Daftar isi
Nota kontan sering dipakai sebagai tanda bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli secara langsung tanpa perantara. Nota kontan umumnya menggunakan dokumen fisik tertulis yang dibubuhi tanda tangan penjual dan pembeli, namun saat ini sudah banyak juga yang membuat nota kontan online.
Dalam ulasan berikut ini akan dijelaskan secara detail tentang apa itu nota kontan, fungsi nota kontan, komponen nota kontan, cara membuat nota kontan, cara mengisi nota kontan, serta contoh nota kontan. Simak selengkapnya dalam uraian berikut!
Apa itu Nota Kontan?
Nota kontan merupakan bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pihak pembeli setelah melakukan proses pelunasan atas pembelian barang atau jasa. Jadi ketika nota kontan dikeluarkan artinya kedua belah pihak sudah tidak ada sangkut paut utang piutang lagi.
Nota kontan umumnya dibuat beberapa rangkap, nota asli akan diberikan kepada pembeli sedangkan nota salinannya disimpan oleh pihak penjual untuk disimpan sebagai catatan transaksi atau arsip penjualan.
Untuk beberapa kasus, nota kontan juga sering dipakai untuk bukti pembayaran dalam proses pengajuan pinjaman atau kredit. Nota kontan yang diterbitkan oleh perusahaan bisa dipakai sebagai dasar untuk mengajukan pinjaman.
Fungsi Nota Kontan
Nota kontan memiliki banyak fungsi, secara umum nota kontan bisa digunakan sebagai bukti transaksi bisnis antara kedua belah pihak yang melakukan transaksi penjualan dan pembelian barang atau jasa.
Namun, ada beberapa fungsi nota kontan yang juga penting untuk diketahui, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Nota kontan untuk koreksi harga
Nota kontan bisa digunakan oleh penjual dan pembeli apabila sewaktu-waktu ada kesalahan pada harga barang atau jasa yang dijual. Terkadang pembeli akan mengecek ulang nota-nota transaksi ketika sudah sampai di rumah, dengan adanya nota kontan jika ada kesalahan terkait harga maka pembeli memiliki dokumen resmi untuk mengajukan komplain pada penjual.
- Nota kontan untuk koreksi barang
Fungsi lain dari nota kontan adalah untuk koreksi barang. Nota kontan bisa dimanfaatkan sebagai alat pengecekan ulang ketika sedang mencocokkan jumlah barang yang dikeluarkan oleh penjual dengan jumlah barang dalam gudang yang tersedia.
- Nota kontan sebagai bukti transaksi
Fungsi utama dari nota kontan memang sebagai bukti transaksi untuk kedua belah pihak yang melakukan proses jual-beli barang atau jasa. Antara pihak pembeli dan penjual, keduanya sama-sama membutuhkan nota kontan sebagai dokumen pendukung masuk atau keluarnya anggaran kas perusahaan.
Komponen Nota Kontan
Komponen nota kontan bisa bervariasi tergantung dari jenis bisnis dan kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, umumnya nota kontan berisi komponen-komponen berikut ini!
- Tanggal transaksi pembayaran tunai dilakukan.
- Nama atau identifikasi penjual atau perusahaan yang menerima pembayaran.
- Alamat Penjual: Alamat penjual atau alamat tempat transaksi dilakukan.
- Keterangan dan deskripsi singkat barang atau jasa yang dibeli. Yaitu mencakup merek, tipe, kuantitas, dan informasi lain tentang barang atau jasa yang dijual.
- Jumlah uang yang dibayarkan oleh pembeli kepada penjual. Untuk menghindari bias, komponen ini dituliskan dengan menggunakan huruf serta angka.
- Metode pembayaran yang digunakan, misalnya uang tunai atau menggunakan e-money.
- Tanda tangan pihak penjual atau perwakilan resmi yang mengesahkan transaksi.
- Tanda tangan pihak pembeli sebagai tanda bahwa pembayaran telah diterima.
- Nomor Referensi Transaksi yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi transaksi yang dilakukan di kemudian hari.
- Informasi tambahan tentang kebijakan pengembalian, garansi, atau informasi penting lainnya terkait transaksi.
- Beban pajak yang dikenakan pada transaksi tunai.
- Mencantumkan potongan diskon jika ada promo yang berlaku.
- Total Pembayaran Setelah Diskon dan Pajak.
Cara Membuat Nota Kontan
Ada banyak cara untuk membuat nota kontan, yang paling umum digunakan adalah nota kontan berbentuk fisik yang bisa didapatkan atau dibeli di toko peralatan tulis. Namun seiring berkembangnya teknologi, nota kontan juga bisa dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi pembuat nota.
Berikut adalah penjelasan lengkapnya!
- Nota kontan siap pakai
Nota kontan siap pakai sebenarnya tidak perlu dibuat, nota ini sudah tersedia secara fisik di toko buku atau toko perlengkapan alat tulis. Dengan menggunakan nota kontan siap pakai, pihak penjual hanya perlu mengisi kolom-kolom yang disediakan.
- Nota kontan menggunakan Microsoft Excel
Jika ingin membuat nota kontan menggunakan Microsoft Excel, nota kontan bisa dibuat secara otomatis dengan membuat tabel harga barang sebelumnya. Daftar harga barang ini kemudian diproses dengan menggunakan rumus Microsoft Excel hingga menghasilkan nota kontan yang terintegrasi dengan inventory barang yang dimiliki perusahaan.
- Nota kontan menggunakan aplikasi
Cara paling mudah membuat nota kontan adalah dengan menggunakan aplikasi atau software bisnis, ada banyak aplikasi yang menyediakan pembuatan nota kontan yang terintegrasi dengan manajemen inventori, misalnya seperti E-Nota, Invoice Maker, Youtap, dan lainnya.
Cara Mengisi Nota Kontan
Cara mengisi nota kontan tidaklah sulit, banyak nota kontan siap pakai yang tersedia di pasaran dengan template isian yang sudah lengkap.
Cara mengisinya bisa dengan menuliskan keterangan transaksi jual-beli yang dilakukan oleh perusahaan dan konsumen, pertama dengan membubuhkan tanggal dan nomor nota di bagian atas.
Kemudian tuliskan jumlah barang, harga satuan, dan totalkan keseluruhan transaksi dengan memberikan keterangan lengkap tentang ukuran dan kode barang, diskon yang berlaku, serta keterangan penting lainnya.
Setelah itu, lengkapi nota kontan dengan memberikan tanda tangan penjual, cap milik perusahaan, dan jika diperlukan lengkapi juga dengan tanda-tangan pembeli di bagian bawah nota kontan.
Contoh Nota Kontan
Berikut adalah contoh nota kontan yang bisa menjadi referensi sebagai bukti transaksi jual beli!
1. Contoh nota kontan 1
2. Contoh nota kontan 2
3. Contoh nota kontan 3
4. Contoh nota kontan 4
Nah, itu dia informasi lengkap tentang nota kontan, mulai dari apa itu nota kontan, fungsi nota kontan, komponen nota kontan, cara membuat nota kontan, cara mengisi nota kontan, serta contoh nota kontan. semoga ulasan di atas bisa bermanfaat!