Daftar isi
Human Resource Department (HRD) merupakan divisi yang memiliki tugas mengelola “Orang” pada suatu organisasi. Seperti memaksimalkan perencanaan SDM, mulai dari melakukan perekrutan orang buat perusahaan, mengembangkan serta berinvestasi terhadap SDM agar bisa mendukung perkembangan bisnis.
Divisi HR mempunyai beberapa posisi, mulai dari staff HRD, manajer HRD, HR Generalist sampai dengan HR Specialist. Jabatan dalam HR sangat beragam mulai dari yang khusus melakukan rekrutmen, training, hingga business partner, dll. Selain itu berikut tugas HRD, tanggung jawab serta fungsi HRD.
Tugas HRD
HRD merupakan divisi yang unik karenga tidak langsung berhubungan dengan keuntungan perusahaan. Tapi, divisi HR khusus bertanggung jawab terhadap anggota atau karyawan serta mempunyai tanggung jawab untuk memastikan suatu organisasi atau perusahaan dapat berjalan baik serta memdapatkan hasil sesuai yang diinginkan.
HRD berkaitan erat dengan potensi di dalam manusia. Sehingga, divisi ini akan mempunyai tugas yang berkaitan erat dengan proses mengelola potensi di dalam diri karyawan supaya bisa mencapai hasil yang maksimal untuk organisasi/ perusahaan ataupun ke diri anggota itu sendiri.
1. Perencanaan Tenaga Kerja
Divisi HR mempunyai banyak tugas dan sangat penting sekali buat menyusun segala perencanaan sebelum memulai inisiatif. Terutama jika inisiatif divisi HR menggunakan banyak resource, supaya manajer HR dapat melakukan perencanaan yang optimal.
Salah satunya adalah perencanaan tenaga kerja, yang menjadi suatu proses untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu perusahaan. Selain buat karyawan baru, tapi buat menyiapkan SDM yang kompeten serta menempati jabatan penting.
2. Membentuk Lingkungan Kerja
Dalam suatu organisasi tentu memiliki beragam latar belakang sehingga membuat organisasi menjadi lebih unik. Bisa mempersatukan puluhan, ratusan, hingga ribuan karyawan yang memiliki beragam sifat, usia, serta cara pikir yang berbeda sehingga menjadi tantangan besar.
Berikut 3 aspek penting supaya HRD dapat membuat lingkungan kerja lebih kondusif.
- Memastikan Tidak Adanya Pelanggaran
HRD seringkali menjadi sosok pelindung internal dalam suatu organisasi/perusahaan. Selain berusaha memenuhi kebutuhan karyawan, HRD juga perlu menjaga karyawan supaya tidak melanggar peraturan dalam organisasi/ perusahaan. Sehingga diperlukan pengawasan rutin, tapi tanpa menggunakan pendekatan yang kaku.
- Komitmen Karyawan Terhadap Perusahaan
Dalam peraturan perusahaan, harus ada nilai dan budaya dengan keyakinan buat membuat lingkungan kerja secara optimal buat perusahaan. Sangat penting buat HRD untuk memastikan setiap anggota/ karyawan dapat berkomitmen sesuai nilai dan budaya organisasi/ perusahaan.
- Membantu Komunikasi Antar Divisi
Dalam membuat lingkungan kerja yang kondusif, jangan melupakan betapa pentingnya komunikasi. Sehingga HRD berperan penting untuk membantu komunikasi karyawan serta manajemen. Komunikasi yang baik sangat diperlukan untuk menjalani profesi ini.
3. Proses Rekruitmen
Tugas HR tidak hanya melakukan perekrutan saja, tapi ada banyak tugas lainnya. Merekrut seseorang tidaklah mudah, serta memerlukan keterampilan hebat seperti komunikasi hingga marketing. Keterampilan inilah yang akan sangat memengaruhi kualitas saat perekrutan.
Tugas terpenting HRD yaitu mencari karyawan yang berpotensi, dimulai dari mencari kandidat, melakukan interview, asesmen, sampai dengan onboarding.
Hal ini sangat mempengaruhi tugas HRD dalam memilih SDM yang bisa bekerja sama. Jika tidak berhasil memperoleh SDM berpotensi, tentu saja HRD akan menemui kesulitan mengembangkan talenta, rasio turnover sampai masa depan kepemimpinan.
4. Melakukan Training
Setelah merekrut SDM berpotensi, supaya karyawan bisa mengoptimalkan kemampuan terbaiknya supaya bisa bekerja secara maksimal. HRD perlu mendukung penuh segala program pendidikan serta pengembangan yang sering dikenal sebagai L&D buat karyawan.
Tidak hanya mengembangkan karyawan, organisasi/ perusahaan memerlukan orang yang bisa mengeluarkan hasil terbaik di lingkungan supaya perusahaan bisa terus bertahan.
Hal ini sangat bergantung pada kondisi, kebutuhan, program L&D sehingga sangat diperlukan secara mandiri atau memakai jasa dari luar. Jadi HRD tidak boleh menganggap remeh hal ini, karena akan meningkatkan kemampuan karyawan sehingga bisa memberikan keuntungan untuk perusahaan.
5. Merancang Program Kompensasi
Merancang program kompensasi menjadi tugas penting untuk mendukung perusahaan. HRD merupakan divisi yang mempunyai kewenangan buat merancang program ini. Mulai dari masalah upah, program asuransi hingga benefit.
Tidak cumq merancang, tapi divisi HR juga mengatur skema serta tata cara pendistribusiannya. Comben juga menjadi salah satu perhatian dari perusahaan untuk karyawannya. Supaya pekerjaan tidak bisa dilewatkan begitu saja.
Sehingga pelaku profesi HRD perlu paham betul undang-undang ataupun peraturan lain supaya mengatur kompensasi serta pengupahan. Karena masalag ini lumayan sensitif serta menyangkut kesejahteraan karyawannya.
6. Evaluasi Kerja
Evaluasi karyawan menjadi salah satu hal yang sangat dinantikan agar dapat memberikan kenaikan gaji. Evaluasi kerja dapat menjadi peristiwa yang penting bahkan ditakuti karena berkaitan langsung terhadap karir karyawan.
Untuk perusahaan, evaluasi menjadi momen perusahaan dapat menilai kinerja karyawan serta menkadi refleksi terkait program pelatihan serta pengembangan bagi karyawan. Jika tidak terjadi perkembangan, tentu saja manajemen perlu memikirkan cara untuk memperbaiki kualitas pelatihan serta pengembangan karyawan.
Apalagi saat kriteria penilaiannya tidak jelas, karyawan bisa kehilangan arah sehingga mempengaruhi motivasi karyawan. Evaluasi menjadi hal yang penting serta berperan dalam perkembangan perusahaan.
7. Personalia
Personalia atau administrasi personalia menjadi salah satu cara mendukung fungsi HR yang lain. Personalia sangat bertanggung jawab akan pembayaran database karyawan, payroll, manajemen pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti sampai dengan sistem kontrak kerja.
Personalia harus diterapkan semenjak karyawan resmi bekerja di perusahaan. Sehingga proses administrasi mulai dari registrasi database, kontrak kerja, hingga karyawan resign sangat berkaitan dengan personalia.
Tidak hanya administratif, tapi ada beberapa poin-poin yang perlu diperhatikan juga sebagai berikut
- Apakah sudah mempunyak orang yang tepat di tempat yang tepat?
- Apakah suatu departemen kekurangan staf atau terlalu banyak karyawannya?
- Apakah karyawan perlu dipertahankan?
- Apakah gaji sesuai dengan pekerjaan karyawan?
- Apakah jam kerja sudah sesuai?
Manajemen personalia adalah bagian penting dari bisnis perusahaan, karena dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja, memotivasi karyawan, dan meningkatkan keuntungan.
8. Perencanaan Karir
Perencanaan karier seperti proses resign karyawan yang tidak mempunyai prospek perkembangan diri ataupun peningkatan karier dalam perusahaan.
HRD beserta manajemen wajib merancang program perencanaan karir buat semua karyawan, supaya bisa bekerja di perusahaan dengan motivasi agar bisa mencapai target serta tidak mudah berpikir buat pindah ke perusahaan yang lain.
9. Membuat Program Bermanfaat
Selain tugas yang berhubungan dengan pengembangan serta kesejahteraan karyawan, merancang program bermanfaat sangatlah penting.
Hal ini agar karyawan bisa menjadi salah satu upaya buat membantu karyawan menjadi paham perusahaan tempat mereka bekerja. Perusahaan pastinya mempunyai nilai dan budaya agar semua karyawan mmepunyai visi misi yang sama, serta sense of belonging yang kuat.
Tanggung Jawab HRD
Berikut beberapa tanggung jawab HRD :
- Perumusan dan Pembuatan Visi-Misi, Nilai-nilai, Budaya Organisasi
Sudah tentu suatu keteraturan bermula dari peraturan. Mengingat tujuan perusahaan, bagaimana cara mencapainya, serta apa saja falsafah yang dapat dibawa ke dalam hidup kerja perusahaan tersebut. Hal ini sangat penting dirumuskan pihak atasan, HRD serta karyawan supaya ada keseimbangan suara.
- Struktur Organisasi dan Peraturan Perusahaan
Struktru organisasi yang jelas sangat diperlukan di dalam suatu organisasi/ perusahaan. Selain itu, dengan struktur ini akan timbul gairah kerja untuk karyawannya terutama untuk jenjang karir karyawan. HRD juga harus mengontrol pelaksanaan birokrasi serta perundang-undangan dan memilah aturan yang sesuai untuk diterapkan di perusahaan atau tidak.
HRD sendiri juga memiliki struktur agar bisa mengelola SDM lebih baik. Berikit struktur HRD tergantung besarnya perusahaan.
Struktur Organisasi HRD Perusahaan Kecil
- HR Manager
Bertanggung jawab dalam beberapa hal seperti kompensasi, tunjangan, perekrutan, serta menangani masalah antara karyawan.
- HR Specialist
Bertanggung jawab pada proses penggajian, administrasi, pelatihan, orientasi karyawan, hingga wawancara.
- Koordinator Perekrutan
Bertanggung jawab dalam perekrutan, membuat laporan lamaran kerja hingga mengurusi data kandidat yang masuk.
Struktur Organisasi HRD Perusahaan Menengah
- Wakil Presiden HR (VP HR)
Bertanggung jawab memastikan kelancaran operasi divisi HRD yang mencakupan tugas mengawasi serta memberikan konsultasi terhadap manajemen.
- Direktur Perekrutan
Bertanggung jawab di setiap pengambilan keputusan mengenai alokasi, penganggaran, perencanaan strategi hingga rekrutmen bakat.
- Compensation and Benefits Manager
Bertanggung jawab dalam mengelola rencana tunjangan mulai dari asuransi kesehatan, gigi, jiwa, penglihatan, serta program lainnya.
- Human Resource Information Specialist (HRIS)
Bertanggung jawab dalam perekrutan karyawan dengan lebih teliti serta sering berhubungan dengan departemen teknologi informasi.
- Bagian Perekrutan
Bertanggung jawab membuka lowongan kerja sehingga bisa mendapatkan karyawan untuk dipekerjakan perusahaan menggunakan situs pencari kerja.
- Koordinator HR
Mengarsipkan serta mengelola laporan, proses pengajian, penjadwalan sesi interview, dan menangani interaksi antar kantor.
Struktur Organisasi HRD Perusahaan Besar
- Chief Human Resources Officer (CHRO)
Bertanggung jawab pada strategi sumber daya manusia serta meningkatkan pendapatan agar lebih luas buat jangka waktu yang panjang.
- Wakil Presiden HR (VP HR)
Bertanggung jawab mengelola SDM, dokumen keuangan serta memahami bagaimana suatu program bisa mendorong pendapatan menjadi lebih besar.
- Chief Diversity Officer
Bertanggung jawab pada keragaman serta inklusi karyawan atau kandidat yang terdiri dari berbagai negara.
- HR Business Partner (HRBP)
Bertanggung jawab menyediakan sumber daya serta fokus membangun hubungan, misi dan tujuan suatu organisasi.
- Bagian Umum HR
Bertanggung jawab menangani kompensasi, tunjangan, perekrutan dan hubungan antar karyawan, serta memperkiraan penganggaran lokasi, perekrutan, dll.
- Job Desc-Job Spes dan Performance Appraisal
HRD juga bertanggung jawab untuk menyususn deskripsi pekerjaan serta spesifikasi kerja yang perlu dilakukan. Hal ini bisa dirumuskan melalui analisa kerja yang telah dilakukan pihak HRD ke beragam divisi di suatu organisasi/ perusahaan. Ada beragam teknik bisa dilakukan mulai dari observasi dan interview secara langsung. Dengan kejelasan deskripsi serta spesifikasi kerja, karyawan diharapkan bisa mengoptimalkan kinerja karyawan.
Fungsi HRD
Berikut beberapa fungsi divisi human resources pada umumnya untuk suatu organisasi/ perusahaan:
- Menyadari akan kebutuhan rekrutmen masa sekarang dan yang akan datang;
- Memastikan ketaatan karyawan terhadap hukum ketenagakerjaan;
- Mencari serta mempertahankan karyawan yang berpotensi;
- Mengelola segalam macam kompensasi serta benefit karyawan;
- Menjaga efektivitas hubungan semua karyawan;
- Mengelola pelatihan, learning, onboarding, development buat mengoptimalkan performa kerja;
- Menerapkan tindakan untuk mendukung segala kesehatan serta keselamatan semua karyawan;
- Mengelola segala administrasi mulai dari data karyawan, perpajakan sampai dengan payroll;
- Menyelenggarakan segala evaluasi performa.
HRD juga perlu sadar betapa pentingnya menjaga kondisi psikis karyawan, dikarenakan manusia bukan mesin yang sekedar melakukan pekerjaan sesuai diperintahkan dan dibayar sesuai dengan pekerjaannya.