Accounting Payable: Pengertian, Peran dan Tugas

Apa itu Accounting Payable

Accounting payable merupakan tanggungan utang yang dimiliki oleh suatu perusahaan kepada pihak kreditur. Utang dagang ini harus dibayar oleh perusahaan sebelum tenggat waktu yang telah disepakati sebelumnya.

Dalam pencatatan keuangan, utang dagang dapat disebut sebagai liabilitas. Menurut Diyah Santi Hariyani seorang ekonom, menyebutkan bahwa account payable termasuk liabilitas atau kewajiban dalam laporan neraca atau balance sheet yang tercantum di sebelah kanan bersama ekuitas.

Account payable juga dapat dipahami sebagai salah satu istilah yang biasanya digunakan dalam perusahaan yang hendak melakukan pembelian kebutuhan internal secara kredit. Selain itu, account payable sering kali digunakan pada saat terjadi aktivitas transaksi pembelian dengan sistem uang dimuka.

Secara singkat, accounting payable merupakan utang dagang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus segera dipenuhi dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan.

Ciri – Ciri Accounting Payable

Dalam transaksi accounting payable secara umum mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Jaminan

Secara umum, utang jangka pendek tidak membutuhkan jaminan pinjaman. Hal ini berbeda dengan utang jangka panjang. Pada utang jangka panjang seperti pinjaman bank, utang tersebut membutuhkan jaminan berupa aset atau surat-surat berharga.

2. Bunga yang Berlaku

Berbeda dengan utang jangka pendek yang tidak memberikan bunga, namun dalam utang jangka panjang yang memiliki jangka waktu lebih dari satu tahun biasanya dapat dikenakan bunga sebagai kompensasi atas penurunan nilai mata uang atau inflasi.

3. Trust

Transaksi yang melibatkan accounting payable atau utang usaha selalu didasari atas trust atau rasa saling percaya antara kedua belah pihak. Meskipun demikian dalam beberapa kasus juga dibutuhkan perjanjian tertulis yang berisikan persetujuan mengenai permasalahan utang usaha yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Peran Accounting Payable

Accounting payable mempunyai peranan yang penting dalam suatu perusahaan. Akun ini harus selalu diperiksa secara real time dan teratur agar pihak perusahaan dapat mengidentifikasi dan memahami tanggung jawab yang harus dilakukan yaitu melunasi sisa utang.

Berikut beberapa peranan accounting payable dalam perusahaan yang perlu diketahui.

1. Sebagai Pengingat Waktu

Accounting payable memiliki peran utama dalam memberikan informasi kepada suatu perusahaan agar dapat mengetahui jadwal waktu pembayaran utang untuk mengantisipasi penumpukan pembayaran yang dapat menambah beban tagihan bagi perusahaan semakin besar.

2. Membantu Menghemat Anggaran Pemrosesan Faktur

Peran accounting payable yang kedua adalah membantu perusahaan dalam menghemat biaya proses faktur. Secara umum, Banyak perusahaan besar telah memanfaatkan teknologi modern untuk memperbarui proses accounting payable dan menekan anggaran pemrosesan lebih rendah.

3. Mempermudah Proses Audit

Peran accounting payable selanjutnya adalah untuk mempermudah proses audit. Accounting payable yang diimplementasikan menggunakan perangkat lunak otomatisasi dapat membantu mempermudah staf dalam mengatur dokumen dan prose saudit perusahaan.

Tugas Account Payable

Berikut ini terdapat beberapa tugas dalam accounting payable.

1. Melakukan koordinasi dengan bagian supply chain dalam mengelola transaksi pembelian agar pembelian dilakukan sesuai dengan rencana awal.
2. Melakukan analisis kegiatan pembelian untuk memastikan bahwa transaksi telah dilakukan sesuai dengan prosedur dan meminimalisir kekeliruan dalam pencatatan agar tidak merugikan banyak pihak.
3. Membuat laporan neraca pembelian yang harus diserahkan oleh staff account payable kepada supervisor.
4. Melakukan pemeriksaan oleh staff account payable sebelum disampaikan kepada purchasing. Dengan begitu dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
5. Bertanggung Jawab dalam mencatat segala transaksi yang telah terjadi. Kemudian disimpan untuk membuat pembukuan dan pembayaran. Pembayaran yang dilakukan harus sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan dan vendor.

Tanggung Jawab Account Payable

Selain tugas, ada tanggung jawab yang harus dipenuhi untuk menjadi bagian dari accounting payable, berikut diantaranya;

1. Melakukan pengawasan dan memastikan bahwa semua arus kas perusahaan sedang berada dalam keadaan normal dan seimbang. Hal ini dapat dipraktekkan melalui koordinasi dengan pihak staff yang berkaitan.
2. Melakukan penyimpanan pada semua dokumen yang berkaitan dengan transaksi pembelian yang dilakukan oleh pihak perusahaan serta secara rutin melakukan pengecekan pada arsip.
3. Memastikan seluruh kegiatan pembelian dapat direkam dalam sebuah laporan atau pencatatan.
4. Bertanggung jawab atas aktivitas transaksi pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Selain itu accounting payable dapat mengadakan perjanjian dengan pihak vendor dalam rangka memastikan bahwa semua pihak yang terlibat tidak dirugikan.

Kualifikasi Account Payable

Terdapat beberapa keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang account payable, diantaranya sebagai berikut:

• Mengerti prinsip akuntansi dasar terutama prinsip account payable.
• Memiliki keterampilan dalam mengoperasikan perangkat lunak komputer tingkat menengah seperti microsoft excel.
• Menguasai mekanisme entri data yang akurat dan teliti terhadap bagian yang lebih  detail.
• Mampu dalam berkomunikasi dengan baik untuk menjalin hubungan baik dengan pihak lain terutama vendor.
• Minimal pernah menempuh pendidikan S1 pada Program Akuntansi atau pengalaman yang mumpuni bersertifikat khusus.

Perbedaan Account Payable dan Account Receivable

Account receivable merupakan sebutan piutang usaha atau sejumlah hak atas dana yang telah diterima oleh perusahaan yang bersumber dari produk barang maupun jasa yang diproduksi oleh perusahaan setelah terjual ke pelanggan.

Berikut beberapa perbedaan antara account payable dengan account receivable:

1. Pengaruh terhadap kas

Account payable berpengaruh negatif dan akan mengurangi kas, sedangkan account receivable berpengaruh positif dan berpotensi meningkatkan pemasukan kas.

2. Pencatatan dalam laporan keuangan

Account payable dicatat dalam kolom kanan laporan keuangan sebagai pengurangan aset, sedangkan account receivable dicatat sebagai bagian dari aktiva lancar dengan letak pertambahan di debit dan pengurangan di kredit.

3. Merepresentasikan kewajiban

Account payable mepresentasikan kewajiban perusahaan terhadap pemasok, sedangkan account receivable mempresentasikan kewajiban pelanggan terhadap perusahaan.

4. Pengakuan dalam akuntansi

Account payable diakui sebagai kewajiban perusahaan sampai lunas, sedangkan account receivable diakui sebagai pendapatan.