Komunikasi Bisnis: Pengertian – Tujuan dan Bentuknya

Dalam beberapa jenis perusahaan, komunikasi bisnis merupakan salah satu faktor berhasil atau tidaknya kerjasama yang terjadi. Berikut pembahasannya.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Pengertian Menurut KBBI

Menurut KBBI, Komunikasi dapat diartikan sebagai pengiriman pesan atau berita antar dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

Sedangkan pengertian Bisnis dalam KBBI adalah usaha komersial dalam dunia perdagangan, bidang usaha maupun usaha dagang.

Komunikasi Bisnis dapat diartikan sebagai proses pertukaran informasi yang dijalankan untuk mencapai sebuah tujuan komersial perusahaan.

Pengertian Secara Umum

Secara umum, komunikasi bisnis merupakan proses menukarnya gagasan dan informasi yang memiliki tujuan dalam bisnis, baik yang bersifat personal maupun impersonal.

Pengertian Menurut Para Ahli

Pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli dapat disimpulkan sebagai berikut:

• Djoko Purwanto

Komunikasi bisnis menurut ekonom Indonesia ini dapat diartikan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

• William Albig

Komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, pendapat, intruksi yang memiliki target tertentu dan dihidangkan baik secara personal maupun impersonal melalui lambang atau sinyal.

• Rosenbalt

Definisi komunikasi bisnis merupakan suatu tindakan pertukaran informasi, ide atau opini, maupun instruksi yang disampaikan secara personal maupun non personal melalui lambang dan sinyal untuk mencapai target perusahaan.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Secara umum terdapat enam fungsi dalam komunikasi bisnis, antara lain: 

• Fungsi Informasi (Informative)
  Komunikasi bisnis memastikan informasi yang tepat dapat tersalurkan ke pihak yang tepat di waktu yang tepat. Adanya data dan informasi dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi dan membuat keputusan strategis.
• Membantu Perencanaan (Planning)
  Adanya komunikasi bisnis yang baik dapat memfasilitasi proses perencanaan dengan menyediakan data, pendapat, serta ide baik dari dalam maupun luar organisasi. Tanpa adanya komunikasi yang tepat, rencana efektif tidak dapat dibuat dan dijalankan.
• Koordinasi dan Kerjasama (Coordination and Cooperation)
  Komunikasi bisnis dapat mamfasilitasi kerjasama dengan menghubungkan berbagai departemen yang saling terkait. Komunikasi yang baik akan meningkatkan proses koordinasi dengan memberikan informasi yang tepat dan sesuai dengan yang diperlukan.
• Mendapatkan Inspirasi (Inspiration)
  Dengan komunikasi bisnis yang baik, manajer dapat memberikan inspirasi kepada karyawan mereka. Inspirasi diberikan oleh pimpinan agar mereka dapat bekerja dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi.
• Memberi Motivasi (Motivation)
  Salah satu tugas utama komunikasi di dalam organisasi adalah memotivasi karyawan agar berkerja secara harmonis untuk mencapai tujuan organisasi.
• Sarana Pengambilan Keputusan yang Tepat (Decision Making)
  Komunikasi bisnis dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang baik dan tepat dengan memberikan informasi yang relevan.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Tujuan umum dari adanya komunikasi bisnis adalah mendukung tujuan bisnis agar bisnis dapat menjadi lebih efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Selain hal ini terdapat tiga tujuan khusus dari dilakukannya komunikasi bisnis, antara lain:

• Memberi Informasi
  Adanya komunikasi bisnis yang baik bertujuan untuk memberikan informasi yang tepat, baik kepada internal perusahaan maupun pihak eksternal yang terkait.
• Persuasi
  Persuasi dilakukan agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Biasanya persuasi dilakukan saat ditemukan kondisi yang membutuhkan negosiasi antara perusahaan dengan pihak lain.
• Menciptakan Kolaborasi
  Dengan komunikasi bisnis yang baik maka dengan mudah terjalin kolaborasi antara perusahaan dengan pihak eksternal. Ditambah lagi dengan kemajuan teknologi seperti saat ini, kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia dapat terjalin dengan mudah.

Proses terjadinya Komunikasi Bisnis

Proses komunikasi diawali dari sumber informasi baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, proses setelahnya dapat dijabarkan seperti berikut ini:

• Langkah pertama sumber informasi adalah ideation atau menciptakan suatu gagasan atau adanya informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini adalah landasan bagi pesan yang akan disampaikan.
• Langkah kedua adalah encoding. Sumber informasi menerjemahkan gagasan atau ide tadi dalam wujud kata-kata, lambang-lambang, atau tanda-tanda yang disengaja untuk menyampaikan informasi yang diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.
• Langkah ketiga adalah penyampaian pesan yang telah melalui proses encoding. Sumber informasi menyampaikan pesan kepada penerima melalui beberapa saluran atau channel, seperti berbicara, menulis, menggambar, atau melalui tindakan tertentu. Sumber informasi berusaha untuk membebaskan saluran dari gangguan atau hambatan sehingga informasi dapat sampai kepeda penerima seperti yang dikehendaki.
• Langkah keempat adalah proses decoding bagi si penerima pesan. Penerima pesan memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Understanding adalah kunci yang dibutuhkan penerima pesan untuk melakukan proses decoding. Proses ini hanya terjadi di dalam pikiran penerima pesan. Pada akhirnya penerima pesan yang akan menentukan bagaimana memahami dan memberi respon terhadap pesan tersebut.
•  Langkah terakhir adalah adanya feedback atau umpan balik yang diberikan penerima pesan. Feedback yang diberikan dapat berwujud kata-kata atau tindakan tertentu. Feedback inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Manfaat Komunikasi Bisnis

• Saling Mengerti
  Komunikasi bisnis yang baik akan menimbulkan sikap saling mengerti antar pihak terkait, baik dari pihak internal maupun eksternal.
• Mendukung Tujuan Perusahaan
  Interaksi yang terbangun melalui komunikasi antar pihak terkait membuat hubungan bisnis akan lebih baik. Hal ini dapat mempermudah perusahaan dalam mencapai tujuannya.
• Memperoleh Informasi
  Komunikasi bisnis yang baik akan membuat informasi dan pesan tersampaikan dengan tepat sesuai dengan sasaran.
• Optimalisasi Sumber Daya
  Komunikasi bisnis membuat suatu perusahaan dapat mengambil keputusan dengan baik, sehingga kinerja perusahaan akan lebih efektif. 

Bentuk Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis memiliki 2 bentuk umum yang daoat dijadikan acuan dalam berkomunikasi.

Dua bentuk ini adalah komunikasi verbal dan non verbal. Perlu diperhatikan bahwa kedua bentuk komunikasi tersebut akan saling menjalin dan melengkapi satu sama lain. Berikut adalah penjelasan detailnya:

• Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal digunakan baik secara tertulis maupun lisan dengan struktur dan terorganisir dengan baik dalam penyampaiannya.

Bentuk komunikasi verbal ini sering digunakan ketika sedang rapat, seminar, atau kesempatan lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

• Komunikasi Non Verbal

Bentuk komunikasi ini berlangsung menggunakan bahasa tanda, simbol, dan tubuh.

Simbol atau tanda-tanda tersebut dapat memberikan pelukisan atau deskripsi apa yang disampaikan.

Kelemahan komunikasi non verbal ini hanya dapat dilakukan secara lisan.

Unsur-unsur dalam Komunikasi Bisnis

Aktivitas komunikasi dalam kegiatan bisnis harus memiliki unsur-unsur tertentu.

Berikut adalah unsur-unsur dalam komunikasi bisnis, diantaranya:

• Terdapat Tujuan
  Setiap komunikasi memiliki tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan tidak lupa juga harus sejalan dengan tujuan organisasi.
• Ada Pertukaran
  Setiap komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih, penyampai pesan dan penerima pesan.
• Berisi Informasi, Gagasan, Opini, Instruksi
  Isi dari pesan yang dikomunikasikan memiliki beragam bentuk, tergantung situasi, kondisi, dan tujuannya.
• Memanfaatkan Saluran Personal atau Impersonal
  Setiap komunikasi dapat dilakukan dengan bertatap muka, memanfaatkan media khusus, atau media massa. Tergantung tujuan dan audiens yang disasar.
• Memakai Simbol atau Sinyal
  Pemberi pesan harus menentukan metode atau alat yang digunakan untuk berkomunikasi agar dapat dimengerti oleh di penerima pesan.
• Pencapaian Target atau Tujuan Organisasi
  Komunikasi yang dilakukan harus sejalan dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Prinsip Komunikasi Bisnis

Terdapat tujuh prinsip dasar dalam komunikasi bisnis, antara lain:

• Completeness
  Memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. Hal ini dilakukan untuk menimbulkan adanya ketenangan, kepercayaan, dan kepastian.
• Conciseness
  Komunikasi harus disampaikan melalui kata-kata yang jelas, singkat, dan padat tanpa banyak basa-basi.
• Concreteness
  Pesan yang disampaikan harus disusun secara spesifik dan tidak abstrak.
• Consideration
  Pesan yang disampaikan harus mempertimbangkan situasi penerima pesan.
• Clarity
  Pesan yang akan disampaikan harus disusun dalam kalimat yang mudah dipahami oleh si penerima pesan.
• Courtesy
  Sopan santun dan tata krama merupakan hal penting dalam berkomunikasi. Hal ini merupakan bentuk penghargaan terhadap si penerima pesan.
• Correctness
  Pesan harus disampaikan secara cermat. Seperti pesan tertulis yang dibuat harus memperhatikan tata bahasa. Sedangkan untuk pesan lisan disampaikan dengan memperhatikan kemampuan bahasa penerima pesan.

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis dibedakan menjadi beberapa bentuk berdasarkan pada beberapa faktor, diantaranya:

Menurut Penyampaiannya

• Komunikasi Lisan

Metode komunikasi yang dilakukan secara langsung tanpa adanya batas jarak atau dilakukan sevara bertatap muka.

• Komunikasi Tertulis

Singkatnya, komunikasi ini dilakukan dengan metode tulisan.

Contohnya seperti surat, naskah, blangko, dan lain lain. Komunikasi tertulis sering digunakan ketika mereka mengadakan perjanjian, mengirim surat permintaan barang, dan sebagainya

Menurut Perilaku

• Komunikasi Formal

Komunikasi ini tertata dengan benar sesuai dengan kaidah suatu kebijakan maupun EYD.

Komunikasi ini sering terjadi saat berada di situasi rapat perusahaan, seminar, konferensi, dan kesempatan lainnya yang bersifat resmi dan formal.

• Komunikasi Informal

Komunikasi yang bersifat informal merupakan intermezzo dari suatu komunikasi yang formal untuk meringankan pembicaraan, ketika pembicaraan mulai tegang dan memuncak.

• Komunikasi Non-Informal

Jenis komunikasi ini biasanya digunakan saat waktu renggang atau santai.

Umumnya komunikasi ini digunakan oleh individu yang memiliki kedudukan jabatan yang setara.

Menurut Ruang Lingkup

• Komunikasi Internal

Jenis komunikasi ini terjadi di dalam suatu lingkungan perusahaan atau organisasi bisnis.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi jenis ini terjadi antar anggota perusahaan dengan individu luar perusahaan.

Umumnya komunikasi ini terjadi pada pimpinan perusahaan kepada audience di luar kepemimpinannya.

Kendala dalam Komunikasi Bisnis

Proses manajemen adalah suatu aktivitas komunikasi. Salah satu tantangan terbesar seorang manajer adalah mengkomunikasikan ide, gagasan, dan tujuan dalam lingkup organisasinya agar mendapatkan tujuan yang diinginkan.

Sementara itu terdapat beberapa kendala atau hambatan yang mungkin muncul saat terjadinya proses komunikasi bisnis, diantaranya:

• Struktur Komunikasi yang Buruk
  Struktur komunikasi adalah faktor esensial dalam menentukan baik buruknya komunikasi bisnis. Struktur komunikasi yang baik harus terdapat pola pembukaan, isi, penutup.
• Penyampaian yang Lemah
  Pesan yang kuat tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan harus disampaikan dengan ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekadar mengelus-elus atau mengingatkan.
• Penggunaan Media yang Salah
  Dalam menyampaikan informasi kita perlu mempertimbangkan siapa, dari status sosial mana, dan karakteristik unik lainnya yang dimiliki oleh sasaran yang kita tuju. Dalam memilih media yang tepat dapat menentukan efektifitas komunikasi yang disampaikan.
• Salah Audience
  Topik dan informasi yang disampaikan hendaknya relevan dan sesuai ekspektasi penerima pesan. Contoh misalnya dalam sebuah pertemuan antara wakil dari pemerintah dan pengusaha disajikan presentasi tentang analisis situasi politik dan pemerintahan. Sedangkan dari sisi pengusaha sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan tentang bagaimana tindakan atau langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
• Lingkungan yang Mengganggu
  Pemilihan tempat yang tepat merupakan salah satu faktor penting dalam upaya agar audience fokus dan pesan dapat diterima dengan maksimal. Kita tidak ingin suara penyampai pesan tidak cukup terdengar oleh audience. Atau suara lalu sirine ambulan mengganggu fokus audience.