Dalam setiap kegiatan tentunya diperlukan dokumentasi acara dan juga publikasinya. Dokumentasi dari proses jalannya kegiatan ini menjadi hal yang vital bagi sebuah kegiatan. Tentunya proses ini sangat melibatkan peranan untuk mengumpulkan berbagai data, informasi, dan juga pernyataan lainya yang mendukung jalannya kegiatan.
Semua dokumen yang telah dikumpulkan akan disusun secara sistematis dan runtut sesuai dengan aturan yang ada. Tentunya kalian tidak asing lagi dengan istilah dokumentasi ini bukan? Apa saja sih jenis jenis dari dokumentasi sebenarnya? Dan pula apa tujuan utama dari pelaksanaan dokumentasi ini.
Berikut merupakan pemaparan mendetail mengenai dokumentasi.
Pengertian Dokumentasi
Pengertian Secara Umum
Secara umum, dokumentasi merupakan suatu proses dimana seorang individu berupaya untuk mengumpulkan, mencari,dan menyusun berbagai data beserta dengan informasinya yang masih berkaitan dengan kegiatan yang disusun. Banyak sekali sumber informasi yang dapat dituju oleh dokumentator ini untuk mengumpulkan berbagai data yang diperlukan.
Semua dokumen, data, dan informasi yang telah didapatkan akan disusun secara sistematis dan beraturan. Hal itu dilakukan untuk mempermudah dokumentasi saat akan disebarluaskan kepada masyarakat. Tujuan utama dari proses dokumentasi ini tidak lain dan tidak bukan adalah untuk memberikan penerangan pengetahuan dan informasi kepada khalayak umum.
Namun, banyak juga yang masih mengartikan dokumentasi sebagai kumpulan data dan informasi yang dapat digunakan untuk memperkuat dokumen yang akan disajikan. Data dan informasi tersebut juga dapat dilakukan untuk menambah kepercayaan khalayak umum terhadap keakuratan isi berita.
Pengertian Menurut Para Ahli
Untuk menambah pengetahuan kita mengenai dokumentasi. Adapun beberapa pengertian dokumentasi yang telah dipaparkan oleh para ahli secara mendetail.
- Menurut Paul Otlet, dokumentasi adalah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen yang telah dikumpulkan.
- Menurut Nurhadi Magetsari, dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
- Menurut Tung Palan, dokumentasi adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
- Menurut KBBI, dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
- Menurut Ensiklopedia Britania, dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
- Menurut FID, dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
Tujuan Dokumentasi
Tujuan utama dilakukanya dokumentasi adalah untuk mengumpulkan, mencari,meneliti sebuah data yang akan digunakan untuk menunjang kebenaran dan keakuratan dari peristiwa dan data penting lainnya.
Fungsi Dokumentasi
Adapun beberapa fungsi dari dokumentasi yang dilakukan. Secara umum dokumentasi berfungsi untuk hal seperti berikut.
- Menyediakan informasi dan data yang bersesuaian dengan kepentingan pengguna.
- Dikumpulkan untuk dijadikan sebagai data dan informasi yang mendukung keakuratan dari suatu peristiwa.
- Dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung opini yang ada.
- Mendokumentasikan berbagai kegiatan penting dan menyimpannya dalam bentuk fisik.
- Mencegah hilangnya atau rusaknya dokumen yang sifatnya sangatlah penting, terutama yang berkaitan dengan kepentigan ketatanegaraan.
- Digunakan untuk sample atau data yang menunjang keberlangsungan suatu penelitian dan pengamatan.
- Menjaga kerahasiaan dari peristiwa peristiwa bersejarah yang memiliki peranan penting bagi suatu negara.
- Menjaga keaslian dan keorisinilan kebenaran dan keakuratan dari dokumen dokumen yang telah didapatkan.
Adapun beberapa fungsi yang dimiliki oleh dokumentasi di bidang perusahaan. Berikut merupakan fungsi dokumentasi di perusahaan.
- Dijadikan sebagai arsip perusahaan yang akan dipergunakan nantinya untuk kepentingan perusahaan.
- Untuk mempertimbangkan berbagai keputusan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.
- Digunakan sebagai alat bukti yang mendukung.
- Dipergunakan sebagai rujukan yang sifatnya historis.
- Menyediakan berbagai data pendukung yang berhubungan dengan strategi marketing, keuangan dan personalia yang dapat dijadikan sebagai rujukan dan sumber analisis.
- Digunakan untuk mengevaluasi kinerja dari perusahaan.
Jenis-jenis Dokumentasi
Adapun beberapa jenis dari dokumentasi yang mana telah diklasifikasikan berdasarkan kepentingannya. Berikut merupakan jenis jenis dokumentasi.
Berdasarkan Kepentingannya
Berikut merupakan jenis jenis dokumen yang diklasifikasikan berdasarkan dengan kepentinganya.
- Dokumen pribadi, suatu dokumen yang berkaitan dengan kepentingan per individu masing masing.
- Dokumen niaga, kumpulan dokumen yang digunaka untuk kepentingan perniagaan ataupun transaksi jual beli.
- Dokumen pemerintah, kumpulan data dan informasi yang seringkali digunakan untuk kepentingan yang berkaitan denga ketatanegaraan dan keberlangsungan pemerintahan, baik pemerintahan tingkat daerah ataupun tingkat pusat.
Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Berikut merupakan jenis jenis dokumen yang telah diklasifikasikan berdasarkan dengan bentuknya.
- Dokumen literer, kumpulan data dan informasi yang dikumpulkan dan dicari melalui media cetak, media tulis, ataupun sumber lainnya yang sifatnya fisik dan dapat dilihat serta diamati.
- Dokumen korporil, kumpulan data dan informasi yang didapatkan dari sumber sumber barang bersejarah yang ada di museum atau tempat bersejarah lainnya.
- Dokumen privat, kumpulan dokumen yang hanya bisa ditemkan di dalam sistem kearsipan.
Berdasarkan Fungsinya
Berikut jenis dari dokumentasi yang telah diklasifikasikan berdasarkan dengan fungsi dari dokumenya.
- Dokumentasi dinamis, kumpulan data dan informasi yang dapat digunakan secara langsung untuk mengatasi permasalahan tertentu.
- Dokumentasi statis, dokumentasi yang fungsinya tidak dapat digunakan secara langsung, tanpa melewati beberapa tahap.
Berdasarkan Sifatnya
Berikut merupakan jenis dokumen yang telah dikelompokkan berdasarkan dengan sifatnya.
- Dokumen tekstual, kumpulan dokumen yang berisikan mengenai data dan informasi yang telah dikumpulkan dalam bentuk tertulis.
- Dokumen nontekstual, kumpulan dokumen yang penyajianya tidak disajikan dalam bentuk tertulis, melainkan bentuk lainya seperti audio, video ataupun barang barang bersejarah.
Berdasarkan Dengan Jenisnya
Berikut merupakan jenis dokumen berdasarkan dengan jenisnya.
- Dokumen Fisik, dokumen yang erat kaitannya dengan bentuk fisiknya secara langsung.
- Dokumen intelektual, kumpulan dokumen yang dibuat untuk memenuhi tujuan tertentu.
Berdasarkan Dokumentasi
Berikut merupakan jenis dokumen yang telah dikelompokkan berdasarkan dengan dokumentasinya.
- Dokumen primer, dokumen yang informasi dan datanya didapatkan secara langsung melalui hasil penelitian ataupun wawancara.
- Dokumen sekunder, dokumen yang semua data beserta dengan informasinya didapatkan dari literatur literatur bacaan.
- Dokumen tersier, dokumen yang isi dari informasinya didapatkan dari sumber literatur yang sifatnya sekunder.
Berdasarkan Kepentingan Bisnis
Berikut ini merupakan jenis dokumen yang telah diklasifikasikan berdasarkan dengan kepentingan bisnisnya.
- Email dan memorandum, dokumen jenis ini banyak sekali digunakan untuk kepentingan bisnis dikarenakan tingkat keamanan privasinya yang tinggi.
- Bussiness letter, dokumen perusahaan jenis ini dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pihak pihak yang berada di luar perusahaan.
- Bussiness report, kumpulan dokumen yang berisikan mengenai data dan informasi penting yang dimiliki perusahaan. Dokumen jenis ini seringkali diajukan untuk kepentingan investasi.
- Dokumen transaksi, dokumen yang dipergunakan untuk kegiatan transaksi.
- Dokumen finansial, dokumen yang erat kaitannya dengan laporan keuangan yang dimiliki oleh perusahaan.
Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Adapun beberapa tugas dan kegiatan yang berkaitan dengan dokumentasi.
- Mencari dan mengumpulkan berbagai data dan informasi yang menunjang kepentingan dokumen.
- Mencatat serta meneliti semua dokumen untuk dapat dilakukan penelitian lebih lanjut.
- Melakukan penyebarluasan terhadap berbagai data dan informasi yang keakuratanya dapat dipastikan.
- Melakukan pengarsipan untuk menjaga ketersediaan dokumennya.
Peran Dokumentasi
Selain, berperan sebagai data dan informasi pendukung suatu hal. Dokumentasi juga memiliki peranan lainnya, sebagai berikut.
- Sangat berperan penting untuk melakukan pelayanan di bidang dokumentasi.
- Digunakan sebagai data penunjang dari topik informasi yang akan diterbitkan.
- Menambah data dan informasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan saat ini.
- Digunakan untuk mengembangkan metode pengolahan data.
- Dijadikan sebagai rujukan atau dasar pertimbangan untuk memutuskan suatu hal yang sifatnya penting.