Pernah mendengar istilah otomatisasi kantor? Menurut pengertiannya, otomatisasi kantor adalah penggunaan sistem informasi untuk memudahkan komunikasi secara formal maupun informal yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas suatu perusahaan.
Seiring dengan perkembangan teknologi, era otomatisasi perkantoran dengan penggunaan komputer untuk perkantoran mulai beredar.
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor mengacu pada integrasi fungsi kantor yang biasanya terkait dengan pengelolaan informasi. Ada banyak alat yang digunakan untuk mengotomatisasi fungsi kantor dan penyebaran prosesor elektronik di dalam komputer serta di dalam mesin fotokopi dan printer merupakan pusat kemajuan terbaru dalam otomatisasi kantor.
Penyimpanan data mentah, transfer data elektronik, dan pengelolaan informasi bisnis elektronik terdiri dari aktivitas dasar sistem otomasi kantor.
Sejarah modern otomatisasi kantor dimulai dengan mesin tik dan mesin fotokopi, yang sebelumnya mekanisasi tugas-tugas manual. Hari ini, bagaimanapun, otomatisasi kantor semakin dipahami sebagai istilah yang mengacu tidak hanya pada mekanisasi tugas tetapi juga konversi informasi ke bentuk elektronik.
Munculnya komputer pribadi merevolusi otomatisasi kantor, dan hari ini, sistem operasi populer dan antarmuka pengguna mendominasi sistem komputer kantor. Revolusi ini begitu lengkap, dan telah merambah begitu banyak bidang bisnis, sehingga hampir semua bisnis menggunakan setidaknya satu aplikasi bisnis komputer komersial dalam aktivitas sehari-hari.
Bahkan perusahaan terkecil pun biasanya menggunakan teknologi komputer untuk memelihara catatan keuangan, informasi persediaan, catatan penggajian, dan informasi bisnis terkait lainnya.”Teknologi tempat kerja yang dimulai sebagai alat bisnis praktis (tetapi masih opsional) pada 1980-an berkembang menjadi persyaratan prioritas tinggi pada 1990-an,” rangkum Stanley Zarowin dalamJurnal Akuntansi .
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran juga memiliki tujuan sebagai berikut:
- Penggabungan penerapan teknologi
- Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan kantor
- Meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja
- Memberikan kemampuan kepada manajemen untuk dapat menyelesaikan masalah dengan kantor yang lebih baik
- Mampu memberikan data yang akurat sehingga memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis yang tepat
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
- Peningkatan akurasi
Manusia membuat kesalahan, sistem otomatis yang diterapkan dengan benar tidak. Kesalahan manusia tidak hanya tidak efisien karena harus dikoreksi dan menyebabkan penundaan produktivitas, tetapi juga bisa mahal. Misalnya, menambahkan terlalu banyak digit saat membayar karyawan atau vendor. Kesalahan serius dapat menyebabkan masalah keamanan dan kepatuhan, berpotensi denda dan penalti. Sistem otomasi kantor membatasi campur tangan manusia dalam transfer data, yang meminimalkan terjadinya kesalahan. - Mengurangi biaya
Dengan mengotomatiskan proses bisnis yang kompleks, organisasi tidak perlu berinvestasi sebanyak mungkin untuk merekrut untuk tugas-tugas tersebut. Akibatnya, biaya operasional lebih rendah, sementara produktivitas dan margin keuntungan jauh lebih tinggi. - Mengurangi waktu dan sumber daya
Melalui otomatisasi, organisasi dapat mencapai lebih banyak dengan lebih sedikit. Dengan menghilangkan proses yang membosankan dan memakan waktu, karyawan dapat menghabiskan waktu mereka untuk tugas-tugas bernilai lebih tinggi. Misalnya, kembali ke manfaat tanpa kertas yang populer, dengan perangkat lunak otomatisasi kantor, karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan dokumentasi penting, memasukkan informasi itu, atau mengarsipkan salinan kertas yang banyak. Sistem melakukannya untuk mereka. Faktanya, 78% pemimpin mengantisipasi otomatisasi dapat membebaskan 3 jam sehari dari waktu karyawan. - Penyimpanan dan pengelolaan data
Sistem otomatisasi kantor menyederhanakan penyimpanan data sambil memberi organisasi kemampuan untuk memantau dan mengontrol data melalui sistem manajemen dokumen elektronik. Fitur umum termasuk hal-hal seperti manajemen tugas dan sistem pengingat, serta akses mudah ke informasi oleh pemangku kepentingan utama. - Wawasan data dan keputusan yang lebih tepat
Sistem otomatisasi kantor memberi organisasi akses ke kumpulan data besar, laporan, dan analitik. Akses ke data memungkinkan keputusan yang lebih tepat. Selain itu, dengan menganalisis data dan indikator kinerja utama, organisasi dapat menerapkan peningkatan pada proses mereka untuk menghilangkan kemacetan dan inefisiensi lainnya. Melalui peningkatan proses bisnis , organisasi mengoptimalkan kinerja, meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka, dan memastikan tingkat kepatuhan yang lebih tinggi. Kemampuan untuk meningkatkan proses bisnis inilah yang membedakan sistem otomasi kantor dari teknologi otomasi sedikit demi sedikit.
Aplikasi yang digunakan dalam Otomatisasi Perkantoran
Salah satu sistem informasi yang dapat mengotomatisasi kerja sistem perusahaan adalah perangkat lunak yang biasa dikenal dengan Software ERP seperti Acumatica ERP atau SAP Business One.
Kedua software ini merupakan software yang dapat digunakan sebagai sistem informasi yang dapat mengotomatisasi sistem kerja perusahaan dan membuat proses kerja di berbagai aspek perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif
Sistem Otomatisasi Perkantoran
- Memutuskan apa yang akan diotomatisasi
Sebelum menerapkan sistem otomatisasi kantor, organisasi perlu meluangkan waktu untuk melihat proses spesifik mana yang perlu diotomatisasi. Mulailah dengan melihat alur kerja yang ada untuk mendapatkan pemahaman tentang proses, pemangku kepentingan, dan sumber daya yang terlibat. Salah satu cara termudah untuk memeriksa alur kerja Anda adalah melalui pemetaan proses. Pemetaan proses bisnis melibatkan pembuatan representasi visual dari proses kerja untuk menentukan apa yang dilakukan organisasi, bagaimana melakukannya, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Banyak proses dalam suatu organisasi tidak didokumentasikan. Dengan membuat penggambaran visual, pemangku kepentingan dapat mengidentifikasi hambatan dalam alur kerja dan tugas yang perlu disederhanakan. Membuat peta proses itu sederhana dengan fitur-fitur pemodel proses drag and drop dari perangkat lunak manajemen proses bisnis terkemuka di industri . - Fitur utama dari sistem otomatisasi kantor
Ada banyak aplikasi dan program perangkat lunak yang menjanjikan peningkatan efisiensi melalui otomatisasi. Namun, seperti yang telah kita bahas di atas, mencapai efisiensi organisasi melalui sistem otomatisasi kantor membutuhkan lebih dari sekadar mengunduh beberapa aplikasi.
Contoh Otomatisasi Perkantoran
Mempekerjakan adalah salah satu tugas terberat dan paling penting untuk bisnis apa pun—tetapi memilah-milah lautan aplikasi dapat membuat profesional SDM Anda tetap terikat di meja mereka selama berhari-hari, atau bahkan berminggu-minggu.
Alat perekrutan otomatis dapat membaca aplikasi dengan kecepatan luar biasa, mencari kata kunci spesifik untuk mengidentifikasi kandidat terbaik dari ribuan aplikasi dengan cepat. Menurut CareerBuilder, 71% pengusaha mengatakan perangkat lunak pelacakan pelamar otomatis membantu meningkatkan pengalaman kandidat.
Alat perekrutan otomatis seperti Mya, Smashfl , dan BreezyHR menggunakan AI untuk secara signifikan mengurangi waktu perekrutan dan mempercepat proses penyaringan.
Tetapi ada beberapa risiko. Sistem otomatis terkadang dapat terlalu menekankan kata kunci, menyebabkan mereka kehilangan pelamar yang memenuhi syarat—dan bahkan mengakibatkan beberapa pelamar mencoba menipu sistem.
Profesor SDM di Wharton, Peter Capelli mengatakan penting untuk meminta vendor Anda menunjukkan (bukan hanya memberi tahu) Anda bagaimana layanan mereka mendapatkan karyawan yang tepat.
Kesimpulan Pembahasan
Jika Anda tergolong kelompok yang masih dengan pemikiran bahwa kantor Anda otomatis, padahal sebenarnya hanya digital, Saatnya untuk meningkatkan alur kerja Anda dan mengambil lompatan menuju otomatisasi kantor.
Kantor yang mengotomatisasi dapat menghemat banyak waktu dan uang dan membiarkan tenaga kerja mereka fokus pada hal-hal yang benar-benar membawa nilai bagi perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, otomatisasi kantor dapat menyebabkan penghematan dalam 2 aspek, yaitu : waktu, dan uang.