Berkomunikasi merupakan cara untuk mengadakan hubungan antara orang, kelompok, lembaga, organisasi atau negara dengan orang, kelompok, lembaga, organisasi atau negara lain. Salah satu tujuan berkomunikasi dengan berbagai negara adalah untuk dapat mempertahankan hidup.
Bertahan hidup merupakan proses dimana negara mempunyai kepentingan dan tujuan guna membangun negaranya, memberikan kesejahteraan bagi masyarakatnya. Memelihara interaksi akan menentukan berhasil atau tidaknya kontak yang diakukan dalam aktivitas internasional tersebut.
Pada praktiknya, kontak diplomasi dilakukan dengan dua cara yaitu secara official transaction adalah kegiatan komunikasi yang dijalankan pemerintah. Atau, unofficial transaction, yaitu kegiatan komunikasi yang melibatkan pihak non-pemerintah.
1. Official Transaction
Komunikasi internasional yang dilakukan oleh pemerintah, antara lain dapat dilihat dari aspek saluran diplomatik, diplomat, mengkomunikasikan kebijakan negara untuk kepentingan nasionalnya.
Tugas yang dijalankan dalam official transaction adalah mengkomunikasikan berbagai hal tentang hubungan suatu negara dengan negara lainnya, yaitu:
- Menindaklanjuti pembicaraan bilateral
- Melaporkan hasil konverensi internasional yang diikuti
- Menjelaskan posisi negara yang bersangkutan dalam isu internsional
- Komunikasi yang diperlukan dalam mengadakan pendekatan, lobby dan negosiasi
- Memahami posisi negara lain dalam isu internasional tertentu yang menjadi perhatian dan kepentingan bersama.
Ada bebarapa cara untuk memelihara interaksi dan kontak diplomasi dengan negara lain, yang pada umumnya merupakan suatu proses interaksi langsung.
Suatu negara bisa mengirimkan pesan kepada negara lain menggunakan lembaga perwakilan di negara bersangkutan, yang disebut dengan perwakilan diplomatik.
2. Unofficial Transaction
Tidak semua diplomasi dapat diselesaikan melalui official transaction atau lembaga pemerintahan saja. Namun, lembaga non-pemerintah dan bahkan individu sering dilibatkan di dalam kontak diplomasi.
Kontak diplomasi tidak resmi bukan berarti tidak akan menghasilkan perjanjian yang mengikat. Karena, kondisi tertentu pemerintah hanya berperan sebagai fasilitator.
Aktor non negara pun juga sering ikut dalam diplomasi publik, yakni suatu upaya untuk memperjuangkan kepentingan nasional melalui penyebaran informasi atau mempengaruhi pendapat umum yang dilakukan dengan memanfaatkan berbagai sarana dan komunikasi yang ada untuk mengurangi kesalahpahaman dan meningkatkan citra.