Daftar isi
Pengertian Knowledge Management
Knowledge management atau manajemen pengetahuan merupakan bidang interdisipliner dari bermacam bidang seperti sosiologi, ilmu informasi, manajemen, filsafat, ekonomi, teknik, dan lain sebagainya.
Knowledge management mendalami cara kerja sebuah organisasi berjalan secara efektif dengan mengimplementasikan aset pengetahuan. Melalui strategi tersebut maka dapat digunakan untuk menganalisis, mempertahankan, membagikan, meningkatkan, dan mengorganisir informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi.
Adapun tujuan knowledge management yaitu dapat membantu perusahaan mendapatkan wawasan dan pengetahuan tentang kegiatan operasional dan bisnis. Dengan demikian kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif memberi dampak positif terhadap suatu perusahaan atau organisasi.
Pengertian knowledge management menurut Prijosaksono dan Sembel (2002) adalah serangkaian proses yang terstruktur dalam memahami informasi yang telah dimiliki oleh suatu perusahaan dan mencari hal yang diperlukan oleh setiap karyawan di dalam perusahaan dan memberikan akses fasilitas apabila dibutuhkan.
Sedangkan menurut Ariani (2003) knowledge management dapat dipahami sebagai dukungan individu untuk menyampaikan informasi yang dimilikinya dengan cara menciptakan lingkungan dan sistem untuk mengorganisasikan, memahami, dan menyebarkan pengetahuan ke setiap perusahaan.
Definisi knowledge management dalam Widayana (2005) dapat dipahami sebagai suatu sistem yang dapat menciptakan, mendokumentasikan, mengklasifikasi, serta menyebarkan pengetahuan dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, pengetahuan dapat mudah digunakan kapanpun sesuai keperluan.
Jenis dan Sumber Knowledge Management
Knowledge management memiliki dua jenis yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge. Berikut penjelasan kedua jenis knowledge management tersebut.
1. Explicit Knowledge (Pengetahuan Eksplisit)
Explicit knowledge atau pengetahuan eksplisit merupakan suatu hal yang dapat disimbolkan dalam bentuk angka dan kata-kata, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual, dan lain sebagainya.
Jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Jenis ini juga dapat dipahami sebagai bentuk proses, metode, cara, dan pengalaman desain dari suatu produksi.
Explicit knowledge menjadi salah satu jenis knowledge management yang mudah ditemui dan ditransfer kepada orang lain dibandingkan dengan jenis knowledge management lainnya. Hal tersebut disebabkan karena jenis ini sulit untuk dibagi melalui ruang dan waktu.
2. Tacit Knowledge (Pengetahuan Implisit)
Tacit knowledge atau pengetahuan implisit merupakan salah satu jenis knowledge management yang bersumber dari dalam pikiran manusia yang tidak dapat dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan ada dalam benak orang-orang yang berada dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Jenis ini merupakan pengetahuan dari para pakar, baik secara individu maupun kelompok seperti masyarakat yang memiliki pengalaman. Jenis ini bersifat sangat personal dan tidak mudah untuk diinterpretasikan sehingga sulit untuk disampaikan kepada orang lain.
Tacit knowledge memiliki dua dimensi yakni dimensi teknis dan dimensi kognitif. Dimensi teknis bersifat informal dan mengandung prinsip teknis pengetahuan yang diperoleh berdasarkan pengalaman yang sulit dipahami dan diungkapkan.
Sedangkan dimensi kognitif terdiri dari mental, emosi, idealisme, persepsi, kepercayaan dan values yang sulit dijelaskan. Dimensi ini akan mempengaruhi pola pikir individu dalam menerima segala informasi yang ada di sekitarnya.
Teori Knowledge Management
Setelah memahami pengertian-pengertian mengenai knowledge management maka secara penerapan dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat berbeda-beda. Namun terdapat beberapa konsep atau teori yang dapat menitikberatkan knowledge management, berikut diantaranya.
- Terdapat usaha yang berorientasi pada peningkatan sistem kognisi antara organisasi atau perusahaan, individu, komputer, dan teknologi.
- Terdapat aset-aset pengetahuan yang dikelola, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, individu atau kelompok.
- Terdapat serangkaian proses pengadaan, pengelolaan, manajemen, penyimpanan, dan pemanfaatan pengetahuan yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu.
- Terdapat distribusi pengetahuan dan pengalaman baik melalui akses langsung ke database maupun melalui kolaborasi dari lingkungan internal atau eksternal pada perusahaan.
- Terdapat kreativitas dan pembaharuan dalam memproduksi pengetahuan baru.
Komponen Knowledge Management
Adapun komponen-komponen yang ada pada knowledge management yang perlu diketahui, diantaranya sebagai berikut.
1. People
People dapat diartikan sebagai orang yang memiliki pengetahuan, dapat mengelola sistem, serta berkomitmen terhadap proses strategi. Dalam membangun relasi antar orang maka dapat didukung dengan budaya sharing agar penyebaran pengetahuan dapat terbanguan sehingga menghasilkan suatu networks community.
2. Hasil
Hasil penerapan knowledge management dapat digunakan untuk landasan fundamental dalam proses penentuan keputusan. Contohnya yakni filosofi, tradisi, kebenaran, buku, sistem, prinsip, dan lain sebagainya.
3. Proses
Proses merupakan penyesuaian dari strategi, prinsip dan praktek untuk memastikan bahwa knowledge management berjalan dengan efektif pada saat diterapkan dalam suatu perusahaan atau organisasi.
4. Makna Data
Data maupun informasi yang telah dikumpulkan akan memiliki makna jika dihubungkan dengan konsep lainnya.. Hasilnya akan berupa konsep, cerita, gagasan, ide, dan lain sebagainya.
5. Teknologi
Teknologi memiliki peran penting sebagai pendukung dalam implementasi knowledge management yang dibutuhkan individu dengan kompetensi yang dimiliki pada saat digunakan. Teknologi juga berperan sebagai pendorong bagi suatu perusahaan untuk maju.
6. Bersifat Distrik
Knowledge management tidak akan memiliki makna apabila tidak diproses. Hal tersebut juga berlaku dalam jenis-jenis data lainnya, seperti tabel, kode, angka, kata, dan data tertentu lainnya.
7. Manajemen Informasi
Sekumpulan informasi akan lebih mudah dimengerti apabila telah melalui proses pengelolaan. Dengan begitu akan menghasilkan kerangka kerja yang bersifat struktural seperti teori, aksioma, fakta, dan cerita yang kompleks.
Siklus Hidup Knowledge Management
Siklus hidup knowledge management atau dapat disebut juga sebagai general knowledge model (GKM) terdiri dari empat klasifikasi. Berikut penjelasan keempat siklus hidup knowledge management tersebut.
1. Knowledge Creation
Knowledge creation atau penciptaan pengetahuan merupakan suatu proses dalam memproduksi pengetahuan baru, siklus ini dapat dilakukan dengan proses pengembangan, penemuan, dan pengumpulan pengetahuan.
2. Knowledge Retention
Knowledge retention atau penyimpanan pengetahuan merupakan suatu proses yang bertujuan untuk merawat dan pengambilan kembali pengetahuan yang telah ada.
3. Knowledge Transfer
Knowledge transfer atau pemindahan pengetahuan merupakan suatu proses yang digunakan untuk mendistribusikan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lainnya yang meliputi proses komunikasi, penerjemahan, perubahan, dan pemilahan.
4. Knowledge Utilization
Knowledge utilization atau pemanfaatan pengetahuan merupakan suatu proses yang berhubungan dengan fungsi pengetahuan yang telah ada.
Level Knowledge Management
Knowledge management memiliki beberapa tingkatan yang perlu diketahui. Berikut empat level Knowledge management.
1. Level Satu
Level satu atau dapat disebut juga dengan manajemen dokumen merupakan tahap mengelola isi informasi, mengorganisasikan, serta menyebarkan informasi. Individu dapat melakukan akses dan pencarian dokumen secara online dalam suatu database.
2. Level Dua
Selanjutnya level dia atau analisis data dan menerapkannya sehingga menjadi informasi. Individu dapat menyampaikan informasi ke sistem, membuat isi baru dan mengembangkan database pengetahuan. Selain itu, individu juga dapat membaca, mengunduh, melengkapi, dan mengirim dokumen ke tujuan yang dikehendaki.
3. Level Tiga
Pada level ini informasi akan dianalisis dan diimplementasikan menjadi suatu pengetahuan. Hal ini memerlukan pemahaman mengenai input dan output informasi untuk mendorong aktivitas perusahaan. Pengetahuan yang diciptakan oleh perusahaan melalui proses pemerolehan, distribusi, dan komunikasi.
4. Level Empat
Level terakhir adalah menganalisis pengetahuan dan menerapkannya sehingga membuat orang menjadi bijaksana. Enterprise intelligence dikembangkan dalam level ini dengan tujuan membangun jaringan pakar, interaksi, dan kinerja pendukung.
Manfaat Knowledge management
Knowledge management berperan penting terhadap kebutuhan suatu perusahaan dari mulai skala mikro hingga makro. Oleh karena itu, strategi ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut lima manfaat knowledge management yang perlu diketahui.
1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Perusahaan yang mengaplikasikan knowledge management dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal tersebut terjadi karena apabila seluruh karyawan dan individu di perusahaan mendapatkan informasi dengan cepat maka kualitas perusahaan akan meningkat pula.
Selain itu, kualitas pelayanan yang disediakan oleh perusahaan akan menjadi meningkat pula kepada konsumen atau pelanggan. Informasi yang mudah diperoleh oleh perusahaan mampu memperbaiki kualitas produk dan mampu memenuhi permintaan konsumen.
2. Efisien dalam Membuat Keputusan Bisnis
Perusahaan mampu membuat keputusan secara lebih efisien dan efektif apabila mengimplementasikan strategi knowledge management. Melalui strategi tersebut maka perusahaan akan mendapatkan akses pengalaman yang berbeda dan mempertimbangkan perspektif baru.
Penerapan knowledge management berguna bagi perusahaan untuk terus memberikan pengaruh positif terhadap pihak-pihak lain yang memiliki kepentingan yang berkaitan.
3. Dapat Menciptakan Perubahan dan Inovasi
Knowledge management dapat menjadi akses untuk memperoleh informasi dari seluruh aspek-aspek perusahaan dan membantu dalam proses inovasi serta perusahaan dengan lebih efektif. Hal ini juga akan berdampak positif bagi pertumbuhan dan perubahan pada perusahaan.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional pada Setiap Unit
Dengan menerapkan knowledge management maka perusahaan akan lebih mudah dalam mendapatkan informasi terbaru. Selain itu, dapat meningkatkan kinerja seluruh karyawan perusahaan dengan menerapkan kolaborasi antara knowledge management, teknologi dan SDM.
5. Mempermudah dalam Mengakses Informasi dan Pengetahuan
Knowledge management dapat mempermudah dalam mengumpulkan informasi yang digunakan untuk kepentingan di suatu perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja seluruh karyawan di perusahaan tersebut.
Contoh Knowledge Management
Berikut beberapa contoh knowledge management yang perlu diketahui.
1. File Penelitian
Perusahaan yang sedang mengembangkan produk baru akan melakukan penelitian lapangan mengenai kompetitor lain dan melakukan grup fokus untuk menggali informasi yang diperlukan dalam produk atau pasar antar perusahaan.
Informasi tersebut akan diinput dalam suatu database yang terisi dari data-data objektif mengenai potensi dan peluang penjualan pasar, serta menggambarkan aset dan proses yang dimiliki oleh pesaing lain yang dapat dimanfaatkan sebagai pemenuhan potensi penjualan dan kebutuhan pelanggan.
2. File Proyek Bersama
Kelompok karyawan dapat melakukan kerja secara kolaboratif dalam suatu proyek. Kelompok tersebut memiliki sistem file dan informasi bersama sehingga setiap individu atau karyawan dapat memiliki kesempatan untuk mengunggah dan memberi tanggapan mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan lainnya.
3. Database Feedback
Database feedback atau basis data umpan balik dapat dimiliki oleh suatu perusahaan dari pelanggan dan karyawan. Bahkan, seluruh anggota perusahaan atau organisasi akan mendapatkan masukan berupa feedbase ke dalam database.
Kebermanfaatan feedback dari pelanggan maupun karyawan adalah perusahaan atau organisasi dapat mengembangkan produk dan kualitas untuk pemenuhan kepuasan pelanggan dan karyawan, selain itu dapat menambah citra perusahaan menjadi lebih baik.