Daftar isi
Kebutuhan pelanggan yang terus berkembang dan kemajuan teknologi, semuanya memengaruhi dinamika bisnis di seluruh industri. Kepemilikan terhadap strategi manajemen sangatlah penting guna menjamin perubahan yang konstan.
Namun demikian, ketika karyawan memulai sebuah inisiatif perubahan, mereka akan membutuhkan berbagai dukungan, seperti bantuan eksternal untuk mengatasi hambatan ketika sedang berproses hingga sukses. Bantuan eksternal ini dapat berasal dari seorang agen perubahan dalam change leadership, konsultan pihak ketiga, atau agen perubahan.
Dalam kesempatan ini, kita akan mempelajari lebih lanjut mengenai seluk beluk agen perubahan. Berikut penjelasannya.
Pengertian Agen Perubahan
Agen perubahan, menurut Soerjono Soekanto adalah individu atau kelompok yang mendapat kepercayaan sebagai pemimpin satu atau lebih lembaga kemasyarakatan. Mereka dikatakan sebagai pihak yang menghendaki suatu perubahan.
Definisi mengenai agent of change secara lebih luas dirumuskan oleh Griffin dan Pareek, yang dikutip oleh Wibowo (2006). Menurut mereka agent of change adalah seorang profesional yang bertugas membantu masyarakat atau kelompok tertentu dalam merencanakan pembangunan atau membentuk kembali sasaran, dengan berfokus pada masalah dan mencari pemecahan yang mungkin bisa diupayakan, mengatur bantuan, merencanakan tindakan untuk memperbaiki situasi, mengatasi kesulitan, dan mengevaluasi hasil dari usaha yang terencana.
Secara umum, agen perubahan atau agent of change dapat didefinisikan sebagai sosok penting yang membantu suatu proses perubahan, baik dalam suatu organisasi, perusahaan, institusi, maupun masyarakat.
Seorang agen perubahan menempatkan tanggung jawabnya pada orang-orang dalam perusahaan beserta interaksi yang terjadi di antara mereka sendiri. Fokus dan perhatian mereka ada pada upaya terhadap efek struktur dan perubahan teknologi suatu kelompok dan hubungan interpersonal dalam organisasi.
Agen perubahan mendukung dalam upaya mempromosikan cara-cara baru (inovasi) dalam melakukan sesuatu. Mereka juga sering dianggap sebagai jembatan berharga antara pimpinan dan karyawan lainnya.
Tugas lain dari seorang agen perubahan adalah memberikan jawaban dan alasan untuk perubahan dan membujuk orang lain untuk bergabung dengan inisiatif untuk kesejahteraan perusahaan.
Jenis Agen Perubahan
Agen perubahan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu agen perubahan internal dan agen perubahan eksternal.
Agen Perubahan Internal
Seorang profesional yang ada dalam suatu organisasi yang diberikan mandat untuk menjaga proses perubahan dalam organisasi tersebut, maka dia dikenal sebagai agen perubahan internal.
Bisa saja mereka adalah salah satu karyawan dari organisasi atau perusahaan tersebut, seperti pemimpin, eksekutif senior atau manajer yang memiliki pengetahuan mumpuni dalam teknologi intervensi dan ilmu perilaku untuk pertumbuhan dan perkembangan organisasi.
Aspek penting yang ditekankan di sini adalah agen perubahan internal menyadari sejarah inisiatif perubahan dan politik sosial organisasi, dan akan bekerja dengan tekun untuk membangun hubungan yang kuat guna memperkuat sikap dan pandangan budaya terhadap perubahan, bahkan setelah proses implementasi selesai.
Agen Perubahan Eksternal
Sementara itu, agen perubahan eksternal merupakan seseorang profesional yang dipekerjakan dari luar organisasi dan diberikan mandat atau tugas untuk menjaga proses perubahan yang terjadi dalam organisasi tersebut.
Agen perubahan eksternal tidak memiliki kewajiban untuk tunduk pada setiap aturan dan regulasi perusahaan. Mereka memiliki kebebasan untuk mengemukakan sudut pandang yang terpisah dan berbeda dalam persamaan dan menantang struktur yang ada.
Meski pun agen perubahan eksternal dapat memberikan perspektif baru, kehadiran mereka dapat mengancam karyawan internal perusahaan. Selain itu, penunjukan mereka dapat menambah biaya mahal untuk implementasi perubahan yang lama.
Karakteristik Agen Perubahan
Seorang agent of change harus memiliki tiga karakteristik utama, antara lain attitude, knowledge, dan skill (Nasution, 1990). Berikut ulasan mengenai ketiga karakteristik tersebut.
Attitude (Nilai-nilai dan Sikap Mental)
Hal pertama dan utama yang harus dimiliki oleh seorang agent of change adalah pemahaman terhadap nilai-nilai dan sikap mental (attitude). Antara lain sebagai berikut:
- Hormat terhadap nilai-nilai yang dianut oleh pihak lain.
- Memiliki rasa hormat terhadap berbagai institusi yang ada sebagai cerminan perhatian terhadap batasan-batasan ruang dalam kehidupan orang, keamanan, dan pengembangan identitas di balik diri masing-masing.
- Rasa yang kuat terkait identitas diri sendiri serta upaya dalam menolong orang lain.
- Selalu yakin bahwa perubahan (inovasi) harus menghasilkan sesuatu yang terbaik bagi mayoritas atau sebagian besar pihak.
- Manfaat inovasi bagi pengguna akhir (end user) menjadi pertimbangan utama seorang agen perubahan. Salah satunya adalah agar dapat disebarluaskan kepada masyarakat secara keseluruhan.
- Memiliki keyakinan bahwa masyarakat yang hendak diubah memiliki suatu kebutuhan, hak memahami mengapa perubahan harus dilakukan, dan hak berpartisipasi untuk memilih beberapa alternatif yang tersedia.
- Memiliki tekad yang kuat untuk membantu tanpa menyakiti perasaan serta meminimalisir risiko sekecil mungkin, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang guna menjamin ketenangan masyarakat.
Knowledge (Pengetahuan)
Selain harus memiliki attitude yang baik, seorang agent of change harus memiliki pengetahuan yang luas dan mendalam mengenai beberapa aspek terkait inovasi dan objek perubahan. Berikut ulasannya.
- Memiliki wawasan mengenai open interrelating system, yakni individu, kelompok, dan masyarakat merupakan sistem-sistem terbuka yang saling berhubungan.
- Wawasan mengenai alasan mengapa orang dan sistem bersedia menerima perubahan sekaligus menolaknya.
- Berbagai wawasan, sikap, mental, dan skill yang dibutuhkan agen perubahan dan pengguna sumber-sumber yang efektif.
- Wawasan mengenai peran lain dari dirinya yang sesuai dengan konteks sosial dan lebih luas dari perubahan.
- Wawasan mengenai keseluruhan berbagai sumber (resource) dan akses ke sumber tersebut.
- Berbagai konsepsi alternatif mengenai peran yang dilakukannya sekarang beserta peran potensial lain di masa mendatang.
- Wawasan mengenai pandangan orang lain terhadap peranannya sebagai seorang agent of change.
- Wawasan mengenai lingkup kebutuhan manusia, hubungan-hubungannya, dan tingkatan prioritas dari berbagai tahap dalam lingkaran kehidupan.
Skill (Keterampilan)
Berbagai keterampilan baik teknis maupun praktis juga perlu dikuasai oleh agent of change agar dalam penerapannya dapat mencapai goals yang telah ditentukan.
Keterampilan yang perlu dikuasai seorang agen perubahan antara lain sebagai berikut:
- Kemampuan mengembangkan dan memelihara hubungan baik dengan orang lain dalam proyek perubahan.
- Kemampuan mengatasi sebuah kesalahpahaman dan konflik.
- Kemampuan dalam membina kerja sama tim (collaborative team) guna mencapai suatu perubahan.
- Kemampuan mengorganisir dan melaksanakan proyek inovasi.
- Kemampuan membawa dan menghubungkan orang lain ke suatu konsepsi mengenai kebutuhan dan prioritas mereka dengan kebutuhan dan prioritas orang lain.
- Kemampuan mengembangkan keterbukaan masyarakat untuk menggunakan sumber-sumber, baik internal maupun eksternal.
- Kemampuan menyadarkan masyarakat akan potensi dari sumber-sumber yang mereka miliki.
- Kemampuan membina jembatan nilai antar individu.
- Kemampuan menyampaikan perasaan berdaya untuk melaksanakan pembangunan kepada orang lain.
- Kemampuan mengkomunikasikan pengetahuan, nilai-nilai, dan keterampilan yang dimiliki kepada orang lain.
Peran dan Tanggung Jawab Agen Perubahan
Agen perubahan merupakan seseorang yang ahli dalam mengalihkan peran tanggung jawab diri mereka guna memenuhi kebutuhan dan tuntutan organisasi. Mereka mengasumsikan satu atau lebih peran berdasarkan kebutuhan dan persyaratan sebuah proyek perubahan.
Peran yang sering mereka lakoni diantaranya sebagai konsultan, coach, peneliti, counsellor, bahkan terkadang sebagai manajer lini.
Berikut adalah beberapa peran beserta tanggung jawab yang dapat dimainkan saat memengaruhi perubahan dalam suatu organisasi.
1. Menyelidiki (Investigate)
Menerapkan perubahan tidak semudah melakukan aktivitas yang sudah jelas menjadi suatu kebiasaan. Dibutuhkan penggalian hingga ke akarnya terhadap perilaku dan sikap orang ketika hendak memahami dinamika sebuah organisasi.
Agen perubahan mencari petunjuk terkait hal-hal yang dapat mencegah terjadinya perubahan, sehingga mereka dapat menentukan langkah-langkah apa saja yang paling mungkin untuk dilakukan guna menghilangkan hambatan dan membawa kesuksesan dalam proyek inovasi. Dengan demikian, agen perubahan harus memiliki sifat jeli dan analitis.
2. Menganjurkan (Advocate)
Setiap proyek inovasi dalam organisasi membutuhkan seseorang yang terus mendukung agen perubahan. Dukungan terhadap agen perubahan merupakan langkah untuk mencapai inisiatif guna melibatkan orang-orang untuk berpartisipasi.
Agen perubahan akan terus menabuh genderang perubahan ketika semua orang sibuk dengan aktivitasnya masing-masing. Maka dari itu, dibutuhkan karakter yang vokal dan gigih dari seorang agen perubahan.
3. Mendorong (Encourage)
Sebuah perubahan akan terjadi ketika individu mau mengubah aktivitas, perilaku, dan sikap mereka sendiri. Dampak yang paling terlihat dari sebuah perubahan adalah orang-orang akan mengalami berbagai emosi yang bervariasi ketika rasa stabilitas mereka dihilangkan.
Namun, dalam kebanyakan kasus, mereka diharuskan mengambil risiko dengan keluar dari zona nyaman mereka.
Sebagai seorang agen perubahan, mereka harus paham terhadap implikasi pribadi dari orang-orang yang terlibat, sehingga agen perubahan dapat membantu seseorang merasa lebih baik dalam melakukan perubahan. Kemampuan untuk mendengarkan dan mendorong perlu dimiliki oleh seorang agen perubahan.
4. Memudahkan (Facilitate)
Salah satu kegiatan utama agen perubahan adalah menemukan cara untuk membantu orang berubah. Agen perubahan diharapkan mampu mengklarifikasi perubahan dan membuatnya lebih mudah dilakukan.
Sebagai fasilitator, agen perubahan harus merancang sistem, alat, formulir, dan proses yang memungkinkan orang berhasil ketika mereka mengalami perubahan. Seorang agen perubahan harus menjadi pribadi yang sangat membantu dan kreatif.
5. Menengahi (Mediate)
Sebagian besar kelompok dan individu yang mengalami perubahan dalam suatu organisasi seringkali memiliki prioritas yang berlawanan.
Agen perubahan harus mampu mengelola konflik dengan membantu pihak yang berbeda prioritas melihat situasi melalui sudut pandang pihak lain, serta dengan menemukan tujuan bersama.
Salah satu tujuan mereka bekerja adalah untuk meningkatkan pemahaman dan mengurangi gesekan antara banyak pihak sehingga mereka dapat berkolaborasi guna menerapkan sebuah perubahan. Dengan begitu, agen perubahan bisa disebut juga sebagai penengah dan pembawa damai.
6. Menasihati (Advise)
Agen perubahan mengandalkan keahlian mereka untuk membangun otoritas diri mereka di dalam sebuah organisasi. Dengan berbagi pengetahuan yang dimilikinya, mereka menunjukkan bahwa mereka dapat diandalkan untuk mengarahkan orang ke arah yang benar.
Namun terkadang proses mengkomunikasikan pengetahuan terjadi secara langsung melalui pelatihan, tetapi bisa juga terjadi setiap hari dalam pertemuan dan percakapan. Dengan demikian, seorang agen perubahan harus percaya diri dan berpengetahuan luas.
7. Mengelola (Manage)
Agen perubahan akan selalu memastikan bahwa ada tujuan, target, dan tanggal jatuh tempo dalam sebuah proyek inovasi. Kemudian mereka akan memastikan orang-orang tetap di jalur untuk mencapainya.
Agen perubahan akan menemukan dan menentukan cara untuk meminta pertanggungjawaban orang, serta memastikan bahwa penghargaan atau hukuman yang sesuai diberikan sebagaimana diperlukan. Salam hal ini, diharapkan agen perubahan selayaknya memiliki ketelitian yang baik.
Tips Menjadi Agen Perubahan
Ada beberapa hal penting yang harus dilakukan ketika seseorang ingin menjadi agen perubahan yang efektif. Diantaranya:
1. Identifikasi Kolega Anda
Tidak mudah untuk menerima perubahan, jika di organisasi di mana orangnya sudah terbiasa bekerja dalam suasana tertentu. Terlebih jika perubahan tiba-tiba mulai diimplementasikan, tidak akan ada apresiasi terhadap ide atau strategi dari agen perubahan tersebut.
Salah satu cara efektifnya adalah mengidentifikasi kolega atau sekutu dalam organisasi tersebut. Temukan sekutu tersebut diantara para pegawai yang memiliki posisi penting di perusahaan agar memiliki daya untuk memengaruhi pegawai lain.
Cobalah untuk membuat mereka paham tentang inisiatif perubahan beserta dampaknya terhadap pegawai, serta pertumbuhan dan perkembangan bagi organisasi.
Selain itu, para pegawai cenderung lebih percaya pada kolega mereka daripada orang yang dipercayakan dengan inisiatif perubahan (agen perubahan).
2. Menciptakan Visi Bersama
Seorang agen perubahan harus memiliki visi yang jelas demi terwujudnya misi yang dimiliki.
Membuat berbagai strategi yang menyoroti visi agen perubahan sangatlah penting untuk dilakukan guna memastikan kepemimpinan dan orang-orang yang memiliki suara dalam organisasi menghargai kehadiran dan upaya agen perubahan.
Visi tersebut dibuat untuk mendapatkan dukungan kuat dari orang-orang tersebut dan para pegawai lain dalam suatu organisasi.
Jika diperlukan, ciptakan sebuah visi bersama setiap orang sehingga mereka akan merasa bahwa kontribusi mereka dianggap penting dan dibutuhkan dalam manajemen perubahan.
Ketika setiap orang memiliki andil dalam input, mereka akan mencoba memberikan 100% effort mereka, sehingga output akan berada di tangan agen perubahan.
Selalu pastikan setiap pegawai dapat memahami visi dan misi, sehingga mereka dapat bergerak bersama agen perubahan dan mensukseskan inisiatif perubahan tersebut.
3. Menempatkan Semua Orang dalam Strata yang Sama
Setelah menemukan sekutu beserta orang-orang di posisi teratas yang dapat menawarkan dukungan kepadanya di waktu yang tepat, langkah selanjutnya adalah menyatukan semua orang dari semua kalangan. Hal ini dikarenakan gerakan perubahan hanya dapat dilakukan ketika semua orang telah menyepakatinya.
Ingatlah, jika pemimpin puncak tidak terlibat dalam inisiatif perubahan, kemungkinan kegagalan akan meningkat sehingga penting bagi karyawan lain untuk mengetahui bahwa mereka mendukung strategi perubahan ini.
Selain itu, selalu minta feedback (umpan balik) dari para pegawai agar dapat menyadari kekurangan dalam strategi inovasi, guna segera membuat perubahan yang diperlukan.
4. Membuat Sebuah Rekam Jejak
Setelah memiliki support system dan keyakinan dalam visi, sekarang adalah waktunya untuk agen perubahan membuat rencana eksekusi. Namun selalu ingat bahwa proses dalam rencana tindakan inisiatif perubahan harus dilakukan tepat waktu.
Setiap orang tidak akan mau menunggu selama berbulan-bulan hanya untuk melihat dampak dari inisiatif perubahan terhadap orang lain. Dengan demikian, proses ini membutuhkan eksekusi yang sukses untuk membangun momentum di antara para pegawai guna mengurangi penolakan.
5. Menjadikan Perubahan Sebagai Proses Normal
Cara terbaik untuk menjadi agen perubahan yang efektif adalah menjadikan inisiatif perubahan sebagai proses yang normal. Yaitu dengan menjadikannya sebagai bagian integral dari kehidupan sehari-hari agen perubahan di tempat kerja.
Upaya identifikasi terhadap support system dan strategi yang dapat membantu agen perubahan dalam upaya mendorong pegawai lain untuk mengambil bagian dalam proses tersebut.
Selalu ingat bahwa perubahan bukanlah proses yang mudah dan cepat, begitu juga menjadi seorang agen perubahan yang efektif.
Agen perubahan yang efektif adalah mereka yang memiliki jumlah kolega atau sekutu dan teman paling sedikit di awal, namun menjadi orang paling sukses karena mampu mengatasi kesulitan dan menemukan cara untuk mengimplementasikan inisiatif perubahan hingga membuatnya bermanfaat.
Teknik yang Digunakan Agen Perubahan
Seorang agen perubahan yang baik akan memilih untuk memanfaatkan berbagai strategi manajemen perubahan beserta kombinasinya guna mendukung suatu perubahan dalam organisasi. Ada tujuh teknik yang umum digunakan oleh para agen perubahan dalam misinya, diantaranya:
Analisis Transaksional (Transactional Analysis)
Analisis transaksional adalah salah satu teknik terpenting bagi agen perubahan. Karena jika ingin menjadi agen perubahan yang sukses, dibutuhkan pemahaman penuh tentang perilaku manusia, serta alasan mengapa orang mengatakan dan melakukan sesuatu.
Teknik ini merupakan kombinasi dari konsep psikologi dan psikoterapi. Analisis transaksional digunakan oleh agen perubahan untuk membantu memahami perspektif mental diri mereka sendiri dan orang lain, serta sangat berguna saat bernegosiasi.
Konsep yang digunakan dalam teknik ini adalah bahwa ada empat posisi hidup yang dapat dipegang seseorang dalam percakapan atau pertukaran apa pun. Di mana setiap posisi tersebut mampu menentukan bagaimana seorang individu berperilaku dan merespon.
Analisis Pemangku Kepentingan (Stakeholder Analysis)
Stakeholder Analysis adalah teknik manajemen proyek yang menganalisis dan mengkategorikan semua jenis pemangku kepentingan yang terlibat akan terpengaruh oleh perubahan.
Teknik ini dapat digunakan oleh agen perubahan untuk menilai bagaimana mereka dapat memastikan bahwa mereka menangani kepentingan stakeholder, dengan menjaga mereka agar tetap mengikuti perubahan dan terhindar dari gangguan apa pun.
Hal ini dilakukan dengan membuat matriks dari semua stakeholder, lalu menilai dan mencatat sikap yang diharapkan terhadap perubahan.
Analysis stakeholder harus dilakukan di awal perubahan, serta perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala karena sikap mereka dapat berubah seiring waktu. Agar bisa menyesuaikan pendekatan secara tepat, agen perubahan perlu mengetahui perbedaan sikap setiap stakeholder.
Selain itu, agen perubahan harus mampu mengidentifikasi istilah ‘silent assassins‘, merupakan stakeholder yang secara publik tampaknya mendukung transformasi, namun sebenarnya melakukan berbagai hal untuk mengacaukan hal-hal yang dilakukan oleh agen perubahan.
Analisis MoSCow (MosCow Analysis)
Analisis MoSCoW adalah teknik penentuan prioritas yang digunakan oleh agen perubahan untuk mendapatkan pemahaman bersama dengan stakeholder mengenai pentingnya penempatan setiap persyaratan dalam penyampaian informasi.
Istilah MoSCoW merupakan akronim dari berbagai huruf pertama dari masing-masing empat kategori prioritas, yaitu Must Have, Should Have, Could Have, dan Won’t Have.
Agen perubahan akan membuat matriks dengan empat kategori tersebut dalam satu akses dan setiap stakeholder berada di sumbu lainnya. Namun akan ada banyak matriks, di mana akan ada satu untuk setiap kebutuhan yang teridentifikasi dalam strategi inovasi.
Hasil dari analisis MoSCow akan digunakan oleh agen perubahan untuk menyesuaikan strategi pengaruh mereka bagi stakeholder yang berbeda, dengan memberikan prioritas pada apa pun yang ditandai sebagai ‘Must Have’.
Persuasi dan Memengaruhi (Persuasion and Influencing)
Kemampuan utama yang harus dimiliki oleh agen perubahan adalah mampu membangun argumen persuasif guna memengaruhi dan meyakinkan orang tentang manfaat dan perlunya inovasi dan kegiatan terkait yang diperlukan untuk mewujudkannya.
Ada beberapa desain atau teknik yang bisa digunakan oleh agen perubahan dalam aktivitas persuasion and influencing, diantaranya:
- Menggunakan fakta dan bukti untuk mendukung suatu penalaran.
- Merencanakan alur interaksi.
- Menggunakan jargon yang tepat.
- Menggunakan kalimat argumen yang singkat dan ringkas.
- Desain untuk kemenangan awal.
- Fokus terhadap persetujuan prinsip dan hasil, bukan aktivitas tingkat rendah.
Presentasi (Presentations)
Presentasi merupakan salah satu cara paling berguna bagi agen perubahan untuk menyampaikan suatu ide. Namun, presentasi yang mereka paparkan haruslah ringkas, serta tetap memastikan bahwa konten yang diberikan relevan dengan audiens.
Biasanya, presentasi digunakan oleh agen perubahan sebagai pelengkap dari berbagai teknik manajemen perubahan yang digunakan. . Karena penggunaan presentasi saja tidaklah cukup untuk dijadikan pendekatan yang membuahkan hasil untuk agen perubahan mana pun.
Mendengarkan Secara Aktif (Active Listening)
Memengaruhi adalah teknik pendekatan dua arah. Selain aktif memberikan informasi, agen perubahan juga harus menjadi pendengar yang baik.
Hal ini dikenal dengan istilah ‘active listening’, di mana bahasa tubuh dan kata-kata yang digunakan oleh agen perubahan memberikan penjelasan kepada orang lain bahwa mereka tidak hanya mendengarkan apa yang dikatakan orang lain, namun juga sebagai upaya memahami dan mempertimbangkan apa yang dikatakan orang lain.
Agen perubahan harus merekam pembicaraan secara mental, dengan didukung oleh catatan. Hal tersebut menggunakan keterampilan mendengarkan yang didukung oleh sinyal visual guna memahami arti sebenarnya dari apa yang dikatakan.
Seringnya, orang yang terpengaruh oleh suatu perubahan akan mengatakan satu hal kepada agen perubahan, namun dengan arti yang berbeda.
WIIFM
WIIFM merupakan akronim dari ‘What’s in it for me?’ yang berarti ‘apa untungnya bagi saya?’. Ini merupakan salah satu teknik paling berharga bagi setiap agen perubahan.
Ide pokok dari teknik ini adalah bahwa agen perubahan berpikir dengan sudut pandang orang yang ingin mereka pengaruhi. Agen perubahan harus memikirkan dampak transformasi apa saja yang bisa terjadi pada orang tersebut, termasuk di dalamnya dampak positif dan negatifnya.
Dalam penerapannya, agen perubahan harus mempertimbangkan kepribadian, kebutuhan, dan peran orang tersebut beserta efek nyata apa yang akan timbul dari transformasi tersebut terhadap mereka.
Agen perubahan harus mampu menjawab pertanyaan ‘What’s in it for me?’ sebelum mereka mengembangkan pendekatan pengaruh mereka dengan seolah-olah orang itu bertanya langsung kepada mereka.
Teknik ini membantu menyiapkan strategi dan pendekatan yang lebih mungkin mengarah pada kesuksesan daripada mengadopsi metode yang sama untuk semua orang.