikan bahwa stok tersedia saat dibutuhkan, sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan tepat waktu. Ini juga membantu memastikan bahwa pelanggan tidak mengalami kelangkaan stok atau keterlambatan dalam pengiriman.
5. Peningkatan Efektivitas Pembelian
Sistem inventory membantu memastikan bahwa perusahaan membeli barang hanya jika diperlukan dan pada jumlah yang tepat, sehingga mengurangi biaya pembelian yang tidak perlu.
Peningkatan transparansi: Sistem inventory membantu menyediakan akses ke informasi yang akurat dan terbaru tentang stok, sehingga perusahaan dapat memantau kinerja dan membuat keputusan bisnis yang tepat.
6. Perencanaan Produksi yang Efektif
Sistem inventory membantu memastikan bahwa stok bahan baku dan produk jadi tersedia saat dibutuhkan, sehingga perencanaan produksi dapat dilakukan dengan lebih efektif. Ini juga membantu memastikan bahwa produksi dapat dilanjutkan tanpa terhambat oleh kelangkaan bahan baku atau produk jadi.
7. Pemantauan Biaya
Sistem inventory membantu memantau biaya-biaya terkait dengan persediaan, seperti biaya pembelian, pengiriman, dan penyimpanan. Ini membantu perusahaan membuat keputusan bisnis yang tepat dan mengurangi biaya yang tidak perlu.
8. Peningkatan Kualitas
Sistem inventory membantu memastikan bahwa barang-barang yang tersedia selalu dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. Ini membantu memastikan kualitas produk yang konsisten dan memenuhi harapan pelanggan.
9. Perlindungan Aset
Sistem inventory membantu memastikan bahwa perusahaan menjaga dan memelihara asetnya dengan baik, seperti peralatan, mesin, dan peralatan lainnya. Ini membantu memastikan bahwa aset tersebut dapat digunakan selama mungkin dan meminimalisir biaya perawatan dan perbaikan.
Dengan demikian, penggunaan sistem inventory yang efektif dapat membantu perusahaan memperoleh berbagai manfaat, seperti peningkatan efisiensi, pengendalian stok, peningkatan akurasi, peningkatan pelayanan pelanggan, peningkatan efektivitas pembelian, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa mereka memiliki sistem inventory yang efektif dan terus memantau dan mengevaluasi metodenya untuk memastikan kinerja yang optimal.
Tips pengelolaan Sistem Inventory
Berikut adalah beberapa tips pengelolaan sistem inventory:
1. Menentukan Tingkat Stok Optimal
Tingkat stok optimal adalah jumlah stok yang harus dimiliki perusahaan untuk memastikan bahwa stok tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Tingkat stok optimal dapat ditentukan dengan mempertimbangkan faktor seperti frekuensi permintaan, waktu pengiriman, biaya penyimpanan, dan biaya kelebihan stok.
Jika stok terlalu rendah, perusahaan akan mengalami masalah ketidakcukupan, sedangkan jika stok terlalu tinggi, perusahaan akan membuang uang pada penyimpanan yang tidak diperlukan. Oleh karena itu, penting untuk menentukan tingkat stok optimal untuk setiap produk dan memastikan bahwa stok tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi.
2. Menetapkan Target Pengendalian Stok
Target pengendalian stok adalah jumlah maksimal stok yang dapat dimiliki perusahaan untuk setiap produk. Ini membantu perusahaan memastikan bahwa mereka tidak menyimpan jumlah stok yang tidak perlu. Menetapkan target pengendalian stok juga membantu perusahaan memfokuskan pengendalian stok pada item yang paling penting dan memastikan bahwa mereka dapat memenuhi target tersebut.
3. Melakukan Analisis ABC
Analisis ABC adalah teknik untuk mengklasifikasikan item inventori berdasarkan nilai atau pentingannya. Dalam analisis ABC, item inventori diklasifikasikan menjadi tiga kategori: A, B, dan C. Item A adalah item inventori yang memiliki nilai tinggi dan penting bagi perusahaan, item B adalah item inventori yang memiliki nilai sedang, dan item C adalah item inventori yang memiliki nilai rendah. Ini membantu perusahaan menentukan prioritas dan memfokuskan pengendalian stok pada item yang paling penting.
4. Menetapkan Prosedur Pemantauan Stok
Prosedur pemantauan stok adalah cara yang digunakan perusahaan untuk memantau dan mengendalikan stok. Prosedur pemantauan stok harus jelas dan mudah diikuti oleh staf, dan harus memastikan bahwa data stok yang ada sesuai dengan kenyataan.
Menetapkan prosedur pemantauan stok yang jelas dan memastikan bahwa data stok selalu akurat akan membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat tentang pengendalian stok dan memastikan bahwa mereka selalu memiliki tingkat stok yang tepat.
5. Menggunakan Sistem Informasi Stok
Sistem informasi stok adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola dan memantau stok. Sistem informasi stok dapat membantu perusahaan mengetahui tingkat stok saat ini, memantau tren permintaan, dan memprediksi permintaan masa depan. Ini membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat tentang pengendalian stok dan memastikan bahwa mereka selalu memiliki tingkat stok yang tepat.
6. Melakukan Review Berkala
Review berkala adalah evaluasi teratur tentang sistem pengendalian stok. Ini membantu perusahaan menentukan apakah sistem pengendalian stok bekerja dengan baik dan apakah ada perbaikan yang diperlukan. Review berkala juga membantu perusahaan memastikan bahwa sistem pengendalian stok tetap relevan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
7. Melatih Staf
Melatih staf tentang bagaimana mengelola dan memantau stok sangat penting. Staf harus tahu bagaimana menentukan tingkat stok optimal, menetapkan target pengendalian stok, dan melakukan prosedur pemantauan stok dengan benar.
Ini membantu perusahaan memastikan bahwa sistem pengendalian stok berjalan dengan efisien dan memastikan bahwa perusahaan memiliki staf yang berkualitas yang dapat memastikan bahwa stok selalu tepat.
Dengan mempertimbangkan dan menerapkan semua tips ini, perusahaan dapat mengelola sistem inventori dengan baik dan memastikan bahwa mereka memiliki tingkat stok yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Contoh Sistem Inventory
Berikut beberapa contoh sistem inventory:
- Sistem inventory FIFO (First In First Out): Sistem ini menganggap bahwa barang yang datang pertama harus dikirimkan pertama. Sistem ini cocok untuk barang yang memiliki tanggal kadaluarsa atau barang yang memiliki nilai depresiasi.
- Sistem inventory LIFO (Last In First Out): Sistem ini menganggap bahwa barang yang datang terakhir harus dikirimkan pertama. Sistem ini cocok untuk barang yang memiliki harga yang fluktuatif.
- Sistem inventory ABC: Sistem ini membagi barang menjadi tiga kategori berdasarkan nilai atau tingkat penting. Kategori A adalah barang dengan nilai atau tingkat penting tinggi, kategori B adalah barang dengan nilai atau tingkat penting sedang, dan kategori C adalah barang dengan nilai atau tingkat penting rendah.
- Sistem inventory pergudangan: Sistem ini digunakan untuk memantau dan mengelola stok barang di gudang. Sistem ini membantu perusahaan memantau tingkat stok saat ini, memprediksi permintaan masa depan, dan membuat keputusan yang tepat tentang pengendalian stok.
- Sistem inventory just-in-time (JIT): Sistem ini memastikan bahwa barang baru tersedia tepat waktu saat dibutuhkan. Sistem ini mengurangi biaya stok dan memastikan bahwa perusahaan tidak memiliki stok berlebihan.
Ini hanyalah beberapa contoh sistem inventory. Perusahaan dapat memilih sistem yang paling cocok untuk bisnis mereka berdasarkan kebutuhan dan kondisi bisnis mereka.
Dengan mengelola sistem inventory dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki stok yang tepat saat dibutuhkan dan memastikan bahwa mereka tidak membayar lebih untuk barang yang tidak terpakai.
Selain itu, dengan menjaga tingkat stok yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dan mempertahankan reputasi mereka sebagai pemasok yang andal dan dapat diandalkan.