Jumpa Pers: Pengertian – Jenis dan Perencanaannya

Salah satu kegiatan teknis yang harus ditangani oleh praktisi humas adalah penyelenggaraan jumpa pers (press conference) bagi organisasi atau perusahaan. Acara ini diselenggarakan karena perusahaan memiliki informasi penting yang memiliki nilai berita, sehingga harus dipublikasikan ke punlik secara serempak melalui berbagai media massa.

Pengertian

Saat ini, jumpa pers sering disebut dengan istilah news conference. Karena mengingat dalam acara tersebut tidak hanya pers atau media cetak saja yang hadir, namun juga media penyiaran.

Baskin dkk (1997:221) dalam Public Relations: The Practice and The Profession, mendefinisikan press conference sebagai peluang terstruktur yang memiliki tujuan menyebarkan berita secara serempak kepada seluruh media.

Sementara itu, Tucker, Derelian, dan Rouner (1994:205) mengartikan jumpa pers sebagai peluang meningkatkan nilai penting sebuah isu pada media, dengan publik sebagai sasarannya.

Dapat kita simpulkan bahwa jumpa pers adalah sebuah kegiatan terstruktur yang menjadi kesempatan untuk membuat sebuah isu atau keadaan menjadi penting dan memperoleh perhatian dimulai dari kalangan media hingga khalayak luas, publik.

Jumpa pers menjadi sebuah sarana terjadinya dialog aktif antara wartawan dan pihak perusahaan yang diwakili oleh seorang juru bicara. Melalui jumpa pers pula, media massa menjadi sarana bagi perusahaan atau organisasi untuk menyampaikan permasalahan-permasalahan penting yang sedang mereka hadapi kepada publik.

Ada sejumlah keuntungan yang didapatkan oleh organisasi ketika praktisi humas mengadakan jumpa pers. Adanya perhatian cukup besar dari media massa terhadap suatu isu yang awalnya mungkin tidak ada sama sekali.

Jika ada sebuah keuntungan, maka dipastikan ada kekurangan yang menyertainya. Yaitu, di samping biaya yang dikeluarkan cukup besar, dalam sebuah jumpa pers terkadang memiliki kendala seperti risiko tidak adanya wartawan yang mau menghadiri jumpa pers tersebut. Belum lagi, di Indonesia jumpa pers bisa menjadi ajang wartawan beramplop beraksi.

Jenis Jumpa Pers

Pada dasarnya, jumpa pers dapat dibedakan menjadi dua jenis, di antaranya:

Jumpa Pers Spontan

Jumpa pers jenis ini dilakukan tanpa adanya persiapan panjang, serta dilakukan secara spontan. Biasanya berkaitan dengan informasi penting yang harus segera disampaikan kepada publik.

Jumpa Pers Terencana

Jumpa pers ini umumnya banyak dilakukan oleh berbagai organisasi dengan perencanaan dan persiapan yang matang.

Headline, waktu, lokasi, pembicara, materi, serta perlengkapan teknis lainnya yang diperlukan sudah dipersiapkan jauh-jauh hari, termasuk wartawan yang diundang.

Waktu Terbaik Mengadakan Jumpa Pers

Ada beberapa kondisi dan kesempatan yang mengharuskan praktisi humas untuk menyelenggarakan sebuah jumpa pers, di antaranya:

• Ketika adanya peluncuran sebuah produk terbaru dari sebuah perusahaan, atau ketika sebuah organisasi membuat program baru yang perlu untuk diketahui oleh publik, misalnya pemberian beasiswa bagi mahasiswa berprestasi di perguruan tinggi, program asuransi jaminan kesehatan bagi masyarakat miskin, dan lain lain.
• Ketika sedang terjadi krisis di sebuah perusahaan. Sebagai contoh ketika terjadi pemogokan kerja para buruh, terjadi pemboikotan suatu produk oleh kelompok konsumen, dan ketika terjadi sebuah kecelakaan pesawat pada perusahaan aviasi.
• Ketika terjadi perluasan banguna sebuah perusahaan di daerah baru.
• Ketika terjadi isu-isu kontroversial dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Misalnya, ketika ada sebuah isu tentang tindak pelecehan seksual.
• Ketika sebuah organisasi sedang mengadakan restrukturasi pada lingkup manajemen, seperti pergantian CEO, adanya akuisisi, dan lain lain.
• Ketika adanya perubahan kebijakan penting dari sebuah perusahaan atau organisasi. Misalnya, ketika adanya perubahan dalam sistem seleksi penerimaan mahasiswa baru.

Perencanaan Jumpa Pers

Agar kegiatan sebuah jumpa pers berjalan sesuai yang diharapkan, perlu dilakukan beberapa perencanaan dengan baik dan sistematis. Dalam perencanaannya pun, harus mempertimbangkan beberapa faktor, di antaranya:

• Menentukan ketepatan atau tujuan dari sebuah aktivitas jumpa pers
• Pemilihan waktu yang tepat (sudah termasuk hari, jam, cuaca dan suasana)
• Pemilihan tempat yang strategis
• Persiapan ruang dan berbagai peralatan yang dibutuhkan awak media
• Memberikan pemberitahuan lebih awal kepada awak media
• Memberikan tawaran berupa wawancara telepon bagi media penting yang berhalangan hadir
• Menyediakan video tape untuk televisi
• Penggunaan alat bantu visual yang diperlukan
• Pengarahan yang diberikan pada juru bicara (praktisi humas)
• Pembuatan berbagai media kit sederhana
• Mempertimbangkan berbagai momen lain yang memiliki nilai berita
• Apabila diperlukan, sewa seorang juru foto guna mengabadikan momen

Kriteria Pembicara dalam Jumpa Pers

Salah satu aspek penentu keberhasilan sebuah jumpa pers adalah pembicara yang handal. Selain kemampuan retorika yang baik, penguasaan materi juga diperlukan agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Selain itu, ada beberapa pertimbangan yang perlu dibuat dalam menentukan juru bicara dalam jumpa pers, diantaranya:

• Juru bicara yang dipilih harus memiliki kredibilitas tinggi.
• Juru bicara harus menguasai materi atau persoalan secara mendalam, serta sudah terbiasa menghadapi awak media.
• Meski pun juru bicara sudah cakap dan menguasai persoalan secara mendalam, juga diperlukan orang lain yang nantinya bisa membantu dalam mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan sulit yang sering diajukan oleh awak media.
• Juru bicara sebisa mungkin harus menghindari pernyataan off the record.
• Juru bicara dalam jumpa pers harus dilengkapi dengan materi tertulis yang nantinya bisa dimuat dalam media kit.

Tugas Praktisi Humas dalam Jumpa Pers

Dalam sebuah jumpa pers, tugas utama praktisi humas bukanlah menjadi juru bicara, namun bertindak sebagai manajer atau direktur panggung yang bertanggung jawab penuh atas penyelenggaraan jumpa pers.

Sering kali dijumpai seorang praktisi humas yang menempatkan diri sebagai juru bicara utama dalam jumpa pers. Bisa saja hal ini dilakukan ketika tidak ada orang yang lebih layak tampil sebagai juru bicara.

Persiapan Jumpa Pers

Sebelum jumpa pers digelar, ada baiknya mempersiapkan beberapa hal berikut ini agar jumpa pers berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.

• Headline. Perumusan headline yang diharapkan akan muncul di media massa perlu dilakukan agar tidak terjadi sebuah penggiringan opini publik.
• Statistik yang mendukung posisi. Data-data statistik akan menjadi pendukung informasi yang akan disampaikan.
• Aspek visual. Penggunaan aspek visual akan memberikan kesan menyenangkan dan tidak membosankan saat acara berlangsung.
• Pengarahan pada pihak-pihak yang terlibat. Upaya ini dilakukan agar terjadi keseragaman informasi yang disampaikan, serta acara berlangsung dengan sistematis.
• Menciptakan kekompakan terhadap apa yang akan disampaikan. Upaya ini dilakukan agar informasi yang tampil di media massa koheren.

Hal yang Diperhatikan Dalam Jumpa Pers

Selama Jumpa Pers

Selama jumpa pers berlangsung, praktisi humas harus menunjukkan sikap yang mendukung terlaksananya jumpa pers. Berikut ada beberapa hal yang perlu dilakukan, antara lain:

• Selalu bersikap hangat, bersahabat, menyenangkan, dan mudah diakses oleh oleh awak media.
• Mampu mengantisipasi setiap pertanyaan yang muncul. Namun, juru bicara hanya perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan topik. Selain itu, berbagai pertanyaan tersebut harus diarahkan agar datang dari banyak wartawan sehingga tidak ada kesan wartawan yang mendominasi.
• Mampu mengendalikan waktu. Sebuah jumpa pers harus diberikan batas waktu, baik karena tugas wartawan maupun substansi jumpa pers.

Setelah Jumpa Pers

Setelah kegiatan (jumpa pers) selesai digelar, praktisi humas dan juru bicara perlu melakukan beberapa hal berikut, di antaranya:

• Segera bangun dari duduk, guna mendekatkan diri dengan awak media yang kemungkinan masih punya pertanyaan untuk diajukan.
• Dalam keadaan seperti itu, hendaknya juru bicara dan petugas humas cermat mengamati wartawan yang ingin mengajukan pertanyaan, sehingga para wartawan masih bisa berkonsentrasi penuh. Dengan begitu, wartawan akan merasa deperlakukan secara manusiawi, serta organisasi akan memiliki image positif di mata para wartawan.
• Usahakan menjawab dengan singkat setiap pertanyaan yang diajukan oleh wartawan.
• Hindari pertanyaan yang sulit untuk dijawab atau membutuhkan waktu lama dan konsentrasi penuh.
• Selalu hindari jawaban “no comment” jika memang tidak ingin menjawab atau memberikan komentar.

Media Kit Pelengkap Jumpa Pers

Ada beberapa materi pelengkap yang sifatnya penting dan dapat diikutsertakan pada kegiatan jumpa pers, yaitu press kit atau media kit. Berikut ini merupakan beberapa materi dalam media kit, diantaranya:

• Backgrounder
• Press release
• Position paper atau kertas posisi
• Berbagai foto yang mendukung kegiatan jumpa pers
• Suvenir atau gimmick
• Sketsa biografi
• Company profile
• Fact sheet

Checklist Jumpa Pers

Daftar checklist berisikan daftar pertanyaan yang digunakan untuk memantau persiapan jumpa pers secara lengkap, serta agar kegiatan berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan (Hunt & Grunig, 1994). Berikut ini merupakan beberapa daftar checklist dalam jumpa pers, antara lain:

• Apakah target publik penerima informasi yang akan disampaikan telah sesuai dengan undangan yang dibuat?
• Apakah kegiatan jumpa pers membutuhkan reporter umum atau reporter spesialis?
• Apakah akan menggunakan seluruh media yang ada?
• Apakah ada perbedaan impact terhadap penggunaan antara media cetak dan siaran?
• Apakah media kit yang telah dipersiapkan hanya diperuntukkan bagi yang hadir saja atau termasuk yang tidak hadir?
• Apakah fasilitas pendukung di dalam ruangan untuk kegiatan sudah memadai? Baik berupa sound system, photocopy, lighting, computer modem, jaringan telepon, serta akses setelah pertemuan dengan pembicara.
• Bagaimana dengan permasalahan etis? Apakah harus disediakan berbagai layanan seperti makan siang dan transportasi?
• Apakah akan disediakan layanan transportasi bagi yang berasal dari daerah terpencil?
• Bagaimana dengan persiapan keperluan lain seperti alat tulis, kertas, dan air minum?
• Apakah perlu dipasang beberapa tanda arah agar tidak terjadi kebingungan?
• Apakah seluruh pembicara maupun peserta harus diberikan name tags , daftar peserta (alamat), dan lainnya?
• Apakah adanya identifikasi terhadap kehadiran staf dan peserta perlu dilakukan, agar membantu wartawan dalam menggali informasi?
• Berapa narasumber yang diperlukan untuk menanggapi isu yang kompleks, satu orang saja atau lebih?
• Apakah perlu adanya sebuah press room untuk kelanjutan acara nantinya (lengkap dengan alat penunjang)?
• Apakah persiapan-persiapan lanjutan telah dicanangkan setelah konferensi pers?