Daftar isi
Apa Itu Manajemen Pembelanjaan
Sebelum membahas mengenai manajemen pembelanjaan alangkah baiknya jika memahami pengertian pembelanjaan terlebih dahulu. Secara umum pembelanjaan adalah proses untuk membelanjakan uang.
Dalam bidang usaha pembelanjaan dapat diartikan proses atau aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan usaha untuk mendapatkan atau menggunakan dana perusahaan tersebut.
Berdasarkan pengertian tersebut manajemen pembelanjaan adalah aktivitas untuk merencanakan keperluan dana dan mengelola dana yang didapatkan perusahaan.
Manajemen pembelanjaan mengacu pada proses praktik bisnis dengan mengintegrasi dan mengotomatisasi aktivitas pembelanjaan perusahaan menggunakan dukungan perangkat lunak.
Tujuan dari manajemen pembelanjaan ini yaitu untuk mengoptimalkan nilai pengeluaran suatu perusahaan dengan mengelola alokasi dana secara efektif dan evisien. Selain itu manajemen pembelanjaan juga dapat membantu proses mitigasi resiko dalam keuangan perusahaan.
Manajemen pembelanjaan juga sangat penting karena memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan diantaranya dapat mengingkatkan produktifitas dan efisiensi, melakukan negosiasi dengan lebih baik, berpeluang untuk menghemat biaya dan untuk memitigasi potensi resiko.
Jenis Manajemen Pembelanjaan
Berdasarkan pada pengertiannya manajemen pembelanjaan merupakan proses merencanakan hingga mengelola dana. Untuk itu pembelanjaan sendiri dapat dibagi menjadi beberapa kategori.
Pembelanjaan berdasarkan aktivitas yang mana terbagi menjadi dua jenis yaitu pembelanjaan aktif dan pembelanjaan pasif. Kemudian pembelanjaan berdasarkan sumber dana yang juga terdiri dari dua jenis yaitu pembelanjaan internal dan pembelanjaan eksternal.
- Pembelanjaan Aktif
Pembelanjaan aktif merupakan kegiatan dalam menggunakan dana perusahaan untuk keperluan produksi usaha. Penggunaan dana ini meliputi aktiva lancar, aktiva tetap dan aktiva lain.
Beberapa contoh pembelanjaan aktif ini antara lain untuk pembelian alat produksi, gedung, mesin dan investasi dalam hal lain.
- Pembelanjaan Pasif
Pembelanjaan pasif dapat diartikan sebuah kegiatan untuk mendapatkan dana. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu aktivitas manajemen pembelanjaan yaitu usaha untuk mendapatkan dana.
Pembelanjaan pasif biasanya didapatkan oleh investor, untuk itu perusahaan perlu berusaha agar mendapatkan kepercayaan dari investor tersebut. Yang mana pada prosesnya pembelanjaan pasif relatiif lebih sulit dibandingkan dengan pembelanjaan aktif.
- Pembelanjaan Internal
Pembelanjaan internal merupakan pembelanjaan yang mana sumber dana berasal dari dalam perusahaan yang dihasilkan perusahaan itu sendiri. Pada pembelanjaan internal juga termasuk dalam penggunaan aktiva tetap yaitu nilainya dapat berubah bahkan menyusut dari waktu ke waktu.
- Pembelanjaan Eksternal
Jika pembelanjaan internal mendapatkan sumber dana dari dalam perusahaan, sebaliknya pembelanjaan eksternal merupakan pembelanjaan yang mendapatkan sumber dana dari luar perusahaan tersebut. Sumber dana yang dimaksud misalkan dari investor, kepemilikan saham atau kreditur.
Tips Mengelola Manajemen Pembelanjaan
Karena manajemen pembelanjaan merupakan hal yang tidak terisolasi dan juga hal yang sangat penting terkait proses bisnis suatu perusahaan. Misalkan estimasi dana yang sudah diperkirakan namun modal yang didapat tidak sesuai.
Tentunya hal ini akan mempengaruhi aktifitas produksi menjadi tidak maksimal dan keuntungan pun menurun. Untuk itulah strategi manajemen pembelanjaan menjadi sangat penting bahkan tak jarang perusahan memanfaatkan teknologi terkini untuk membantu proses manajemen pembelanjaan ini.
Contoh kasus lain yaitu kegagalan dalam memperkirakan biaya persediaan. Sehingga biaya penyimpanan menjadi meningkat begitu juga biaya pemeliharaan, kualitas barang yang menurun dan perputaran modal menjadi lambat.
Beberapa tips berikut dapat diterapkan untuk dapat meningkatkan proses pengelolaan pembelanjaan perusahaan.
- Identifikasi Pengeluaran
Melakukan identifikasi sumber pengeluaran merupakan langkah pertama untuk melakukan pengelolaan dana menjadi optimal. Identifikasi ini meliputi pengeluaran langsung dan pengeluaran tidak langsung.
Proses ini bisa jadi proses yang panjang karena terkait dengan pengumpulan pesanan, tanda terima barang, faktur dan juga data pembayaran. Namun langkah ini dapat terbantu dengan adanya perangkat lunak manajemen pembelanjaan sehingga data pengeluaran dapat dicatat secara digital dan real time.
- Pusatkan Data Pengeluaran
Setelah mengidentifikasi sumber pengeluaran diperlukan pemusatan data pengeluaran. Sehingga dengan langkah ini sumber pengeluaran dapat digolongkan dan dapat diprioritaskan sesuai dengan keperluan perusahaan.
- Verifikasi
Data yang sudah dikumpulkan perlu dilakukan verifikasi agar jika suatu saat data ini akan digunakan maka data yang sudah dikumpulkan tersebut merupakan data yang benar-benar akurat. Proses verifikasi data ini memerlukan sejumlah langkah kerja seperti memastikan ejaan dengan benar, kemungkinan data terduplikasi dan memastikan satuan pembelanjaan yang digunakan sama.
- Kategori Pembelanjaan
Karena biaya yang dikeluarkan untuk beragam keperluan sehingga penting untuk membuat kategori untuk masing – masing pembelanjaan. Misalkan pembelanjaan untuk bahan baku, pembelanjaan untuk iklan, gaji dan yang lainnya.
Dengan pengelompokan ini kedepannya akan membantu memahami informasi pengeluaran dan dapat terlihat pengeluaran paling besar dan paling kecil dari kategori tersebut.
Penutup
Dari pembahasan mengenai manajemen pembelanjaan ini dapat disimpulkan bahwa manajemen pembelanjaan memang tidak sesederhana pengertian secara umumnya. Melainkan pada prosesnya diperlukan langkah yang krusial untuk menghasilkan pengelolaan pembelanjaan yang optimal.
Untuk itu biasanya posisi pekerjaan dalam bidang ini umumnya memiliki jabatan yang penting dan mendapatkan gaji yang tinggi sesuai dengan tanggung jawab yang besar bagi suatu perusahaan.
Namun saat ini terdapat perangkat lunak untuk membantu aktifitas manajemen pembelanjaan. Sehingga dengan memanfaatkan perangkat lunak ini dapat mempermudah proses pengelolaan pembelanjaan suatu perusahaan.