Manajemen Perpustakaan: Pengertian – Prinsip dan Contohnya

Kita semua pasti pernah ke perpustakaan, diantara buku-buku, kita pasti pernah melihat struktur organisasi. Hal tersebut merupakan salah satu dari manajemen perpustakaan. Apakah itu?

Pengertian Manajemen Perpustakaan

Manajemen perpustakaan adalah suatu proses dan upaya mencapai tujuan perpustakaan dengan mengatur dan memanfaatkan sumber daya perpustakaan yang dimiliki berupa manusia, dana, perlengkapan dan koleksi perpustakaan sehingga dapat menghasilkan karya, fungsi, peran, dan keahliannya masing-masing.

Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi berupa produk intelektual dan artistik manusia.

Tujuan Manajemen Perpustakaan

Penyelenggaraan perpustakaan bukan hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan-bahan pustaka, tetapi dengan adanya penyelenggaraan perpustakaan diharapkan dapat membantu murid-murid dan guru dalam menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar mengajar.

Oleh sebab itu  segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan harus dapat menunjang proses belajar mengajar, maka dalam pengadaan bahan pustaka harusnya mempertimbangkan kurikulum sekolah, serta selera para pembaca yang dalam hal ini adalah murid-murid.

Fungsi Manajemen Perpustakaan

Di dalam manajemen perpustakaan terdapat beberapa fungsi yang harus dijalankan, antara lain yaitu:

• Perencanaan (planning) 
  Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan efektif dan efisien. Perencanaan merupakan titik awal kegiatan perpustakaan dan harus disusun dengan baik. Perencanaan berguna untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan karangka pemersatu dan membantu memperkirakan peluang. Dalam penyusunan perencanaan hendaknya tercakup siapa (who) yang bertanggung jawab, apa (what) yang dilakukan, bagaimana (how) cara melaksanakannya, kapan (when) pelaksanaannya, dimana (where) dilakukannya, mengapa (why) dan berapa anggaran yang diperlukan.
• Pengorganisasian (Organizing) 
  Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan. Penyatuan langkah ini sangat penting, agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses mengorganisasikan sebuah perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki SDM, sumber dana, prosedur, dan adanya koordinasi yang baik serta pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Dalam sistem pengorganisasian perpustakaan perlu diperhatikan elemen-elemen perpustakaan yang antara lain terdiri dari kegiatan, SDM, sistem, sumber informasi, sarana dan prasarana serta dana.
• Penggerakan (actuating) 
  Penggerakan adalah merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Penggerakan dijalankan setelah adanya rencana dan pengorganisasian, sebab penggerakan merupakan pelaksanaan atas hasil-hasil perencanaan dan pengorganisasian. Fungsi penggerakan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena secara langsung berkaitan dengan manusia dengan segala jenis kepentingan dan keutuhannya.
• Pengawasan (controlling) 
  Pelaksanaan tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam perpustakaan perlu adanya pengawasan, yang pada umumnya merupakan coercion atau compeling artinya proses yang bersifat memaksa agar kegiatan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan rencana. Pengawasan dikaitkan dengan upaya untuk mengendalikan dan membina sebagai upaya pengendalian mutu. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
• Evaluasi (evaluating) 
  Evaluasi adalah pembuatan pertimbangan menurut suatu perangkat kriteria yang disepakati dan dapat dipertanggungjawabkan. Evaluasi di dalam perpustakaan merupakan cara untuk mengontrol kualitas program pelayanan perpustakaan dengan cara memeriksa apabila semua aspek perpustakaan sudah mencapai standar yang diharapkan. Hasil dari evaluasi dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan langkah-langkah perbaikan dan sekaligus untuk merencanakan program-program yang akan datang.

Pengelolaan Manajemen Perpustakaan

Perpustakaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam pemanfaatannya apabila pengelolaannya baik dan benar atau tepat guna. Menurut Bafadal (2001), aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengelolaan manajemen perpustakaan dengan baik adalah sebagai berikut:

• Pengelolaan koleksi bahan pustaka 
  Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang berkenaan dengan koleksi bahan pustaka tiba di perpustakaan sampai tersusun di rak dan siap dipergunakan oleh murid dan guru. Pengelola perpustakaan mengadakan koleksi bahan pustaka sesuai dengan dana yang ada. Dalam mengoreksi/ membeli buku tersebut hendaknya diperhatikan kaitannya dengan mata pelajaran yang diajarkan disekolah serta disesuaikan dengan tingkatan intelegensi anak didik tersebut.
• Inventarisasi dan klasifikasi 
  Inventarisasi adalah pencatatan koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut sudah menjadi hak milik perpustakaan. Mengklasifikasi buku-buku perpustakaan baik perpustakaan umum atau perpustakaan sekolah, baik baik di perpustakaan yang sederhana ataupun di perpustakaan yang sudah maju sangatlah penting ini bertujuan untuk mempermudah murid atau mengguna perpustakaan yang lain untuk mendapatkan atau menemukan buku-buku yang diinginkan.
• Pembuatan katalog 
  Katalogisasi adalah pendaftaran judul-judul buku menjadi katalog, penyusunan judul-judul buku atau kepustakaan dalam daftar. Daftar ini disusun sedemikian rupa sehingga orang dapat dengan cepat dan mudah menemukan buku yang dicari dan katalogisasi bertujuan untuk mempermudah pencarian buku pustaka yang diinginkan sebelum mencari ke ruangan tempat buku itu disimpan. Dari katalog itu kita mengetahui dimana letak buku beserta kodenya serta ruangan dimana tempat buku itu disimpan sehingga penemuan buku dapat berjalan dengan cepat tanpa harus memilah-milah dan memakan waktu yang lama.
• Pemeliharaan dan pembinaan koleksi perpustakaan 
  Pemeliharaan ialah kegiatan atau tindakan melindungi koleksi, perabot, dan perlengkapan perpustakaan dari bahaya kemusnahan. Koleksi perpustakaan sekolah adalah kumpulan sumber informasi dalam berbagai bentuk yang telah dipilih sesuai dengan tujuan program pendidikan sekolah yang bersangkutan, mencakup dan menunjang semua bidang studi, memberikan pengetahuan umum yang sesuai dengan tingkat kecerdasan, kemampuan baca dan perkembangan jiwa murid dan tuntutan profesi guru. Koleksi perpustakaan sekolah seharusnya selalu tumbuh selaras dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi. Tidak saja koleksi itu harus selalu ditambah, tetapi juga harus dijaga agar koleksi itu selalu yang mutakhir.
• Sirkulasi bahan pustaka 
  Kegiatan pencatatan pada peminjaman bahan pustaka harus diadakan pencatatan/registrasi dari anggota perpustakaan. Untuk calon anggota harus mendaftar dan bersedia memenuhi syarat-syarat sebagai tanda pernyataan menjadi anggota baru perpustakaan. Setelah itu ia diberi kartu anggota dan berhak menggunakan fasilitas dan meminjamkan buku yang ia inginkan.
• Organisasi personil 
  Agar pelaksanaan atau kegiatan dalam perpustakaan itu dapat berjalan dengan lancar, baik dan teratur untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka tenaga pelaksanaan bertanggung jawab sepenuhnya. Petugas perpustakaan merupakan salah satu sarana pokok di dalam menentukan keberhasilan perpustakaan. Betapa pun baik dan penuhnya lengkap sarana perpustakaan yang lainnya apabila tidak diikuti dengan kualitas dan kuantitas. petugas akan mempengaruhi optimalisasi pelayanan perpustakaan.
• Perlengkapan perpustakaan 
  Untuk mendukung fungsi dan tujuan perpustakaan agar dapat optimal dibutuhkan perlengkapan perpustakaan sekolah seperti : Buku inventaris koleksi buku, buku inventaris koleksi bukan buku, kartu inventaris surat kabar, kartu inventaris majalah, cap inventaris, cap perpustakaan, bantalan cap, buku klasifikasi, kartu katalog, mesin tulis, kertas label, selotip, formulir kartu buku, formulir lembaran tanggal kembali, kantong kartu buku, lem, lembaran indeks, kartu petunjuk, formulir bon permintaan pinjam dan formulir pemilihan koleksi.
• Administrasi perpustakaan 
  Kegiatan administrasi perpustakaan adalah kegiatan pencatatan buku-buku pustaka ke dalam buku induk perpustakaan sampai buku tersebut siap dipinjam. Dalam hal ini pun, kegiatan administrasi perpustakaan merupakan kegiatan administrasi, dalam arti ketatausahaan. Kegiatan ini meliputi: menghimpun, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan. Bagi anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku atau lalai sehingga menyebabkan buku yang dipinjamnya hilang atau hancur dan sebagainya dikenakan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menetapkan peraturan dan tata-tertib peminjaman dan pengembalian buku perlu dilakukan agar keamanan dan kenyamanan anggota perpustakaan tetap terjaga dan anggota perpustakaan sama-sama merasa bertanggung jawab terhadap kelangsungan pengelolaan perpustakaan

Prinsip Manajemen Perpustakaan

Menurut Henry Fayol dalam Lasa, (2008:12) Prinsip-prinsip manajemen yang dapat diterapkan diPerpustakaan yaitu :

• Pembagian kerja (divition of work)-Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif.
• Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)-Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggung jawab sesuai dengan wewenang, serta setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan wewenang meekat atau diikuti pertanggung jawaban.
• Disiplin (discipline)-Merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab, disiplin berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya maka disiplin akan hilang.
• Kesatuan perintah (unitie of command)-Karyawan harus tahu kepada siapa dia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya.Artinya, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik.
• Kesatuan pengarahan (unity of dirrection)-Prinsip ini tidak dapat terlepas dari pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab serta kesatuan perintah.Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan atau pustakawan mendapat wewenang untuk pelaksanaan pekerjaan dan mengetahui batas wewenang tersebut.
• Mengutamakan kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi-Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi.
• Penggajian pegawai Prinsip more pay for more prestige(upaya lebih untuk prestasi lebih). -Gaji atau upah bagi karyawan atau pustakawan merupakan kompensasi yang menentukan tercapainya tujuan dan keberhasilan suatu pekerjaan. Dalam prinsip penggajian dipikirkan cara agar karyawan atau pustakawan dapat bekerja dengan tenang, menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja.
• Hirarki(tingkatan)-Dengan adanya hirarki, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa dan dari siapa ia harus bertanggung jawab mendapat perintah.
• Keadilan dan kejujuran-Prinsip ini harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar.
• Stabilitas kondisi karyawan-Sebagai mahluk sosial manusia yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran tidak konsentrasi.Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.
• Prakarsa (inisiatif)-Prinsip ini mengandung arti bahwa menghargai orang lain, ditinjau dalam segi perpustakaan maka pustakawan harus menghargai seluruh pemustaka.

Contoh Manajemen Perpustakaan

Dalam melaksanakan semua kegiatan atau aktivitas di perpustakaan juga sangat diperlukan adanya sebuah struktur organisasi agar setiap rangkaian kerja yang ada di perpustakaan tersebut dapat berjalan dengan lancar sehingga tujuan dari perpustakaan tersebut dapat tercapai sesuai dengan tujuan atau rencana yang telah tersusun.

Berkaitan dengan hal di atas, Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.