Daftar isi
Pada proses berjalannya bisnis, ada rentetan transaksi yang menyebabkan perusahaan memiliki beberapa siklus dalam laporan keuangan yang mereka miliki, seperti siklus perputaran arus kas dan siklus pengeluaran.
Dalam penjelasan di bawah ini akan dibahas secara khusus apa itu siklus pengeluaran, dan uraian detail mengenai tujuan, komponen, contoh, dan tips bagaimana mengelola siklus pengeluaran.
Siklus pengeluaran merupakan salah satu bagian dari siklus bisnis yang ada dalam laporan keuangan perusahaan yang berkaitan erat dengan siklus pendapatan, siklus produksi, siklus manajemen sumber daya, dan siklus pembiayaan.
Jadi, secara singkat siklus pengeluaran merupakan segala aktivitas yang berkaitan dengan pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan untuk kebutuhan pembayaran barang yang dipakai untuk operasional perusahaan.
Saat ada satu siklus yang tidak berjalan dengan baik, maka akan berpengaruh terhadap siklus bisnis lainnya.
Misalnya saat terjadi siklus pengeluaran yang terhambat maka bahan baku untuk produksi akan terlambat pula pengadaannya, hal tersebut mau tidak mau akan menghambat proses produksi hingga mempengaruhi menurunnya profit yang dihasilkan oleh perusahaan.
Selain bertujuan untuk memperlancar siklus lain dalam proses bisnis, siklus pengeluaran juga memiliki tujuan lain, apa saja? simak selengkapnya dalam poin-poin berikut ini!
Siklus pengeluaran terdiri dari beberapa komponen, ada empat aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran yang akan dijelaskan dalam uraian berikut ini!
Komponen pertama dari siklus pengeluaran adalah pemesanan. Ada dua keputusan dan aktivitas yang terjadi dalam komponen ini yaitu proses pengidentifikasian apa saja, kapan, dan berapa banyak yang harus dibeli. Dan proses pemilihan pemasok yang paling tepat dipilih oleh perusahaan.
Komponen yang kedua adalah penerimaan, aktivitas ini adalah lanjutan dari proses sebelumnya dimana perusahaan akan menerima barang atau jasa yang sudah dipesan sebelumnya. Tahap ini termasuk proses penyimpanan barang di gudang.
Komponen siklus pengeluaran yang selanjutnya adalah penyetujuan, dimana perusahaan melakukan aktivitas persetujuan atas tagihan dari pemasok untuk dibayar. Hal ini hanya berlaku untuk transaksi yang dijalankan secara kredit, tagihan akan dibebankan kepada pembeli dengan invoice atau faktur.
Komponen terakhir yang ada dalam siklus pengeluaran adalah pembayaran, aktivitas ini merupakan proses pembayaran tagihan. Dalam transaksi kredit pembayaran memiliki jangka waktu yang tidak boleh dilampaui untuk membayar tagihan.
Namun, seringkali ada juga mekanisme diskon apabila pelunasan pembayaran dilakukan sebelum jangka waktu yang sudah ditentukan.
Komponen yang dijelaskan di atas umumnya terjadi pada perusahaan dagang yang menjual produknya kepada konsumen. Pada perusahaan jasa, seperti biro hukum atau akuntan publik siklus pengeluarannya tidak seperti yang dijelaskan di atas.
Setelah memahami apa itu siklus pengeluaran, tujuan dan komponennya bisa dipahami bahwa dalam aktivitas tersebut melibatkan banyak pihak dan berbagai dokumen pendukung yang bisa memperlancar siklus pengeluaran.
Banyaknya laporan yang dihasilkan dalam siklus pengeluaran bisa dipahami dengan ilustrasi tentang proses dan aktivitas siklus pengeluaran.
Misalnya, sebuah perusahaan yang memproduksi sebuah dompet dengan bahan baku dari kulit. Dalam prosesnya, pesanan akan bahan baku tersebut harus dicatat dengan dokumen resmi, dimana ada informasi tentang pesanan yang akan dibeli, jumlah, waktu pengiriman, dan harga dari bahan baku tersebut.
Ketika barang dikirim, divisi penerimaan memiliki tanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan, kemudian selanjutnya akan dicatat dalam laporan penerimaan barang. Laporan tersebut isinya mencakup deskripsi barang, jumlah, tanggal penerimaan, dan nomor pesanan.
Divisi yang bertanggung jawab kemudian akan melaporkan transaksi tersebut ke manajer gudang yang berlanjut disampaikan ke divisi produksi. Selanjutnya aktivitas tersebut harus dimutakhirkan menjadi catatan persediaan bahan baku.
Setelah itu baru masuk proses persetujuan tagihan, pihak yang memiliki tanggung jawab adalah divisi utang, namun yang akan melakukan pembayaran adalah seorang kasir.
Pada akhirnya, proses tersebut akan menghasilkan laporan daftar transaksi dalam periode tertentu, salah satunya adalah register atau jurnal khusus yang nantinya akan dilaporkan sebagai faktur terbuka atau faktur yang belum dibayar.
Dalam pencatatan transaksi bisnis, tidak terkecuali siklus pengeluaran ada banyak tantangan yang bisa saja menghambat aktivitas tersebut, misalnya seperti terjadinya pembayaran ganda, pembayaran barang yang tidak diterima, atau bahkan adanya pencurian kas.
Untuk meminimalisir kejadian-kejadian yang tidak diinginkan, maka dalam melakukan segala macam transaksi bisnis, termasuk siklus pengeluaran perusahaan tidak ada salahnya untuk menggunakan aplikasi online atau sistem pencatatan berbasis digital untuk menjamin keamanan pengelolaan keuangan perusahaan.
Nah, itu dia informasi lengkap tentang siklus pengeluaran, dari mulai pengertian hingga tips pengelolaannya. Semoga ulasan tersebut bisa bermanfaat!