Daftar isi
Pengertian Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi didefinisikan sebagai saluran dan bentuk komunikasi (melalui penggunaan pesan verbal, nonverbal, dan/atau yang dimediasi secara sengaja) di mana terjadi pada setiap organisasi seperti perusahaan, nirlaba, dan badan pemerintah.
Komunikasi ini dapat berbentuk komunikasi internal yang terjadi di dalam organisasi, dan komunikasi eksternal antara organisasi dan pemangku kepentingannya.
Teori Komunikasi Organisasi
Teori Klasik Weber
Teori Weberian menyatakan bahwa organisasi memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas dan karenanya komunikasi bersifat hierarkis, terstruktur, dan jelas.
Teori ini menjelaskan bahwa komunikasi terjadi pada organisasi yang memiliki struktur seperti mesin yang kaku dimana setiap individu berkontribusi melalui peran dan tanggung jawab yang jelas dan jelas.
Teori Kontrol Organisasi
Teori kontrol organisasi oleh Tompkins dan Cheney adalah perluasan dari teori Weberian yang diterapkan pada organisasi yang bergerak melewati mode birokrasi.
Teori ini menyatakan bahwa ada empat jenis kontrol yang menentukan bagaimana organisasi menjalankan kekuasaan di dalam dan mereka sederhana, teknis, birokrasi, dan konservatif.
Di satu sisi, keempat jenis kontrol ini didefinisikan sesuai dengan perkembangan organisasi dari model organisasi yang sangat sederhana ke birokrasi murni. Misi dan visi yang jelas ada di dalam organisasi ini.
Teori Manajerialisme Deetz
Evolusi struktur dan model organisasi selama bertahun-tahun telah melahirkan teori-teori yang mencerminkan norma-norma organisasi yang berubah.
Teori Manajerialisme Stanley Deetz adalah salah satu upaya untuk mendefinisikan bagaimana komunikasi organisasi dan kontrol organisasi terjadi di perusahaan-perusahaan.
Dimana gagasan klasik diganti dengan pengakuan atas kepentingan politik dan ekonomi serta kebutuhan untuk mewakili dan menyuarakan kepentingan yang beragam tersebut.
Hal penting dari teori ini adalah bahwa Deetz mengajukan pandangan tentang organisasi yang mempertimbangkan aspirasi demokratis dan pusat kekuasaan dalam organisasi.
Konsep Komunikasi Organisasi
Proses komunikasi organisasi memiliki empat elemen, diantaranya:
- Pengirim adalah orang pertama yang berbicara atau memulai komunikasi.
- Penerima adalah orang yang menjadi sasaran pesan.
- Pesan adalah apa yang pengirim ingin penerima ketahui. Pesan dapat mencakup pesan verbal dan pesan nonverbal yang disimpulkan dari pengirim.
- Umpan balik adalah hal penting untuk mencapai komunikasi yang efektif. Tanpa umpan balik, pengirim dan penerima memiliki kemungkinan yang kecil untuk mencapai pemahaman tentang pesan.
Jenis Komunikasi Organisasi
Setiap organisasi harus mengaktifkan komunikasi dalam beberapa arah yaitu, komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah mengalir dari manajemen puncak ke karyawan. Ada lima jenis komunikasi ke bawah, diantaranya:
- Arahan bagaimana melakukan sesuatu
- Informasi tentang tugas-tugas konkrit dan hubungannya dengan tugas-tugas lain dalam organisasi
- Informasi tentang peraturan, aturan dan prosedur
- Informasi tentang pengaruh individu, kelompok dan organisasi
- Informasi dengan karakter ideologis dalam rangka membangun rasa tugas atau misi khusus perusahaan.
Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas terjadi dari karyawan ke manajemen puncak. Komunikasi ke atas memastikan bahwa tugas ditingkatkan tepat waktu, umpan balik yang akurat diberikan, dan membantu menjaga agar semua orang tetap pada jalur yang sama dengan visi yang sama pula.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal mengalir antara karyawan dan departemen, yang berada pada tingkat organisasi yang sama, dan memungkinkan koordinasi dan integrasi kegiatan departemen yang melakukan tugas yang relatif independen.
Komunikasi horizontal memberikan kesatuan visi, arahan, umpan balik yang akurat dan kemampuan untuk menerapkan perubahan secara efektif serta bagi para pemimpin untuk mendapatkan kendali dan mempertahankan tujuan bersama.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal terjadi di antara orang-orang yang tidak berada pada tingkat organisasi yang sama dan tidak dalam hubungan langsung dalam hierarki organisasi.
Komunikasi ini jarang digunakan, hanya terjadi dalam situasi yang melengkapi jenis komunikasi lainnya.
Misalnya komunikasi diagonal terjadi ketika serikat pekerja mengatur pertemuan langsung antara karyawan dan manajemen puncak dengan menghindari manajer lini pertama dan manajer tingkat menengah.
Manfaat Komunikasi Organisasi
Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi yang efektif memiliki efek positif yang signifikan pada suatu organisasi. Diantaranya adalah:
- Peningkatan produktivitas
- Kualitas layanan dan produk yang lebih tinggi
- Tingkat kepercayaan dan komitmen yang lebih besar
- Peningkatan keterlibatan karyawan dan tingkat kreativitas yang lebih tinggi
- Kepuasan kerja dan moral karyawan yang lebih baik
- Hubungan di tempat kerja yang baik
- Penerimaan yang lebih besar terhadap perubahan
- Penurunan ketidakhadiran
- Pengurangan pergantian staf
- Pengurangan biaya
Fungsi Komunikasi Organisasi
Ada beberapa pendekatan fungsi komunikasi organisasi. Di sini kita akan fokus pada dua pendekatan. Salah satu pendekatan adalah bahwa fungsi komunikasi organisasi terlihat melalui empat bidang manajemen:
- Pengendalian perilaku karyawan
- Motivasi karyawan
- Pengembangan hubungan interpersonal
- Pengambilan keputusan
Pendekatan kedua adalah bahwa komunikasi organisasi memiliki lima fungsi:
- Kepatuhan
- Memimpin, memotivasi dan mempengaruhi
- Sense making
- Problem solving dan pengambilan keputusan
- Manajemen konflik, negosiasi dan tawar-menawar
Namun yang pasti peran terpenting dari komunikasi organisasi adalah membangun hubungan untuk mencapai tujuan strategisnya.