Administrasi: Pengertian – Tujuan dan Jenisnya

Pasti kita sering mendengar kata administrasi di kehidupan, kegiatan administrasi adalah kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat.

Nah kali ini kita akan membahas pelajaran ekonomi tentang administrasi, lebih jelasnya simak pembahasan berikut ini.

Pengertian Administrasi

Pengertian Secara Bahasa

Administrasi berasal dari bahasa Latin yang sebenarnya berasal dari dua kata yaitu “Ad” yang berarti intensif dan “Ministrare” yang artinya membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur.

Dengan begitu, secara bahasa administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan membantu, melayani, mengarahkan ataupun mengatur suatu kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Secara Umum

Secara umum administrasi adalah suatu kegiatan usaha yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar mencapai tujuan tertentu.

Pengertian Menurut KBBI

Sedangkan menurut KBBI adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

Pengertian Menurut Para Ahli

• Sondang.P. Siagian, 1973
  Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• William Leffingwell dan Edwin Robinson
  Administrasi adalah cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
• Ulbert
  Administrasi dalam arti sempit didefinisikan sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data dan informasi baik secara internal maupun eksternal untuk tujuan memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau seluruhnya. Sebuah pemahaman sempit administrasi lebih dikenal sebagai Administrasi.
• Munawardi Reksohadiprowiro
  Administrasi berarti pemerintahan, termasuk pengaturan setiap rapi dan sistematis serta penentuan fakta dan ditulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang komprehensif dan keterkaitan antara fakta dengan fakta lain.

Sejarah Perkembangan Administrasi

Dalam perjalanan waktu ilmu administrasi juga terus berkembang di Indonesia.

Administrasi diperkenalkan ke Indonesia pada saat zaman penjajahan Belanda.

Selama tiga setengah abad Indonesia dijajah oleh Belanda, selama itu pula administrasi dikenal sebagai ilmu pengetahuan

Pada masa ini, administrasi diartikan secara sempit yaitu sebagai pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan dalam bahasa Belanda dikenal sebagai “Administrasi”.

Oleh karena itu, administrasi secara nyata berupa pengarsipan, ekspedisi, pengetikkan, surat menyurat, registrasi dan herregasi yang kesemuanya bersifat tulis menulis yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah “Clerical Work”.

Namun pada saat itu, bangsa Indonesia tidak diberi kesempatan untuk ikut terlibat dalam praktek administrasi negara.

Sehingga karenanya tidak ada pengalaman sama sekali untuk mempraktikkan ilmu administrasi negara.

Sifat administrasi ketika itu sama dengan sifat-sifat yang mempengaruhi ilmu administrasi di daratan Eropa.

Pengaruh konsep kontinental yang menganggap pendidikan hukum sebagai persiapan utama malah kadang-kadang sebagai satu-satunya syarat untuk membentuk seorang administrator, sangat menonjol saat itu.

Sifat ini membuat administasi saat itu sangat legalitik dan normatif, yang pada gilirannya menumbuhkan suatu birokrasi yang steril.

Ciri-ciri Administrasi

Adapun ciri-ciri administrasi ialah:

• Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
• Adanya kerja sama
• Adanya proses/usaha
• Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
• Adanya tujuan.

Fungsi Administrasi

Berbagai fungsi dari administrasi, yaitu:

• Planning
  Adalah adminiatrasi sebagai penyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
• Organizing
  Aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah di tetapkan.
• Staffing
  Misalnya dalam sebuah perusahaan, dibutuhkan tenaga kerja. Maka adninistrasi adalah salah satu prosedur manajemen yang menyusun personalia dalam perusahaan tersebut.
• Directing
  Berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah di terapkan semula.

Tujuan Administrasi

Tujuan administrasi, diantaranya:

• Agar seorang usaha bisa memonitoring suatu kegiatan administrasi perusahaannya
• Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan multinasional
• Agar seorang pengelola usaha bisa menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian
• Agar seorang pengelola usaha bisa mengamankan suatu kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

Manfaat Administrasi

Selain memiliki tujuan, berikut ini manfaat administrasi:

• Menghindari dari resiko kerugian. Dengan melakukan administrasi, setidaknya anda tidak akan lupa dan salah dalam menetapkan suatu harga penjualan, bila tidak ada catatan pembelian dan nota-nota pembelian tidak anda simpan dengan baik, adakalanya suatu saat anda lupa berapa harga pembelian persediaan yang telah anda bayar, tentunya anda akan kesulitan dalam menetapkan harga penjualan .
• Data bagi pengembangan bisnis. Bila bisnis anda telah diterapkannya administrasi dengan baik, anda dapat dengan mudah membandingkan besarnya penjualan setiap bulan atau setiap tahun, dan anda dapat dengan mudah mengukur seberapa besar persentase pertumbuhan bisnis anda. Mungkin anda akan mulai mencoba melakukan penambahan modal agar bisnis anda semakin berkembang.
• Sebagai data penting bagi investor anda. Seiring dengan kemajuan bisnis yang anda jalani, tentunya anda akan melakukan penambahan modal agar bisnis anda lebih maju dan berkembang, mungkin anda akan mencari investor atau partner bisnis. Investor bisa perorangan atau suatu lembaga keuangan seperti bank, koperasi dan lembaga lainnya.

Unsur-unsur Administrasi

1. Organisasi

Salah satu unsur-unsur administrasi yaitu organisasi yang merupakan sekumpulan beberapa orang untuk saling bekerja sama dengan memanfaatkan sumber daya yang telah ada.

Di dalam organisasi ini terdapat berbagai kegiatan yang saling berhubungan dengan adanya pengaturan dan penyusunan serta pembagian tugas dari suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Manajemen

Manajemen pada dasarnya memiliki arti sebagai proses pengaturan terhadap sesuatu yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau sekelompok orang.

Kegiatan manajemen ini tentu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

3. Komunikasi

Suatu administrasi akan berjalan dengan baik dan lancar jika didalamnya terdapat komunikasi yang baik antara beberapa orang yang terlibat pada kegiatan administrasi tersebut.

Komunikasi memiliki arti sebagai suatu kegiatan penyampaian informasi kepada pihak lainnya.

4. Kepegawaian

Suatu kegiatan administrasi sudah tentu melibatkan peran dari para pegawai.

Para tenaga kerja inilah yang akan melakukan seluruh tugas administrasi sehingga pencapaian tujuan perusahaan bisa tercapai.

Kepegawaian memegang peranan penting pada suatu perusahaan.

5. Keuangan

Keuangan juga menjadi hal yang penting dan perlu diperhatikan dalam unsur-unsur administrasi.

Dalam hal ini segala sesuatu yang berhubungan dengan pembiayaan di dalam hubungan kerja sama berarti menjadi bagian dari keuangan.

Ruang Lingkup Administrasi

1. Kegiatan Kantor

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor meliputi:

• Perencanaan Perkantoran (office planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
• Pengarahan Perkantoran (office actuating)
• Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2. Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa fasilitas / fasilitas yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor adalah:

• Lokasi kantor
• Bangunan
• Peralatan
• Interior
• Mesin Kantor.

Jenis-jenis Administrasi

Administrasi memiliki berbagai jenis, yaitu:

• Administrasi Negara
  Administrasi yang berkaitan dengan publik seperti kebijakan publik, pengaturan penyelanggaraan negara, dan tujuan negara.
• Administrasi Kependudukan
  Administrasi yang berkaitan dengan rangkaian kegiatan kependudukan seperti pencatatan sipil,pendaftaran penduduk, pengelolaan informasi penduduk.
• Administrasi Pendidikan
  Administrasi yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengarahan di bidang pendidikan.
• Administrasi Keuangan
  Administrasi yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan dari sebuah organisasi.
• Administrasi Niaga
  Administrasi yang berkaitan dengan tujuan keniagaan dan keuntungan bisnis.

Contoh Kegiatan Administrasi

Adapun contoh dari kegiatan administrasi, yaitu:

• Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
• Membuat rekening
• Surat-menyurat, mendikte, mengetik
• Menyimpan warkat
• Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
• Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
• Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
• Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
• Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
• Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.