Daftar isi
Bukti transaksi merupakan salah satu yang diperlukan dalam bisnis. Baik bisnis besar maupun kecil, memerlukannya sebagai bukti adanya suatu transaksi yang nantinya akan dibutuhkan dalam pencatatan laporan keuangan. Sebab transaksi merupakan sebuah kegiatan yang membuat terjadinya perubahan pada faktor finansial pada bisnis. Baik itu perubahan dalam penambahan ataupun pengurangan nilai atau jumlah finansial tersebut.
Perubahan finansial tentunya berpengaruh pada kondisi keuangan bisnis atau perusahaan. Dengan kondisi keuangan yang ada, suatu perusahaan dapat membuat kebijakan atau rencana bisnis selanjutnya. Oleh karena itu, pencatatan atau laporan keuangan yang baik sangat dibutuhkan. Dan tentu saja, supaya laporan keuangan dapat dipertanggungjawabkan, sangat diperlukan adanya bukti transaksi.
Di bawah ini penjelasan lengkap tentang bukti transaksi:
Apa itu Bukti Transaksi?
Bukti transaksi adalah sebuah dokumen atau bukti yang mencatat kegiatan transaksi yang terjadi di suatu bisnis atau perusahaan. Bukti transaksi ini sangat penting untuk mencegah terjadinya permasalahan keuangan pada perusahaan di masa yang akan datang. Dengan adanya bukti transaksi, setiap transaksi yang terjadi dapat dipertanggungjawabkan, sebab akan jelas pihak yang harus mempertanggungjawabkan transaksi tersebut.
Bukti transaksi menjadi pegangan yang dapat mempermudah tim akuntan perusahaan ketika menyusun laporan keuangan. Laporan keuangan akan dapat dibuat dengan baik. Perselisihan dan kesalahan pencatatan keuangan akan dapat dihindari.
Selain itu, bukti transaksi bertujuan agar informasi sumber finansial bisnis atau perusahaan secara mendetail. Dapat pula menunjukkan potensi keuntungan perusahaan ke depannya. Sangat banyak peranan dan manfaat dari bukti transaksi bagi suatu bisnis atau perusahaan.
Jenis Bukti Transaksi
Secara umum, jenis bukti transaksi dibagi menjadi dua kategori. Dua jenis bukti transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
- Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi Internal yaitu bukti transaksi yang berasal dari dalam bisnis atau perusahaan. Transaksi internal biasanya terjadi karena adanya keperluan internal perusahaan dan dilakukan oleh pihak perusahaan itu sendiri . Transaksi itu dibuat ataupun dikeluarkan oleh perusahaan atas dasar kebutuhan perusahaan.
Contoh bukti transaksi internal seperti:
- Memo yang diberikan oleh pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor
- Penyusutan aset perusahaan yang mengakibatkan adanya perubahan nilai finansial perusahaan
- Kebutuhan-kebutuhan untuk kantor atau kebutuhan yang ada dalam perusahaan
- Bukti Transaksi Eksternal
Bukti transaksi eksternal adalah sebuah catatan yang menyatakan tentang suatu kegiatan transaksi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak lain atau pihak luar perusahaan. Bisa juga dikatakan bahwa bukti transaksi eksternal ini merupakan suatu aktivitas transaksi yang terjalin antar perusahaan satu dengan perusahaan yang lain. Yaitu transaksi antara perusahaan dengan pihak luar atau pihak ketiga.
Perbedaan bukti transaksi eksternal dengan bukti transaksi internal adalah bukti transaksi eksternal diperoleh karena perusahaan melakukan akad transaksi jual beli dengan bisnis atau perusahaan lain atau dari pihak ketiga. Sedangkan transaksi internal, transaksi dilakukan oleh pihak perusahaan sendiri. Transaksi eksternal juga bisa saja terjadi antara perusahaan dengan pihak ketiga atau perusahaan lain yang jumlahnya lebih dari satu. Contoh dari dokumen bukti eksternal misalnya kuitansi, faktur, juga nota kredit.
Pihak ketiga bisa individu maupun badan usaha yang menjalin kerjasama serta memiliki kepentingan tertentu dengan bisnis atau perusahaan. Pihak ketiga mencakup vendor, supplier, distributor, partner bisnis, reseller, dan agen.
Transaksi eksternal akan terjadi antara pihak perusahaan pada umumnya terjadi sebagai pertukaran sumber daya yang dimiliki oleh pihak-pihak tersebut. Transaksi tersebut akan melibatkan keuangan perusahaan.
Fungsi Bukti Transaksi
Fungsi bukti transaksi di antaranya sebagai berikut:
- Memberikan informasi secara rinci dan detail tentang perubahan finansial pada perusahaan atau bisnis, yang dikarenakan atas terjadinya suatu kegiatan yang disebut transaksi
- Mengetahui pihak atau siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi yang sudah terjadi
- Mengetahui informasi yang berkaitan dengan sumber-sumber finansial, seperti modal perusahaan, dan kewajiban yang harus dibayarkan oleh perusahaan
- Membantu pihak perusahaan untuk dapat memperkirakan potensi keuntungan bisnis di masa depan
- Merupakan sumber informasi yang berhubungan dengan laporan bisnis atau perusahaan
- Menghindari terjadinya kesalahan alam pencatatan laporan keuangan perusahaan, baik berupa selisih, duplikasi atau kesalahan lainnya
- Memastikan keaslian dan keabsahan atau validitas suatu transaksi yang terjadi
Tujuan Bukti Transaksi
Adanya pencatatan transaksi dalam bentuk sebuah bukti transaksi memiliki tujuan. Tujuan bukti transaksi antara lain:
- Untuk menghasilkan informasi mengenai perubahan sumber finansial secara mendetail agar dapat memudahkan pihak tim akuntan dalam membuat pencatatan laporan keuangan perusahaan
- Untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan yang relevan kepada pihak-pihak yang berkepentingan atau pengguna laporan keuangan perusahaan
- Dapat menjadi dokumen yang akan dijadikan sebagai acuan apabila nantinya terjadi masalah yang tidak diharapkan
- Untuk dapat mengetahui pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab atas suatu aktivitas transaksi yang terjadi sehingga setiap transaksi akan dipertanggungjawabkan oleh pihak yang semestinya
Contoh Bukti Transaksi
Berikut ini macam-macam bukti transaksi:
- Nota Kredit
Nota kredit merupakan sebuah dokumen yang menyatakan bahwa ada pengurangan piutang usaha. Pengurangan piutang usaha tersebut biasanya dikarenakan terdapat pengembalian barang dagang yang dilakukan pembeli, atau dapat pula karena terjadinya penurunan harga. Pengembalian barang oleh pembeli dan penurunan harga ini dapat terjadi sebab adanya ketidaksesuaian atau kerusakan barang, dan atau terdapat perbedaan kualitas barang dari ekspektasi pembeli.
Nota kredit diberikan atau dikeluarkan oleh penjual sebagai persetujuan atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli. Pengurangan harga ini akibat dari barang yang pembeli terima terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian dengan pesanan pembeli. Dengan demikian, nota kredit ini ditandatangani oleh penjual dengan tujuan untuk pengurangan piutang usaha yang nantinya akan ditagihkan kepada pembeli.
- Nota Debet
Nota debet adalah sebuah bukti transaksi yang berupa permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual. Isi dari nota debet yaitu informasi yang memberikan pernyataan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan, misalnya karena barang rusak.
Nota debet merupakan sebuah dokumen yang menjadi bukti sebagai pengurangan utang usaha, biasanya dikeluarkan karena adanya pengembalian barang dagang oleh pembeli, atau bisa juga karena adanya penurunan harga barang tersebut.
Nota debet biasanya terdiri dari 2 salinan. Satu lembar merupakan pegangan pembeli, dan lembar satunya lagi dipegang penjual. Nota debet akan dikembalikan apabila barang sudah kembali kepada pembeli.
- Nota Kontan
Nota kontan adalah sebuah dokumen sebagai bukti transaksi atas pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli terhadap penjualan barang yang dibayar secara tunai. Nota kontan dikeluarkan ketika pembeli telah melakukan pelunasan terhadap barang yang dibeli dalam pembelian langsung.
Nota kontan dibuat dalam minimal dua rangkap. Nota asli akan diberikan kepada pembeli, sedangkan salinannya dipegang oleh penjual sebagai arsip.
- Faktur atau Invoice
Faktur atau invoice adalah berkas atau dokumen tertulis yang berkenaan dengan barang yang dijual, baik jumlah barang dan juga harganya. Biasanya faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Faktur dapat digunakan oleh pembeli untuk meneliti semua barang yang dibeli.
Faktur biasanya memuat informasi secara detail mengenai nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pesanan, syarat pembayaran, keterangan barang seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang, serta jumlah harga. Fungsinya untuk menjadi media pencatatan atas setiap barang yang dideskripsikan sesuai dengan kondisinya.
- Kuitansi
Kuitansi adalah bukti transaksi yang dibuat ketika penerimaan sejumlah uang. Fungsinya sebagai bukti tanda terima uang. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
Kuitansi terdiri atas dua rangkap. Satu rangkap kuitansi dipegang oleh pihak yang membayar atau memberikan uang. Sementara yang satu lagi dipegang oleh pihak yang menerima pembayaran/uang.
- Cek
Cek merupakan bukti tercatat yang berisi sebuah perintah atau permintaan pembayaran yang dibuat oleh pemilik rekening pada sebuah bank. Cek dibuat agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang sesuai dengan yang tertulis terhadap pembawa cek tersebut.
Fungsi lain dari cek adalah untuk mengambil uang yang terdapat pada rekening giro juga sebagai sebuah nilai tukar selain mata uang.
- Bilyet Giro
Bilyet giro adalah sebuah surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah yang terdapat di suatu bank ke rekening penerima yang namanya tertulis di bilyet giro bank yang sama ataupun bank yang lain.
Bilyet giro sering dikatakan dan dianggap sebagai kebalikan dari cek. Hal ini karena fungsi cek dan bilyet giro berbeda dan bertolak belakang satu sama lain.
- Memo
Memo adalah sebuah catatan atau tulisan singkat, padat, dan jelas yang mudah dipahami. Pada umumnya terdiri dari maksimal sepuluh baris saja, tidak boleh lebih. Isinya berupa pesan yang sederhana serta langsung pada topik pembicaraan.
Unsur-unsur pada sebuah memo hampir sama dengan unsur-unsur yang biasa terdapat dalam penulisan surat resmi. Sebagai perbedaannya terletak pada jumlah kata saja. Jumlah kata pada memo jauh lebih sedikit dibandingkan jumlah kata pada surat resmi.
Beberapa unsur yang biasanya terdapat dalam penulisan memo di antaranya:
- Nomor memo
- Tanggal
- Nama pengirim
- Nama penerima
- Subjek memo
- Isi memo
Memo termasuk ke dalam jenis bukti transaksi internal. Contoh memo seperti pesan dari atasan untuk pihak akuntan agar mencatat dan mempersiapkan gaji karyawan yang sudah harus dibayar pada akhir periode tertentu.
- Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah dokumen yang berhubungan dengan pengeluaran kas atau pembayaran. Misalnya membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala kebutuhan kantor. Bukti kas keluar ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan.
Bukti kas keluar bisa digunakan oleh akuntan untuk membuat dan menyusun pencatatan laporan keuangan perusahaan dalam jumlah yang kecil.
- Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah sebuah bukti transaksi berupa dokumen tertulis berkaitan dengan penerimaan kas atau pemasukan uang. Biasanya bukti kas masuk digunakan oleh pihak internal perusahaan saja untuk data pengarsipan.
Kas masuk yang dimaksud dapat berasal uang tunai yang dibayarkan konsumen baik berupa cicilan, bunga, jenis investasi, dan lain-lain.
- Bukti Setoran Bank
Bukti setoran bank adalah catatan transaksi berupa lembaran slip setoran yang disediakan pihak bank untuk digunakan ketika nasabah melakukan setoran uang ke bank. Setoran yang dimaksud bisa untuk tabungan ataupun investasi.
Rekening koran adalah bukti mutasi kas di bank yang dicatat atau disusun oleh bank untuk nasabah. Bukti ini digunakan untuk penyesuaian pencatatan antara saldo kas berdasarkan catatan perusahaan dan saldo kas berdasarkan catatan bank.