Daftar isi
Pembelian atau purchasing merupakan salah satu fungsi penting dalam sebuah perusahaan, baik itu perusahaan kecil maupun besar. Fungsi ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk menjalankan operasinya. Dalam konteks bisnis, purchasing juga dikenal dengan sebutan procurement atau pengadaan, yang mencakup proses pembelian barang dan jasa dari supplier yang terpercaya dengan harga dan kualitas yang sesuai.
Dalam era digitalisasi, purchasing juga telah mengalami perubahan yang signifikan. Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk memudahkan proses purchasing, seperti penggunaan sistem e-procurement atau platform online untuk memilih supplier dan memesan barang. Dengan adanya teknologi ini, purchasing dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif.
Purchasing merupakan fungsi penting dalam sebuah perusahaan yang memainkan peran penting dalam menjaga kelangsungan bisnis dan hubungan dengan supplier. Dalam era digitalisasi, purchasing telah mengalami perubahan signifikan, yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses purchasing dengan lebih efisien dan efektif.
Pengertian Purchasing
Purchasing atau pembelian adalah proses membeli barang atau jasa dari supplier atau vendor yang terpercaya dengan harga dan kualitas yang sesuai. Fungsi purchasing juga mencakup perencanaan, pengadaan, negosiasi harga dan persyaratan, pembuatan pesanan, pengiriman, hingga pembayaran.
Tujuan dari fungsi ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk menjalankan operasinya dan memperoleh keuntungan yang maksimal dengan meminimalkan biaya pembelian. Proses purchasing dilakukan dengan hati-hati dan efisien untuk menjaga hubungan baik dengan supplier dan memastikan bahwa hubungan tersebut saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Proses purchasing melibatkan beberapa tahap, mulai dari perencanaan, pemilihan supplier, negosiasi harga dan persyaratan, pembuatan pesanan, pengiriman, hingga pembayaran. Tahap-tahap ini harus dilakukan dengan hati-hati dan efisien agar perusahaan dapat meminimalkan biaya dan memperoleh keuntungan yang maksimal.
Selain itu, purchasing juga memainkan peran penting dalam menjaga hubungan baik dengan supplier. Sebagai mitra bisnis, supplier dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan, seperti diskon, pengiriman cepat, dan bantuan teknis. Oleh karena itu, purchasing harus menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan memastikan bahwa hubungan tersebut saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Alur Kerja Purchasing
Alur kerja Purchasing atau pembelian dalam sebuah perusahaan terdiri dari beberapa tahap, berikut adalah penjelasan secara detailnya:
1. Perencanaan
Tahap pertama dalam alur kerja purchasing adalah perencanaan, dimana purchasing melakukan analisis kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam tahap ini, purchasing harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti jumlah persediaan yang ada, rencana produksi, anggaran yang tersedia, serta kebutuhan operasional perusahaan.
2. Pemilihan Supplier
Setelah menentukan kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan, tahap selanjutnya adalah pemilihan supplier atau vendor. Purchasing harus melakukan riset dan evaluasi terhadap calon supplier yang ada, termasuk reputasi, kualitas barang dan jasa yang ditawarkan, harga, serta layanan yang diberikan. Purchasing juga dapat mempertimbangkan faktor lain seperti lokasi dan keamanan dalam memilih supplier.
3. Negosiasi Harga dan Persyaratan
Setelah memilih supplier yang tepat, purchasing akan memulai tahap negosiasi harga dan persyaratan. Purchasing akan berusaha mendapatkan harga yang terbaik dan menegosiasikan persyaratan seperti jangka waktu pembayaran, jumlah minimum pembelian, serta layanan purna jual yang ditawarkan. Negosiasi harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa kesepakatan yang dicapai menguntungkan bagi kedua belah pihak.
4. Pembuatan Pesanan
Setelah kesepakatan harga dan persyaratan dicapai, purchasing akan membuat pesanan kepada supplier. Pesanan harus mencakup detail barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan jangka waktu pengiriman. Purchasing juga harus memastikan bahwa persyaratan pembayaran dan layanan purna jual telah disepakati dan dituangkan dalam pesanan.
5. Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Jasa
Setelah pesanan dibuat, supplier akan memproses pengiriman barang atau jasa yang dipesan. Purchasing harus memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan memenuhi kualitas yang diharapkan. Jika terdapat masalah atau ketidaksesuaian, purchasing harus segera mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
6. Pembayaran
Setelah barang atau jasa diterima, purchasing harus melakukan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank atau menggunakan instrumen pembayaran lainnya. Purchasing harus memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati.
7. Evaluasi dan Analisis Kinerja Supplier
Setelah proses pembelian selesai, purchasing harus melakukan evaluasi dan analisis kinerja supplier. Evaluasi ini dapat meliputi penilaian terhadap kualitas barang atau jasa yang diberikan, layanan purna jual, kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, serta pengiriman yang tepat waktu. Hasil evaluasi ini dapat digunakan untuk memutuskan apakah supplier tersebut layak untuk dipertahankan atau perlu diganti dengan supplier lain.
Inilah alur kerja purchasing yang harus dilakukan dengan hati-hati dan efisien untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk menjalankan operasinya dan memperoleh keuntungan yang maksimal dengan meminimalkan biaya pembelian. Selain itu, purchasing juga harus mempertahankan hubungan yang baik dengan supplier dan memastikan bahwa hubungan tersebut saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Tugas Purchasing
Tugas purchasing adalah salah satu bagian penting dalam operasional perusahaan, terutama dalam hal pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Berikut adalah penjelasan secara panjang mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan oleh departemen purchasing:
1. Membuat Rencana Pembelian
Purchasing harus membuat rencana pembelian berdasarkan kebutuhan perusahaan. Rencana ini harus mempertimbangkan aspek kuantitas, kualitas, waktu, dan biaya. Rencana pembelian ini harus disusun dengan hati-hati agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan barang.
2. Mencari Supplier
Purchasing harus mencari supplier yang terpercaya dan berkualitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pencarian supplier bisa dilakukan melalui internet, media sosial, atau melalui referensi dari rekan bisnis. Purchasing harus melakukan evaluasi terhadap supplier, termasuk kinerja, kualitas produk, waktu pengiriman, dan harga.
3. Melakukan Negosiasi Harga dan Persyaratan
Setelah menemukan supplier yang tepat, purchasing harus melakukan negosiasi harga dan persyaratan. Tujuannya adalah untuk memperoleh harga yang terbaik dan persyaratan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Purchasing harus memiliki kemampuan bernegosiasi dengan baik agar dapat memperoleh hasil yang diinginkan.
4. Membuat Pesanan
Setelah tercapai kesepakatan harga dan persyaratan, purchasing harus membuat pesanan kepada supplier. Pesanan harus disusun dengan rinci, mencantumkan detail barang, jumlah, harga, dan waktu pengiriman. Pesanan harus disampaikan dengan jelas dan tepat waktu agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman.
5. Kualitas Barang dan Jasa
Setelah barang atau jasa diterima, purchasing harus memastikan kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan. Jika terdapat ketidaksesuaian atau masalah dengan barang atau jasa yang diterima, purchasing harus mengambil tindakan yang diperlukan, seperti melakukan klaim atau pengembalian barang.
6. Mengelola Persediaan
Purchasing harus memantau persediaan barang dan mengelolanya dengan baik. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa persediaan selalu mencukupi kebutuhan perusahaan tanpa mengakibatkan pemborosan. Purchasing harus dapat membuat perencanaan dan strategi yang efektif dalam mengelola persediaan.
7. Membuat Laporan Pembelian
Purchasing harus membuat laporan pembelian secara teratur untuk memantau pengeluaran perusahaan dan melakukan analisis biaya. Laporan pembelian juga berguna sebagai bahan evaluasi untuk mengevaluasi supplier yang dipilih dan memperbaiki proses pembelian di masa depan.
Demikianlah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh departemen purchasing. Dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, purchasing harus memperhatikan aspek kualitas, harga, waktu, dan persediaan untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.
Tanggung Jawab Purchasing
Tanggung jawab purchasing adalah sangat penting dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa untuk menjalankan bisnis suatu perusahaan. Berikut adalah penjelasan secara panjang mengenai tanggung jawab yang harus diemban oleh departemen purchasing:
1. Menjaga Ketersediaan Barang dan Jasa
Tanggung jawab utama purchasing adalah menjaga ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Purchasing harus memastikan bahwa persediaan barang selalu mencukupi kebutuhan perusahaan dan tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan stok yang tidak diinginkan.
2. Mengoptimalkan Biaya Pembelian
Purchasing harus mengoptimalkan biaya pembelian agar perusahaan dapat memperoleh harga terbaik dari supplier. Purchasing harus memahami kondisi pasar dan mengevaluasi harga dari berbagai supplier sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian. Selain itu, purchasing juga harus dapat melakukan negosiasi dengan baik agar dapat memperoleh harga yang lebih baik.
3. Memastikan Kualitas Barang dan Jasa
Tanggung jawab purchasing juga meliputi memastikan kualitas barang dan jasa yang dibeli. Purchasing harus melakukan evaluasi terhadap supplier sebelum melakukan pembelian, seperti mengevaluasi kinerja, kualitas produk, waktu pengiriman, dan harga. Setelah barang atau jasa diterima, purchasing harus memastikan kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan.
4. Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier
Purchasing harus menjalin hubungan baik dengan supplier untuk memastikan kelancaran proses pengadaan barang dan jasa. Purchasing harus menjaga komunikasi yang baik dengan supplier, memberikan feedback yang jelas, dan membayar tagihan tepat waktu.
5. Mematuhi Kebijakan Perusahaan
Tanggung jawab purchasing juga meliputi mematuhi kebijakan perusahaan dalam melakukan pembelian barang dan jasa. Purchasing harus memahami dan mematuhi aturan dan kebijakan yang ada, seperti kebijakan pengeluaran, batasan waktu pembayaran, dan persetujuan manajemen atas pembelian.
6. Mengelola Risiko dan Keamanan
Purchasing harus mengelola risiko dan keamanan dalam melakukan pembelian barang dan jasa. Purchasing harus memastikan bahwa supplier yang dipilih memiliki reputasi yang baik dan memenuhi persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku. Selain itu, purchasing juga harus memastikan keamanan dalam pengiriman barang dan jasa.
7. Mengelola Data Pembelian
Tanggung jawab purchasing juga meliputi mengelola data pembelian, seperti data supplier, pesanan, tagihan, dan laporan pembelian. Purchasing harus memastikan bahwa data yang dikumpulkan akurat dan tersedia untuk pengambilan keputusan dan evaluasi di masa depan.
Inilah tanggung jawab purchasing dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa. Dalam menjalankan tanggung jawab tersebut, purchasing harus memperhatikan aspek ketersediaan barang, biaya pembelian, kualitas barang dan jasa, kebijakan perusahaan, risiko dan keamanan, serta pengelolaan data pembelian untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efisien
Skill Purchasing
Dalam menjalankan tugasnya, seorang purchasing harus memiliki berbagai skill atau kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa skill purchasing yang penting untuk dimiliki:
1. Kemampuan Negosiasi
Skill negosiasi menjadi salah satu skill yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang purchasing. Kemampuan untuk bernegosiasi dengan supplier agar bisa mendapatkan harga terbaik dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menjadi kunci kesuksesan seorang purchasing.
2. Kemampuan Komunikasi
Seorang purchasing harus mampu berkomunikasi dengan berbagai pihak, seperti supplier, tim internal perusahaan, manajemen, dan pihak eksternal lainnya. Kemampuan komunikasi yang baik akan membantu purchasing dalam menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan menjaga kelancaran proses pengadaan barang dan jasa.
3. Kemampuan Analisis
Purchasing harus memiliki kemampuan analisis yang baik untuk mengevaluasi dan memilih supplier yang tepat, membandingkan harga dan kualitas produk, serta menentukan strategi pembelian yang efektif dan efisien.
4. Kemampuan Manajemen Waktu
Kemampuan manajemen waktu juga menjadi skill yang penting untuk dimiliki oleh purchasing. Purchasing harus mampu mengatur waktu dengan baik, seperti menentukan jadwal pengiriman barang, memastikan tagihan dibayarkan tepat waktu, dan menyelesaikan tugas-tugas pembelian dalam tenggat waktu yang telah ditetapkan.
5. Kemampuan Pengambilan Keputusan
Purchasing harus memiliki kemampuan pengambilan keputusan yang baik, karena keputusan yang diambil dapat memengaruhi ketersediaan barang, biaya pembelian, dan kualitas produk. Seorang purchasing harus dapat mengevaluasi berbagai opsi yang tersedia dan memilih yang terbaik bagi perusahaan.
6. Kemampuan Multitasking
Purchasing harus dapat melakukan banyak tugas secara bersamaan. Skill multitasking sangat penting dalam mengelola beberapa proyek pembelian secara bersamaan, mengelola ketersediaan barang, memastikan pengiriman barang tepat waktu, dan menangani masalah yang muncul.
7. Kemampuan Pengelolaan Data
Skill pengelolaan data menjadi penting dalam melacak dan memantau proses pengadaan barang dan jasa. Purchasing harus dapat mengelola data pembelian dengan baik, seperti data supplier, pesanan, tagihan, dan laporan pembelian.
8. Kemampuan Adaptasi
Purchasing harus memiliki kemampuan adaptasi yang baik untuk menghadapi perubahan yang terjadi dalam proses pengadaan barang dan jasa. Kondisi pasar yang berubah-ubah, kebijakan perusahaan yang berubah, dan perubahan lainnya, dapat memengaruhi strategi pembelian. Purchasing harus dapat menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
Demikianlah beberapa skill yang penting untuk dimiliki oleh seorang purchasing. Dengan memiliki kemampuan-kemampuan tersebut, purchasing dapat menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien, serta dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan baik.
Jenjang Karir Purchasing
Jenjang karir dalam bidang purchasing dapat beragam, tergantung pada perusahaan dan industri tempat purchasing bekerja. Berikut adalah beberapa jenjang karir yang umum dalam bidang purchasing:
1. Purchasing Staff
Purchasing staff merupakan jenjang karir yang paling awal dalam bidang purchasing. Pada posisi ini, seorang purchasing bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam pengadaan barang dan jasa, seperti melakukan pencarian supplier, membuat permintaan harga, membuat pesanan pembelian, dan memantau pengiriman barang.
2. Purchasing Supervisor
Setelah berpengalaman sebagai purchasing staff, seseorang dapat naik ke posisi purchasing supervisor. Pada posisi ini, seorang purchasing supervisor akan bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengarahkan tim purchasing, serta memastikan bahwa proses pembelian berjalan dengan baik.
3. Purchasing Manager
Setelah berhasil menjadi purchasing supervisor, seseorang dapat naik ke posisi purchasing manager. Pada posisi ini, seorang purchasing manager bertanggung jawab atas keseluruhan strategi pembelian perusahaan, memimpin tim purchasing, menjalin hubungan dengan supplier, dan membuat keputusan strategis dalam pembelian barang dan jasa.
4. Procurement Specialist
Procurement specialist adalah posisi yang lebih spesifik dalam bidang purchasing. Pada posisi ini, seseorang memiliki keahlian khusus dalam bidang tertentu, seperti teknologi informasi, konstruksi, atau kesehatan. Procurement specialist bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi pembelian untuk kebutuhan spesifik perusahaan.
5. Procurement Director
Setelah menjadi purchasing manager, seseorang dapat naik ke posisi procurement director. Pada posisi ini, seorang procurement director bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa perusahaan, memimpin tim purchasing, mengembangkan strategi pembelian jangka panjang, dan bekerja sama dengan manajemen senior untuk memastikan pengadaan barang dan jasa mendukung tujuan perusahaan.
6. Chief Procurement Officer
Chief procurement officer (CPO) adalah posisi tertinggi dalam bidang purchasing. Pada posisi ini, seorang CPO bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa di perusahaan, memimpin tim purchasing, mengembangkan strategi pembelian jangka panjang, dan berkontribusi pada strategi keseluruhan perusahaan.
Inilah beberapa jenjang karir dalam bidang purchasing. Penting untuk diingat bahwa jenjang karir dapat bervariasi antara perusahaan dan industri, dan bahwa setiap individu dapat mengembangkan jalur karir yang berbeda-beda tergantung pada minat dan keahlian yang dimiliki.
Jadi secara keseluruhan, purchasing merupakan bagian penting dalam kegiatan bisnis. Dalam melakukan pengadaan barang dan jasa, seorang purchasing harus memiliki kemampuan yang baik dalam berkomunikasi, bernegosiasi, dan menjalin hubungan dengan supplier.
Dengan mengembangkan skill dan pengalaman yang tepat, seorang purchasing dapat mencapai jenjang karir yang lebih tinggi dan memberikan kontribusi yang signifikan dalam kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memiliki tim purchasing yang profesional dan terlatih dengan baik.