Daftar isi
Apa itu Analisis Pembelanjaan?
Analisis pembelanjaan merupakan sebuah proses pemeriksaan atau evaluasi terhadap pengeluaran atau belanja suatu entitas, misalnya individu, organisasi, atau perusahaan dengan cara membuat katalog data pembelanjaan bisnis.
Analisis pembelanjaan memiliki tujuan antara lain untuk menghilangkan inefisiensi, menghilangkan biaya yang tidak perlu, mengeliminasi pemborosan, serta menemukan kesenjangan dalam supply chain.
Secara garis besar, tujuan dari analisis pembelanjaan adalah memahami bagaimana dan dimana keuangan dialokasikan. Pada akhirnya, manfaat dari hal tersebut adalah membuat perubahan dalam supply chain dengan mengurangi biaya yang tidak perlu.
Jenis Analisis Pembelanjaan?
Di bawah ini adalah beberapa jenis dari analisis pembelanjaan secara umum
1. Analisis Varian
Caranya dengan membandingkan antara anggaran yang telah ditetapkan dan pengeluaran aktual. Dengan perbandingan tersebut, maka dapat dilakukan identifikasi mengenai penyebab dari perbedaan antara anggaran yang ditetapkan dan pengeluaran aktual, apakah itu disebabkan perubahan harga, volume, atau faktor lainnya.
2. Analisis Rasio Keuangan
Mengevaluasi kesehatan keuangan dari entitas (perusahaan, organisasi, atau individu) dengan menggunakan rasio keuangan seperti rasio likuiditas, profitabilitas, leverage, dan efisiensi.
3. Analisis Pengeluaran Kategori
Memahami alokasi dan seberapa besar sumber daya digunakan dengan membuat kategori-kategori pada pengeluaran dan memisahkannya sesuai dengan kategori-kategori tersebut. Misalnya, kategorisasi seperti biaya overhead, investasi, dan biaya operasional.
4. Analisis ABC (Activity-Based Costing)
Activity-Based Costing merupakan sebuah metode perhitungan biaya yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengalokasikan biaya berdasarkan aktivitas yang terjadi sebenarnya dalam sebuah organisasi. Metode ini berusaha memberikan gambaran yang lebih akurat tentang bagaimana biaya digunakan dengan produk atau layanan tertentu.
5. Benchmarking
Metode ini dilakukan dengan cara membandingkan pembelanjaan suatu entitas dengan rata-rata pembelanjaan para pesaing. Hal ini dapat memberikan pandangan tentang sejauh mana entitas tersebut bersaing dalam pengeluaran untuk pembelanjaan.
6. Analisis Sensitivitas
Mengidentifikasi bagaimana perubahan pada parameter tertentu dapat mempengaruhi pengeluaran total. Manfaat dari analisis ini adalah dapat membuat perencanaan risiko dan pengambilan keputusan dengan lebih baik.
7. Analisis Pembelanjaan Terkait Proyek
Memfokuskan analisis pada pengeluaran terhadap proyek tertentu saja. Hal ini melibatkan pemantauan kinerja proyek, mengidentifikasi varian, dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran proyek.
8. Analisis Pengeluaran Berkelanjutan
Mengevaluasi pengeluaran yang sifatnya rutin atau berkelanjutan, seperti biaya operasional bulanan atau tahunan, untuk memastikan efisiensi dan keberlanjutan.
9. Analisis Perbandingan Historis
Menganalisis tren pengeluaran dari waktu ke waktu untuk memahami perubahan dan fluktuasi yang mungkin memerlukan perhatian manajemen.
Mengapa Analisis Pembelanjaan Penting?
Secara umum, analisis pembelanjaan sangat penting bagi sebuah entitas (perusahaan, organisasi, atau individu) karena dapat memberikan informasi mengenai bagaimana sumber daya keuangan digunakan dan dialokasikan. Secara rinci, pentingnya analisis pembelanjaan didapatkan dari beberapa alasan berikut:
1. Pengelolaan Keuangan
Manajemen keuangan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam memaksimalkan nilai tambah sumber daya dengan cara dengan memahami pengelolaan keuangan yang baik. Dalam hal ini, analisis pembelanjaan membantu agar pengelolaan keuangan menjadi lebih efisien.
2. Penilaian Kerja
Manajemen dapat mengukur dan membandingkan antara anggaran yang telah ditetapkan dengan hasil yang didapatkan secara faktual dengan analisis pembelanjaan. Dengan begitu, analisis pembelanjaan dapat membantu dalam penilaian kinerja keuangan dan operasional.
3. Efisiensi Operasional
Analisis pembelanjaan juga berfungsi untuk mengevaluasi sejauh mana sumber daya digunakan secara efisien untuk kebutuhan organisasi, atau efisiensi operasional organisasi.
4. Perencanaan dan Penganggaran
Analisis pembelanjaan membantu untuk memahami tren dan kebutuhan pembelanjaan. Dengan begitu, organisasi dapat membuat perencanaan dan penganggaran yang lebih realistis dan mendukung tujuan strategis.
5. Pengambilan Keputusan Strategis
Pemimpin organisasi dapat mengambil keputusan strategis yang berdasarkan data dan fakta dengan pemahaman yang baik tentang analisis pembelanjaan. Keputusan strategis yang dimaksud mencakup bagaimana alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan dan perkembangan jangka panjang organisasi.
6. Pemantauan Kinerja Proyek
Dalam berlangsungnya suatu proyek, analisis pembelanjaan membantu dalam memantau kinerja proyek tersebut dan memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
7. Perencanaan Risiko
Analisis pembelanjaan membantu organisasi dalam merencanakan risiko keuangan kedepannya dengan mengidentifikasi potensi varian risiko dan dampaknya terhadap kesehatan keuangan.
8. Perbandingan dengan Pesaing
Analisis pembelanjaan dapat memberikan informasi yang cukup untuk membandingkan biaya pengeluaran suatu organisasi dengan organisasi lainnya. Dengan demikian, didapatkan informasi mengenai daya saing dan posisi pasar.
9. Transparansi dan Akuntabilitas
Melakukan analisis pembelanjaan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana.
10. Identifikasi Varian dan Penyimpangan
Analisis pembelanjaan juga membantu untuk mengidentifikasi varian atau perbedaan antara anggaran dengan pengeluaran sebenarnya yang dilakukan. Jika terindikasi ada penyimpangan, manajemen dapat mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Manfaat Analisis Pembelanjaan?
Manfaat paling penting dari analisis pembelanjaan adalah peningkatan visibilitas dalam supply chain. Namun, terdapat beberapa manfaat lainnya yang tak kalah penting.
1. Merampingkan Fungsi Administrasi
Analisis pembelanjaan meningkatkan efisiensi kerja sistem di seluruh organisasi. Dengan sistem yang lebih efisien, cycle time untuk membuat laporan berkurang. Selain itu, sistem yang efisien dapat memperbaiki hubungan organisasi dengan supplier atau klien karena memberikan lebih banyak waktu untuk organisasi dalam meningkatkan aspek lain dalam bisnis.
2. Mengurangi Risiko
Analisis pembelanjaan harus mencakup pemeriksaan terhadap supplier, yaitu dengan membuat Key Performance Index (KPI) yang harus dipatuhi. KPI dapat mengukur faktor seperti business credit score, catatan ketetapan waktu pengiriman, stabilitas keuangan, riwayat keluhan, dan kemampuan dalam pemecahan masalah.
Kepatuhan terhadap KPI tersebut dapat membantu dalam efisiensi biaya dan mengurangi risiko keterlambatan pengiriman dengan menghindari gangguan yang ada pada supply chain.
Bagaimana Melakukan Analisis Pembelanjaan Secara Efisien?
Analisis pembelanjaan secara efisien harus melibatkan langkah-langkah yang terkoordinasi untuk memastikan bahwa pengumpulan dan evaluasi data dilakukan dengan baik. Di bawah ini adalah tahapan langkah-langkah tersebut.
1. Menentukan tujuan analisis
Tujuan dari analisis pembelanjaan dapat bervariasi. Apakah tujuannya untuk pengelolaan proyek, efisiensi operasional, atau peningkatan kinerja keuangan secara keseluruhan?
2. Identifikasi sumber data
Data apa saja yang akan digunakan untuk analisis pembelanjaan? Data-data yang mungkin dikumpulkan antara lain anggaran, data keuangan, laporan pengeluaran, dan informasi lain yang relevan.
3. Ketelitian data
Data yang dikumpulkan harus lengkap, akurat, dan tentunya relevan. Data yang terkumpul tersebut harus sesuai dengan kategori pembelanjaan yang telah dibuat.
4. Klasifikasi Pembelanjaan
Pengeluaran harus diklasifikasikan ke dalam kategori-kategori seperti biaya overhead, biaya operasional, dan investasi agar memudahkan analisis.
5. Metode perhitungan yang tepat
Pertimbangkan penggunaan metode seperti ABC (Activity-Based Costing) untuk alokasi biaya yang lebih akurat.
6. Pembuatan Key Performance Indicator (KPI)
KPI dapat mencakup rasio profitabilitas, efisiensi operasional, atau indikator lainnya yang relevan.
7. Analisis Varian
Analisis varian bertujuan membandingkan anggaran dan pengeluaran aktual untuk mengidentifikasi area mana yang perlu perbaikan atau penyesuaian.
8. Alat analisis keuangan
Visualisasikan data dengan alat analisis keuangan seperti diagram, grafik, dan tabel untuk memahami pola dan tren.
9. Benchmarking
Melakukan perbandingan antara pembelanjaan organisasi dengan para pesaing.
10. Libatkan stakeholder
Diskusikan hasil analisis dengan pihak-pihak yang juga terlibat seperti manajemen, departemen terkait, dan pemangku kepentingan lainnya yang bertujuan mencari masukan dan saran untuk perbaikan ke depan.
11. Tindakan Korektif
Rencanakan strategi perbaikan dan terapkan perubahan yang diperlukan dalam pengelolaan pembelanjaan jika ditemukan masalah.
12. Evaluasi
Evaluasi harus terus dilakukan secara berkala. Diperlukan juga fleksibilitas dan adaptasi terhadap perubahan lingkungan baik dari sisi internal maupun eksternal.
Selain adanya langkah-langkah tersebut, ada hal penting yang perlu diperhatikan dalam melakukan analisis pembelanjaan, yaitu dua metode umum yang digunakan dalam menganalisis data dan mengidentifikasi bagaimana cara untuk mengurangi biaya.
1. Should-cost analysis
Metode ini merupakan perbandingan perkiraan biaya sesuatu dengan berapa banyak biaya sebenarnya yang dikeluarkan. Ini dihitung berdasarkan pengeluaran tarif tenaga kerja, overhead, biaya bahan, dan margin keuntungan.
Proses ini melibatkan beberapa tim. Tim engineering menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, tim procurement menentukan biaya material, sedangkan tim supply chain melakukan perkiraan terhadap berapa tarif tenaga kerja yang harus dikeluarkan dan margin keuntungan yang diharapkan perusahaan.
Hasil dari should-cost analysis ini dapat membantu perusahaan untuk menentukan jumlah total pembelanjaan dan membantu negosiasi dengan supplier di masa depan.
2. Cost versus mass analysis
Tujuan dari analisis ini adalah mengidentifikasi peluang untuk menemukan supplier terbaik yang lebih bisa menghemat biaya pengeluaran. Caranya yaitu dengan membandingkan supplier saat ini dengan supplier potensial dengan melihat bagian-bagian mana yang memiliki biaya per massa lebih tinggi.
Contoh Analisis Pembelanjaan
Perusahan FGH memiliki anggaran tahunan dan pengeluaran aktual pada tahun 2023. Di bawah ini adalah contoh analisis pembelanjaan dari perusahaan tersebut yang berfokus pada beberapa elemen kunci, antara lain varian dan rasio keuangan.
1. Data anggaran
Total anggaran tahunan : Rp 2.000.000
2. Data pengeluaran aktual
Total pengeluaran aktual : Rp 1.000.000
Analisis Varian
Varian Total (Total anggaran – Pengeluaran aktual)
= Rp 2.000.000 – Rp 1.000.000 = Rp 1.000.000
Analisis Varian Menurut Kategori
Biaya Operasional: $600.000 (Anggaran) vs. $580.000 (Aktual)
- Varian = $600.000 – $580.000 = $20.000 (Varian Positif)
Biaya Overhead: $200.000 (Anggaran) vs. $210.000 (Aktual)
- Varian = $200.000 – $210.000 = -$10.000 (Varian Negatif)
Investasi: $200.000 (Anggaran) vs. $160.000 (Aktual)
- Varian = $200.000 – $160.000 = $40.000 (Varian Positif)
Analisis Rasio Keuangan
Rasio Profitabilitas:
- Return on Investment (ROI) = (Keuntungan Bersih / Total Investasi) x 100
- ROI Anggaran = ($50.000 / $200.000) x 100 = 25%
- ROI Aktual = ($50.000 / $160.000) x 100 = 31.25%
- Rasio Efisiensi Operasional:
- Biaya Operasional per Unit Produksi = Biaya Operasional / Jumlah Unit Produksi
- Rasio Anggaran = $600.000 / 1.000 unit = $600 per unit
- Rasio Aktual = $580.000 / 900 unit = $644 per unit
Dalam contoh tersebut, varian total menunjukkan bahwa perusahaan FGH menghabiskan sebesar Rp 1.000.000 lebih sedikit dari anggaran mereka. Hal tersebut merupakan hasil yang positif. Namun, berdasarkan analisis varian kategori menunjukkan ada hasil yang negatif, yaitu pada kategori overhead.
Lebih lanjut, analisis rasio keuangan menunjukkan bahwa ROI dan rasio efisiensi operasional mengalami potensi peningkatan. Perlu dicatat bahwa contoh di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks spesifik suatu perusahaan atau proyek.