Daftar isi
Untuk kamu seorang karyawan atau pegawai perusahaan, pasti sudah tidak asing nih dengan istilah reimbursement. Pasalnya, reimbursement memang berkaitan erat dengan keuangan perusahaan.
Tidak sedikit pegawai atau karyawan perusahaan yang mendedikasikan hidupnya dengan bekerja, sampai-sampai menggunakan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan.
Atau ada sesuatu yang sangat penting, sehingga mengharuskan untuk memakai dana pribadi terlebih dahulu. Jika hal itu dibiarkan terlalu lama, maka akan menimbulkan masalah bagi perusahaan tersebut.
Oleh karena itu, reimbursement hadir untuk menggantikan dana pribadi karyawan demi kepentingan perusahaan. Lalu, apa sih yang dimaksud dengan reimbursement secara mendalam? Yuk, simak jawabannya di bawah ini sampai habis!
Pengertian Reimbursement
Dilansir dari berbagai sumber, reimbursement adalah penggantian uang untuk karyawan oleh perusahaan sebagai bentuk kompensasi atas segala pengeluaran atau biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan tersebut demi kepentingan perusahaan atau bisnis.
Contohnya adalah tiket transportasi, biaya hotel atau penginapan hingga biaya makan untuk perjalanan dinas.
Tak hanya itu, perusahaan juga bisa mengganti pengeluaran jenis lain, seperti biaya pendidikan atau kursus profesi untuk menunjang skill karyawan.
Reimbursement merupakan salah satu hak utama karyawan dan dikelola oleh HRD. Namun, harus dibuktikan dengan invoice, bukti pembayaran dan lain-lain agar uang kamu bisa digantikan oleh perusahaan.
Biasanya, setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terhadap reimbursement tersebut. Jadi, tidak semua uang yang kamu gunakan untuk kepentingan bisnis akan diganti oleh perusahaan. Misalkan saja hanya uang transportasi saja.
Jenis-Jenis Reimbursement
1. Reimbursemet legal
Jenis reimbursement yang pertama adalah reimbursement legal atau tunjangan reimbursement, di mana yang dimaksud dengan jenis ini adalah suatu pembayaran penggantian uang dan waktu untuk perkembangan dan prospek keuangan.
2. Reimbursement insurance
Sesuai dengan namanya, reimbursement insurance atau reimbursement asuransi digunakan ketika pemegang polis membutuhkan tindakan medis dan tidak sempat menghubungi pihak asuransi, sehingga biaya perawatan dibayar sendiri.
Setelah membayar biaya perawatan sendiri, kamu bisa mengajukan penggantian biaya perawatan kepada perusahaan asuransi.
3. Reimbursement taxes
Jenis reimbursement yang terakhir yaitu reimbursement taxes biasanya digunakan pada proses pembayaran pajak, sebagian pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan.
Akan tetapi, apabila pegawai sudah membayar pajak maka bisa mengajukan penggantian kepada perusahaan atau HRD.
Apa Saja yang Bisa di Reimbursement
Meskipun, kebijakan reimbursement tiap perusahaan berbeda-beda. Namun, tipe-tipe reimbursement yang umumnya bisa diajukan oleh banyak perusahaan sebagai berikut:
1. Biaya perjalanan bisnis
Biasanya, para pegawai akan disuruh melakukan perjalanan bisnis oleh perusahaan. Nah, untuk melakukan perjalanan bisnis pastinya kamu harus mengeluarkan beberapa biaya, seperti tiket transportasi, makan dan biaya akomodasi.
Dalam keadaan seperti itu, kamu bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan melalui HRD. Namun, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa tidak semua perusahaan akan menetapkan tipe reimbursement yang satu ini.
Ada beberapa perusahaan yang hanya membolehkan mengganti pengeluaran tiket transportasi atau biaya akomodasi saja. Oleh karena itu, kamu bisa konsul ke HRD untuk penjelasan selanjutnya mengenai hal tersebut.
2. Operasional bisnis
Operasional bisnis tentu saja harus masuk ke biaya reimbursement. Contohnya adalah ketika kamu membeli alat tulis kantor, pulsa pribadi atau sewa tempat untuk meeting demi kepentingan perusahaan atau bisnis.
Kamu bisa mengajukan penggantian pembiayan kepada perusahaan. Namun, jika di luar kepentingan bisnis, seperti:
- Mendapatkan denda saat mengendarai alat transportasi perusahaan
- Mengadakan pertemuan dengan klien tanpa izin kantor atau perusahaan
- Melakukan perjalanan pribadi
- Mengikuti kursus atau pelatihan di luar bisnis
- Dan sebagainya
3. Biaya bisnis
Biaya bisnis yang dimaksud adalah biaya atau pengeluaran untuk tujuan bisnis. Tentu saja, biaya bisnis masuk ke dalam biaya penggantian karyawan atau reimbursement.
Contoh dari biaya bisnis ini adalah:
- Menyewa gedung kantor
- Membeli perlengkapan kantor
- Biaya makan untuk kepentingan bisnis
- Mengikuti program pelatihan, kursus atau pendidikan yang berkaitan dengan perusahaan. Contohnya adalah seorang dosen yang menempuh pendidikan S2. Lalu, bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan.
- Biaya lain yang berhubungan dengan bisnis
- Biaya kuota dan pulsa
Seringkali muncul pertanyaan, bagaimana caranya kita tahu pengeluaran tersebut merupakan biaya bisnis? Jawabannya adalah para pegawai yang mengeluarkan uang pribadinya saat sedang bekerja dan tujuannya untuk bisnis.
4. Biaya kesehatan
Ada beberapa perusahaan yang tidak menyediakan fasilitas kesehatan, sehingga saat karyawan melakukan cek medis, perawatan, kesehatan dan obat-obatan memakai uang pribadi. Dalam kasus tersebut, kamu berhak meminta reimbursement kepada perusahaan.
Cara Mengajukan Reimbursement
1. Siapkan dokumen yang diperlukan
Sebelum mengajukan reimbursement, ada baiknya kamu persiapkan beberapa dokumen yang dibutuhkan.
Setiap kali kamu melakukan pembayaran dana pribadi untuk kepentingan bisnis, jangan lupa untuk minta tagihan pembayaran atau invoice ke pihak penjual dan simpan dengan baik agar mudah dicari.
Dokumen tagihan pembayaran atau invoice tersebut lah yang perlu kamu siapkan dan menjadi bukti saat proses reimbursement nanti. Usahakan dokumen yang kamu sertakan adalah dokumen asli, bukan hasil salinan.
2. Pahami prosedur dan syarat dari pengajuan reimbursement
Jika sudah menyiapkan dokumen yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah memahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement ke perusahaan.
Hal tersebut dikarenakan setiap perusahaan mempunyai syarat dan prosedur yang berbeda-beda untuk pegawainya.
Jika kamu tidak mengetahui syarat dan prosedurnya atau syaratnya ada yang terlewat, besar kemungkinan pengajuan penggantian dana kamu akan hangus.
3. Periksa kembali dana yang ingin diajukan
Coba periksa dan hitung kembali jumlah dana yang diajukan, apakah sudah sesuai atau belum. Jangan sampai saat mengajukan ada pembayaran yang tidak ada kaitannya dengan perusahaan.
Jika sudah begitu, perusahaan akan tidak menerima pengajuan reimbursement dan dianggap kecurangan.
4. Lakukan reimbursement secepatnya
Setelah menyiapkan dokumen yang dibutuhkan, sebaiknya jangan menunda-nunda mengajukan reimbursement ke perusahaan karena perusahaan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengajukan proses reimbursement dari banyak orang.
Terlebih, proses pencairan dana pun juga membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Ketika perusahaan sudah menetapkan batas waktu untuk mengajukan reimbursement, usahakan lakukan secepat mungkin. Hal tersebut juga bisa meminimalisir hilangnya bukti pembayaran.
5. Hitung kembali pengembalian uang
Jika reimbursement kamu sudah disetujui dan dibayar oleh perusahaan, jangan lupa untuk periksa kembali pengembalian uang yang kamu terima.
Apabila jumlah uangnya kurang dari yang telah kamu ajukan, kamu bisa meminta kembali kepada perusahaan dibuktikan dengan bukti pembayaran yang ada.
Kecurangan Reimbursement
Meskipun reimbursement merupakan salah satu hak utama karyawan, namun tetap saja ada beberapa kecurangan reimbursement oleh karyawan. Kecurangan tersebut nantinya tidak akan diterima oleh perusahaan.
Setidaknya ada 4 kecurangan reimbursement yang harus kamu ketahui, antara lain sebagai berikut:
1. Pengeluaran fiktif
Pengeluaran fiktif ini terjadi apabila mengajukan transaksi yang dibuat-buat atau tidak pernah ada, namun meminta reimbursement atau penggantian biaya.
2. Multiple reimbursements
Multiple reimbursement adalah pembayaran yang menggunakan menggunakan beberapa invoice atau bukti pembayaran di luar kepentingan bisnis, namun tetap mengklaimnya.
3. Pengeluaran yang salah
Pengeluaran yang salah adalah pengeluaran untuk urusan pribadi dibuktikan dengan bukti pembayaran, namun meminta penggantian biaya bisnis.
4. Pengeluaran berlebih
Pengeluaran berlebih adalah melebihkan atau melipat gandakan besaran biaya dari yang sebenarnya untuk diganti.
Kekurangan Sistem Reimbursement
Memang sistem reimbursement terlihat mudah digunakan, namun sayangnya pada praktiknya ada beberapa kendala yang menjadi kekurangan sistem penggantian dana karyawan.
Selain itu, sistem ini juga memiliki kontranya. Tidak semua karyawan setuju dengan pengadaan sistem reimbursement. Berikut 4 kekurangan reimbursement:
1. Risiko bukti pembayaran hilang yang cukup besar
Kekurangan reimbursement yang pertama adalah risiko bukti atau dokumen pembayaran hilang cukup besar. Hal tersebut dikarenakan proses bisnis terjadi setiap hari, sehingga banyak sekali transaksi yang dilakukan setiap saat.
Bukan sesuatu yang tidak memungkinkan jika bukti pembayaran kamu terselip sehingga susah dicari atau hilang. Hal tersebut bisa merugikan karyawan karena tidak dapat mengganti uang.
2. Membutuhkan proses yang lama
Adanya faktor birokrasi dan tanda tangan bisa membuat proses reimbursement membutuhkan waktu yang cukup lama. Bahkan hingga berminggu-minggu. Faktor inilah yang menjadi sebagai karyawan kontra dengan penggantian biaya karyawan.
3. Tidak ada dana pribadi
Tidak semua karyawan mempunyai dana yang siap digunakan untuk kebutuhan bisnis. Termasuk karyawan yang mempunyai kartu kredit. Pasalnya, terkadang kartu kredit terkendala limit dan terkena bunga apabila prosesnya lama.
Untuk itu, perusahaan harus menyiapkan dana lebih kepada karyawan untuk urusan bisnis.
4. Prosesnya yang ketat
Memang, cara mengajukan reimbursement mudah untuk dilakukan. Namun, saat sudah mengajukan, prosesnya akan ketat dan ribet karena untuk menghindari kebocoran dan terjadi kecurangan.
Tips Reimbursement
Ada beberapa hal atau tips untuk memudahkan kamu dalam melakukan proses klaim reimbursement. Tak hanya itu, langkah ini juga berguna untuk membantu kamu agar lebih detail, rapid an teliti. Berikut beberapa tips reimbursement yang berguna untuk kamu:
- Taruh bukti pembayaran ke dalam tas, map atau dompet khusus agar bukti transaksi kamu tidak hilang.
- Rapikan kembali bukti pembayaran yang sudah dimasukkan ke dalam map khusus tersebut.
- Kategorikan bukti pembayaran tersebut berdasarkan tanggal transaksi atau jenis proyek.
- Tempelkan invoice yang berukuran kecil-kecil pada sebuah kertas HVS agar memudahkan bagian keuangan untuk memeriksa pengajuan reimbursement kamu.
- Siapkan beberapa rangkap formulir pengajuan reimbursement di atas meja kerja. Setelah itu, segera proseskan ajuan reimbursement kamu.
- Ajukan proses reimbursement dan jadikan rutinitas sehari-hari jika kamu cukup sering melakukannya. Pilih di awal atau akhir jam kerja.
- Periksa kembali syarat dan ketentuan pengajuan dan hindari klaim rangkap.
- Hitung kembali total jumlah pengembalian dana tersebut. Jika ada kekurangan atau kelebihan bayar segera lapor ke pihak yang bersangkutan.
Contoh Reimbursement
Kesimpulan
Reimbursement adalah kompensasi yang dikeluarkan oleh perusahaan atas segala pengeluaran yang dilakukan oleh karyawannya demi kepentingan bisnis.
Reimbursement ini merupakan sebuah solusi jika ada kebutuhan mendadak yang berkaitan dengan bisnis dengan memakai uang pribadi karyawan dan diganti dengan dana perusahaan. Di samping itu, reimbursement juga memiliki banyak kontra dan kekurangannya.