Daftar isi
Dalam suatu organisasi atau perusahaan terdapat sebuah konsep manajemen kerja untuk memastikan apakah mereka berjalan sesuai dengan garis tujuan atau tidak. Untuk mengelola kinerja, organisasi atau perusahaan dituntut untuk memahami indikator kinerja. Secara umum dalam konsep manajemen kerja yang banyak digunakan adalah KPI.
Pengertian KPI
KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator. KPI merupakan indikator kinerja yang dapat diukur dari waktu ke waktu untuk mencapai tujuan dan target. KPI memberikan target yang diberikan pada sebuah tim kerja dengan tujuan mengukur pencapaian dan kemajuan, dan menjadi wawasan yang dapat membantu anggota dalam sebuah organisasi untuk membuat keputusan yang lebih baik.
KPI juga didefinisikan sebagai matriks yang menunjukkan bagaimana perusahaan mengoperasikan kinerja untuk mencapai tujuan strategisnya. Perusahaan dapat menggunakan KPI untuk melacak dan menilai produktivitas pekerja sesuai dengan target yang ditentukan. Selain itu, KPI juga dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan atau pekerja dengan rumusan target yang dijelaskan.
Pengertian KPI Menurut Para Ahli
Terdapat berbagai macam pengertian tentang KPI menurut beberapa ahli. Berikut pengertian KPI menurut para ahli:
- Jaques Warren
Menurut Warren, KPI adalah metrik yang menentukan seberapa baik bisnis menjalankan strateginya. Ini melibatkan penentuan apakah rencana organisasi telah terintegrasi secara interaktif atau tidak.
- Cristina Buoti dan Jyoti Banerjee
Menurut Bouti dan Banerjee, KPI merupakan evaluasi kinerja yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Selanjutnya, KPI dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren pasar dan sebagai dasar pengambilan keputusan.
- Gabcanova Iveta
Menurut Iveta, KPI merupakan ukuran yang bersifat kuantitatif dan memiliki tahapan untuk perusahaan. KPI juga memiliki berbagai sudut pandang berdasarkan pada data konkret yang menjadi titik awal menentukan target, tujuan, dan strategi perusahaan atau organisasi.
- David Parmenter
Menurut Parmenter, KPI merupakan indikator yang penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan untuk masa kini dan masa depan.
Jenis-jenis KPI
KPI diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu KPI keuangan dan KPI non-keuangan. Berikut uraian dua jenis KPI:
1. KPI Finansial
Finansial memiliki peranan penting dalam sebuah perusahaan. KPI finansial mencakup hal-hal keuangan seperti arus kas, hutang, pendapatan bersih, pengeluaran, biaya operasional, dan pendapatan. KPI keuangan meliputi beberapa hal yaitu:
- Laba bersih (Net Profit)
Proses mendapatkan angka laba bersih dengan cara menghitung jumlah uang yang tersisa setelah dikurangi harga pokok penjualan dan pengeluaran lain seperti bunga dan pajak dari pendapat.
- Margin laba kotor (GPM)
Margin laba kotor dari penentuan persentase nilai laba kotor dibagi dengan pendapatan perusahaan.
- Margin keuntungan
Margin keuntungan dari hitung persentase nilai laba bersih dibagi dengan pendapatan perusahaan.
- Current ratio
Menghitung kinerja dari keseimbangan likuiditas (kewajiban lancar) dengan membagi aset lancar (saldo likuiditas) dengan kewajiban lancar.
2. KPI Non-finansial
KPI non-keuangan merupakan hal-hal yang tidak berdampak langsung pada keuangan perusahaan. Hal ini biasanya berhubungan dengan operasional atau strategi kesuksesan perusahaan.
Berikut adalah beberapa contoh KPI non-financial:
- KPI untuk pertumbuhan
Indikator KPI untuk pertumbuhan meliputi jumlah pengunjung, pelanggan, dan mitra bisnis.
- KPI untuk operasional
KPI ini untuk memantau kinerja seluruh karyawan dalam menyediakan layanan yang efektif pada pelanggan. Seperti dalam bisnis online, menyediakan layanan 24 jam dapat mempermudah pelayanan.
- KPI untuk penjualan produk
Indikator KPI ini tentang jadwal pengiriman barang pelangan.
Fungsi dari KPI
Salah satu fungsi KPI adalah membantu tim dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Berikut ini adalah fungsi KPI untuk bisnis dan untuk karyawan:
- Menjadi tolak ukur dalam proses pencapaian tujuan perusahaan
- Mengukur dan memantau kinerja karyawan
- Sebagai parameter untuk sistem penghargaan dan teguran
- Memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan
- Memudahkan karyawan untuk memahami harapan perusahaan
- Secara obyektif mengevaluasi kinerja karyawan
Faktor yang Mempengaruhi Pembuatan KPI
Dalam pembuatan KPI sebuah perusahaan atau organisasi, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Ada 5 indikator yang dikenal dengan SMART, sebagai indikator untuk mengimplementasikan KPI.
Berikut uraian dari indikator SMART:
- Specific
Penjelasan tentang hal apa saja yang diukur oleh KPI harus diberikan secara jelas dan menyeluruh. Manfaat dan tujuan dari hal yang diukur juga harus dijelaskan agar mengetahui mengapa hal tersebut penting.
- Measurable
Dalam mengukur kinerja, tujuan dan target dapat menggunakan standar skala.
- Achievable
Poin parameter harus mudah dipahami agar dapat dicapai oleh karyawan.
- Relevant
Poin parameter harus konsisten dengan visi dan tujuan dari strategi bisnis.
- Timebound
Dalam mencapai tujuan bisnis diperlukan tenggat waktu yang realistis sesuai dengan berbagai aspek dalam perusahaan untuk dapat mencapai target.
Berikut langkah-langkah untuk membuat KPI berdasarkan indikator SMART:
1. Sertakan Target yang Jelas
Tujuan dari indikator kinerja harus diungkapkan secara spesifik dan eksplisit. Menetapkan tujuan merupakan langkah penting dalam membangun dan mengembangkan KPI. Sebagai contoh pada sebuah perusahaan jasa penginapan atau hotel, salah satunya adalah meningkatkan kapasitasnya dalam menangani dan menyelesaikan keluhan pelanggan.
2. Uraikan Tujuan yang Ingin Dicapai
Target yang harus dicapai harus realistis untuk digunakan sebagai tolak ukur untuk mengkalkulasi sejauh mana cara atau pendekatan yang dipilih berkembang. Tujuan jangka panjang lebih disarankan dalam penentuan target.
3. Mengumpulkan data
Indikator KPI bersifat kuantitatif sehingga penting untuk mengumpulkan data yang valid dan konkret untuk mengidentifikasi kondisi nyata dari strategi yang dijalankan. Data yang konkret dibutuhkan untuk memperkaya prespektif untuk menentukan tujuan dan strategi yang ingin dicapai.
4. Merumuskan KPI
Beberapa indikator KPI hanya terdiri dari satu metrik. Namun beberapa perusahaan tidak jarang menggunakan berbagai metode yang menggabungkan formula tertentu. Dalam merumuskan KPI, harus memperhatikan sistem yang terkait di dalamnya, seperti pekerja, mitra bisnis, pelanggan dan stakeholder.