Sering kali kita familiar dengan proses administrasi ketika akan mengurus sebuah suat penting atau berharga. Hal tersebut tidak lain adalah salah satu proses dalam administrasi kearsipan. Dan berikut ini akan kami bahas tentang administrasi kearsipan.
Pengertian Administrasi Kearsipan
Administrasi kearsipan atau filing merupakan penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan yaitu aktivitas yang berkaitan dengan pemberkasan arsip-arsip, baik arsip dinamis ataupun arsip statis.
Tujuan Administrasi Kearsipan
Adapun tujuan dari administrasi kearsipan sesuai dengan pengertian di atas adalah agar mempermudah dalam mencari file yang diperlukan secara cepat, karena sudah di atur secara sistematis.
Fungsi Administrasi Kearsipan
Adapun fungsi dari Administrasi Kearsipan dibagi lagi menjadi 2, yaitu :
Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dipakai dalam merencanakan, melaksanakan, menyelenggarakan, kehidupan kebangsaan yang umumnya atau digunakan dengan langsung dalam menyelenggarakan administrasi negara. Dan kemudian Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi dua sebagai berikut:
- Arsip dinamis aktif: Adalah arsip yang masih digunakan dengan terus menerus untuk berlangsungnya pekerjaan di lingkungan untuk mengolah dari suatu organiassi/kantor.
- Arsip dinamis in aktif: Adalah arsip yang tidak digunakan dengan terus menerus atau frekuensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dipakai dengan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan pada umumnya ataupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini adalah pertanggungjawaban nasional untuk pemerintahan dan nilai fungsinya sangat diperlukan pada generasi di masa depan.
Jenis Administrasi Kearsipan
Berdasarkan Bentuk Fisiknya
- Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.
- Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.
Berdasarkan Subyek atau Isinya
Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4, antara lain yaitu:
- Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, daftar gaji, bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.
- Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
- Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.
- Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkip mahasiswa.
Berdasarkan Masalahnya
- Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.
- Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.Contoh: catatan tentangjumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
- Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.
- Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.
- Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
Berdasarkan Keahliannya
Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya, bisa dibedakan menjadi 3, yaitu:
- Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
- Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.
- Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
Berdasarkan Pemiliknya
- Lembaga pemerintahan
- Instansi pemerintah/swasta
Contoh Administrasi Kearsipan
- Akta pendirian perusahaan
- Akta perkawinan
- Akta kelahiran
- Surat kuasa
- Surat perjanjian
- Keputusan pengadilan
- Kuitansi
- Bon penjualam, dan
- Laporan keuangan.