Laporan Bisnis: Pengertian – Jenis dan Cara Menyusun

Dalam banyak kasus, proposal suatu kegiatan dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Terlebih bagi sebuah organisasi atau perusahaan yang mengharuskan karyawan nya mampu membuat sebuah laporan bisnis. Seperti namanya, laporan bisnis mampu memberikan insight terhadap perkembangan suatu perusahaan atau organisasi. 

Pengertian

Dalam bukunya “Effective Business Communication”, Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu laporan yang bersifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan jelas, serta berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu.

Sementara itu, Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” memberikan definisi laporan bisnis sebagai kumpulan pesan yang objektif dan tersusun teratur, digunakan sebagai alat penyampai informasi dari suatu bagian operasional atau institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu laporan bisnis memiliki berbagai karakteristik, diantaranya netral atau tidak memihak, objektif, berisi informasi yang disampaikan baik intern maupun ekstern, pembuatannya berdasarkan permintaan dari pihak yang memiliki wewenang, memiliki tujuan dalam penyusunannya, di antaranya memecahkan masalah serta pengambilan keputusan.

Kegunaan Laporan Bisnis

Salah satu tujuan penyusunan sebuah laporan bisnis adalah sebagai alat manajerial guna memberikan informasi atau kontribusi pada pembuatan keputusan dan proses pemecahan masalah. Namun, sebagian laporan dibuat untuk satu dari enam tujuan berikut, di antaranya:

• Sebagai alat monitor dan pengendali operasional perusahaan.
• Sebagai alat yang membantu pengimplementasian berbagai kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
• Sebagai alat yang melengkapi berbagai persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan.
• Sebagai alat untuk dokumentasi prestasi kerja yang dibutuhkan baik bagi keperluan internal maupun eksternal perusahaan.
• Sebagai alat analisis informasi dana yang memberikan panduan dalam pengambilan berbagai keputusan terkait masalah tertentu.

Jenis Laporan Bisnis

Business reporting dapat digolongkan menjadi beberapa kategori, diantaranya penggolongan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan pertemuan, dan pelaksanaan proyek. Berikut penjelasan dari masing-masing kategori.

Berdassarkan Fungsi

• Laporan informasi dibuat dengan menyajikan berbagai fakta dan rangkuman tanpa adanya sebuah analisis, penarikan kesimpulan, maupun pemberian rekomendasi. Laporan informasi memiliki nama lain, antara lain lapotan sementara, laporan triwulan, dan laporan perkembangan.
• Laporan analitikal berisikan berbagai fakta dan rangkuman dengan melakukan analisis dan penafsiran, yang kemudian dilakukan sebuab penarikan kesimpulan serta pemberian rekomendasi. Laporan analitikal juga sering disebut dengan usulan, laporan justifikasi, dan laporan rekomendasi.

Berdasarkan Subjek

Jenis laporan bisnis berdasarkan subjek dapat dibedakan menurut departemen atau divisi di mana laporan tersebut dibuat. Sebagai contoh, laporan periklanan, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan akuntansi, laporan ekonomi, laporan pemasaran, laporan personalia, laporan produksi, berbagai laporan teknik, laporan statistik, dan lain-lain.

Berdasarkan Formalitas

Jika dilihat berdasarkan formalitasnya,laporan bisnis dapat dibedakan menjadi laporan yang sifatnya informal maupun formal. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang, dan laporan informal disebut dengan laporan singkat.

Berdasarkan Keaslian

• Laporan otoritas (authorized reports), sebuah laporan yang dibuat berdasarkan permintaan atau kuasa dari seseorang atau sebuah komite.
• Laporan sukarela (voluntary reports), suatu laporan yang dibuat berdasarkan inisiatif diri sendiri.
• Laporan publik (public reports), sebuah laporan yang dibuat oleh berbagai lembaga pemerintahan, diantaranya seperti sekolah, rumah sakit, dan nernagai lembaga lain yang dibiayai oleh pemerintah.
• Laporan swasta (private reports), sebuah laporan yang dibuat oleh berbagai perusahaan swasta.

Berdasarkan Frekuensi

• Laporan khusus, merupakan laporan yang memuat tentang situasi dan berbagai peristiwa unik. Misalnya, munculnya suatu krisis dalam perusahaan.
• Laporan berkala, merupakan laporan yang dibuat dan dikeluarkan secara berkala, seperti laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, semesteran, maupun tahunan. Contoh dari laporan berkala di antaranya laporan penjualan harian, laporan bursa saham setiap jam, laporan biaya mingguan, laporan produksi bulanan, laporan kegiatan komite tiap kuartal, dan laporan anggaran tahunan.

Berdasarkan Penampilan atau Jenis

• Laporan memorandum, laporan ini menggunakan format memo, yaitu dengan mencantumkan beberapa unsur seperti kepada, dari, subjek, dan tanggal.
• Laporan surat, laporan ini menggunakan format surat resmi, seperti kepala surat, yang di dalamnya berisikan alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
• Laporan formal, merupakan laporan yang memiliki panjang lebih dari laporan informal.
• Laporan dalam bentuk cetakan, merupakan laporan yang berwujud cetakan dan berisikan judul yang telah tercetak, beserta instruksi dan berbagai baris kosong.

Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

Laporan bisnis berdasarkan pelaksanaan proyek dapat dibedakan menjadi empat jenis laporan, di antaranya:

• Resolusi, merupakan laporan singkat yang secara formal berisikan pengumun=man hasil konsensus suatu pertemuan.
• Agenda, merupakan suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung. Hal-hal yang tercakup di dalamnya antara lain jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Agenda ini akan membantu peserta mempersiapkan sebuah pertemuan.
• Laporan pertemuan, merupakan laporan resmi yang cakupan bahasannya luas, serta berisikan berbagai hal penting dalam pertemuan atau konferensi.
• Notulen, merupakan laporan resmi yang berisikan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung.

Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

Terdapat tiga jenis laporan dalam kategori ini, diantaranya:

• Laporan pendahuluan, jenis laporan ini berisikan berbagai persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, serta berbagai pelatihan pegawai.
• Laporan perkembangan, merupakan laporan yang disusun secara berkala setelah proyek berlangsung.
• Laporan akhir, merupakan laporan yang dibuat setelah proyek selesai dilaksanakan.

Perencanaan Laporan Bisnis

Persiapan merupakan salah satu upaya terpenting dalam segala hal, baik penyelenggaraan kegiatan maupun pembuatan suatu laporan. Berikut ini enam tahap persiapan tersebut.

• Analisis Masalah

Berbagai analisis tersebut bisa mencakup apa saja, seperti tujuan apa yang diinginkan, berapa banyak, mengapa dan kapan. Berbagai pertanyaan tersebut akan mampu membantu kita menetapkan judul laporan, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup, bahkan keterbatasan yang akan dihadapi ke depannya.

• Pertimabangkan Penerima Laporan

Memperhatikan siapa saja yang akan menerima laporan tersebut. Hal ini bisa didasarkan pada latar belakang pendidikannya, pengalaman yang dimilikinya, serta kemampuan emosional yang dimiliki. Tujuannya agar laporan bisnis bisa tersampaikan dan tepat mengenai sasaran.

• Menentukan Ide

Pertama kita tulis semua ide yang terlintas di benak. Selanjutnya, membuat laporan berdasarkan rencana kerja secara terperinci. Untuk beberapa laporan tertentu, diperlukan rumusan hipotesis yang menjadi dasar penentuan sebuah informasi.

• Mengumpulkan Berbagai Bahan

Fakta dikumpulkan dari berbagai sumber terpercaya. Seperti melakukan penelitian primer (sumber data dari catatan file organisasi, catatan harian, berbagai surat dan laporan, daftar pertanyaan, dan wawancara) dan penelitian sekunder (sumber data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia).

• Analisis dan Penafsiran Data

Kegiatan analisis dan penafsiran data harus dilakukan seobektif mungkin. Dengan mengutamakan kejujuran dan menghindari tindakan manipulasi terhadap berbagai fakta yang relevan.

• Pengorganisasian Data dan Persiapkan Outline Akhir

Aktivitas analisis dan penafsiran terhadap berbagai data hendaknya dilakukan secara hati-hati. Kemudian berbagai hasil temuan tersebut kita organisasikan, serta membuat sebuah outline akhir. Namun, sebelum itu, usahakan untuk membuat tubuh laporan dan melakukan pertimbangan terhadap berbagai metode pengorganisasian dan outline.

Pembuatan Laporan Bisnis

Setelah paham dan mampu menyelasaikan enam tahap persiapan pembuatan laporan, langkah selanjutnya adalah membuat laporan bisnis itu sendiri. Business reporting terbagi menjadi tiga bagian, yaitu pendahuluan, teks (body), dan penutup.

Pendahuluan

Terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan dalam bagian pendahuluan dari suatu business reporting, di antaranya:

• Latar belakang, merupakan situasi yang melatarbelakangi atau menjadi alasan kenapa laporan dibuat.
• Ruang lingkup, berisi tentang luas cakupan atau pokok pembahasan suatu laporan.
• Layout (rencana presentasi), berisikan tentang hal-hal yang akan dibahas dalam laporan.
• Metodologi, berisikan tentang metode pengumpulan informasi.
• Masalah, biasanya ditulis di awal-awal bab pendahuluan, sebelum maksud dan tujuan laporan dinyatakan.
• Maksud, bagian yang harus nampak dalam bagian pendahuluan, karena merupakan elemen paling penting dari laporan.
• Berbagai sumber primer dan sekunder, hal-hal yang dimuat di dalamnya antara lain, publikasi, surat, memo, catatan perusahaan, karyawan, hasil wawancara, dan sebagainya.
• Definisi istilah, merupakan hal-hal yang perlu dicantumkan jika ada beberapa istilah yang membutuhkan sebuah penafsiran.
• diantaranya masalah waktu, dana, data yang diteliti, dan asisten peneliti.
• Pemberi kuasa, merupakan orang yang meminta pembuatan laporan.
• Rekomendasi, berisikan penjelasan tentang keputusan yang perlu untuk di;aporkan dalam suatu laporan.
• Keterbatasan, hal yang menjadi kekurangan atau hambatan dalam penulisan laporan,

Teks (Body)

Dalam bagian ini, akan dipaparkan dan dikembangkan berbagai poin penting secara terperinci. Body (teks) juga akan membantu mengetahui tujuan dari penyusunan business reporting tersebut. Sehingga, penulisan suatu business reporting yang baik harus berdasarkan fakta yang relevan dan penting saja.

Penutup

Bagian penutup berfungsi merangkum isi dari laporan secara menyeluruh, dengan mengambil kesimpulan atau memberikan sebuah rekomendasi. Dalam informational report, bagian penutup disebut dengan rangkuman, sedangkan dalam analytical report bagian penutup disebut dengan kesimpulan, rekomendasi, atau bisa juga gabungan dari kesimpulan dan rekomendasi. Berikut akan dijelaskan mengenai bagian-bagian dari penutup.

• Rangkuman, berisi mengenai ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Namun terkadang hanya berisikan beberapa poin penting, keunggulan dan kelemahan, manfaat dan kerygian.
• Kesimpulan, berisikan mengenai evaluasi terhadap berbagai fakta yang telah dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi dari penulis.
• Rekomendasi, berupa saran yang menganjurkan guna menguatkan sebuah pernyataan.
• Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir mengenai waktu pelaksanaan program, anggaran yang dibutuhkan, serta deretan pihak yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.
• Proposisi, merupakan suatu tuntutan yang didasarkan pada sebuah laporan atau artikel.

Metode Penyusunan Laporan

Terdapat dua metode dalam penyusunan suatu laporan, diantaranya cara deduktif (langsung) dan induktif (tidak langsung).

• Metode Deduktif

Jenis laporan dengan metode ini digambarkan dengan laporan yang dibuat dari belakang ke depan, dengan menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu. Biasanya pembaca lebih menyukai laporan dengan metode deduktif karena mampu memberikan gambaran cepat dan terinci.

• Metode Induktif

Dalam metode induktif, berbagai fakta yang ada dijelaskan terlebih dahulu sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan atau rekomendasi dipaparkan. Laporan dengan metode induktif dengan urutan sebagai berikut: Pendahuluan > Teks > Bagian Penutup.