Daftar isi
Apa Itu Proses Bisnis?
Menurut Rummler dan Brache dalam Siegel (2008), proses bisnis adalah rangkaian kegiatan bisnis untuk menghasilkan produk dan jasa.
Lebih lengkapnya, Davenport menyebut proses bisnis sebagai aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk menghasilkan output tertentu kepada pelanggan tertentu. Ia juga menekankan pada proses ‘bagaimana’ pekerjaan itu dijalankan dalam sebuah organisasi.
Proses bisnis juga merujuk pada rangkaian aktivitas kerja lintas ruang dan waktu, yang memiliki awal dan akhir, serta dapat secara jelas mendefinisikan input dan output bisnisnya.
Dapat disimpulkan, proses bisnis adalah sebuah rangkaian aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya, dengan menghasilkan produk/jasa yang disesuaikan pada kebutuhan pelanggan.
Aktivitas ini memiliki aturan sedemikian rupa yang dibuat untuk mewujudkan tujuan bisnisnya secara nyata. Proses bisnis biasanya dibagi ke dalam beberapa sub proses, yang masing-masingnya mengemban tugas yang berbeda.
Jenis Proses Bisnis
Dalam menjalankan sebuah bisnis, ada 3 jenis proses yang lazim dilakukan perusahaan, yaitu:
- Proses Utama (Primer)
Proses ini dinamakan proses utama karena didalamnya memuat inti dari operasional perusahaan. Ada 3 hal pokok yang tercakup dalam proses utama, yaitu produksi barang/jasa, pemasaran dan layanan kepada pelanggan.
Dengan adanya tiga pokok ini, maka sebuah perusahaan telah menambah nilai penawaran di mata pelanggan. Ini juga berarti operasional usaha telah berjalan sesuai rencana dan bergerak mencapai tujuan.
- Proses Pendukung (Sekunder)
Sesuai dengan namanya, proses ini berisi kegiatan penunjang yang berupa operasional bisnis perusahaan. Proses sekunder adalah proses yang bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan inti perusahaan pada proses utama terus berjalan sebaik mungkin. Intinya, proses ini berfokus pada internal perusahaan.
- Proses Manajemen
Proses bisnis yang ketiga adalah manajemen, yakni proses pengawasan, perencanaan dan pemantauan. Proses ini mengatur tata kelola perusahaan dan manajemen strategi.
Proses manajemen juga menentukan standar dan tujuan bisnis yang hendak dicapai dan terlaksana pada proses primer dan sekunder secara efektif dan efisien.
Manfaat Proses Bisnis
Seperti yang disebut di atas, proses bisnis adalah suatu rangkaian kegiatan yang sangat penting dalam mewujudkan visi-misi perusahaan. Proses bisnis yang matang tentunya akan memberi manfaat, diantaranya yaitu:
- Mudah Beradaptasi di Segala Situasi. Proses bisnis yang bagus menghasilkan iklim bisnis yang sehat dan responsif. Dengan itu, perusahaan dapat lebih up to date dengan perkembangan zaman dan mudah menyesuaikan diri di setiap situasi.
- Mengurangi Human Error. Dengan proses bisnis yang terkontrol, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui apapun yang terjadi. Kesalahan yang berasal dari human error akan jarang ditemui karena pembagian tugas dan pekerjaan disesuaikan dengan keahlian seluruh karyawan.
- Fokus pada Kebutuhan Pelanggan. Bisnis apapun itu, orientasinya harus pada kepuasan pelanggan. Kepuasan dan kebutuhan pelanggan adalah hal yang krusial, karena untung/rugi-nya sebuah bisnis berasal dari hal tersebut.
- Manajemen Waktu yang Lebih Baik. Proses bisnis yang baik akan menghasilkan manajemen waktu dan diagram alur yang efisien. Jika segalanya diatur dalam time table yang sesuai, maka proses bisnis akan terlaksana dengan lancar.
- Mengurangi Pengeluaran dan Resiko. Bisnis yang terencana dengan baik dapat mengurangi potensi pengeluaran dan resiko yang berlebihan. Hal ini karena prosesnya melibatkan straegi tertentu yang mempertimbangkan situasi keuangan yang fluktuatif di masa depan.
Fungsi Proses Bisnis
Selain memiliki banyak manfaat dalam keberlangsungan perusahaan, proses bisnis juga memiliki beragam fungsi, yaitu:
- Membantu pelanggan dalam menerka kapan proses bisnis dimulai, berakhir, maupun berkelanjutan.
- Membantu manajer dalam membuat keputusan terkait masalah yang ada dalam bisnis.
- Membantu karyawan dalam memahami proses yang menjadi tugasnya dalam rangkaian proses bisnis.
Tahap Proses Bisnis
Dalam menjalankan sebuaha proses bisnis, tentunya aa tahap-tahap yang harus dijalani agar bisnis berjalan dengan baik dan dapat mencapai goal-nya. Tahap-tahap tersebut adalah:
- Analisa Kegiatan Bisnis
Sebelum memulai kegiatan bisnis, langkah paling awal yang harus dilakukan adalah dengan melakukan analisa. Sebagai pebisnis, riset adalah suatu hal yang penting.
Mengapa? Karena dengan melakukan analisa, owner/manajemen perusahaan dapat memprediksi kemungkinan berhasil atau gagalnya produk/layanan yang mereka tawarkan.
- Penentuan
Setelah analisa telah dilakukan dan menemukan kesepakatan, langkah selanjutnya adalah dengan menentukan strategi dan produksi.
Dalam tahap ini, pebisnis harus menyusun anggaran modal, biaya operasional serta menghitung rasio untung-rugi dari produk yang akan dijual. Tak hanya tentang anggaran, pebisnis juga harus menentukan strategi pemasaran yang tepat dalam menjual produknya.
- Pelaksanaan
Ketika segalanya telah dipersiapkan dengan matang, maka di tahap ketiga ada tahap pelaksanaan. Tentunya, seluruh kesepakatan yang telah dirundingkan dan ditentukan di tahap kedua, akan diwujudkan di tahap ini.
Proses produksi, penjualan, promosi, layanan pelanggan, dan segala hal yang berhubungan dengan tindakan terselenggara di sini.
Tahap terakhir adalah evaluasi. Perencanaan dan strategi sebagus apapun perlu dianalisa berhasil-tidaknya di tahap ini. Segala hal yang berhubungan dengan proses bisnis di bahas di tahap evaluasi.
Mulai dari masalah internal perusahaan, seperti anggaran, pelayanan customer, kinerja karyawan, masalah produksi, hingga masalah eksternal, seperti demografi pasar, jumlah omset, untung-rugi penjualan dan sebagainya.
Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan strategi ke depannya agar kesalahan atau kekurangan yang terjadi tidak terulang kembali dan dapat meningkatkan performa bisnis.
Contoh Proses Bisnis
Tujuan : Memproduksi bahan mentah menjadi bahan siap pakai.
Peserta : Staf pabrik dan staf penjualan.
Input : Pemesanan kembali, pembuatan, bahan baku.
Output : Produk siap pakai yang bernilai jual.
- Pembelian
Tujuan : Mendapatkan barang dari produsen untuk dijual kembali ke pelanggan.
Peserta : Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan dan vendor.
Input : Permintaan pembelian dan pesanan kembali.
Output : Pesanan.
- Penjualan
Tujuan : Menjual barang ke pelanggan dan mendapat keuntungan.
Peserta : Staf penjualan, pelanggan, staf gudang.
Input : Pesanan penjualan.
Output : Faktur, kwitansi dan dokumen pengiriman.
- Rekrutmen
Tujuan : Untuk mendapatkan tenaga kerja yang bersedia mewujudkan visi-misi perusahaan.
Peserta : Fresh graduate, pelamar yang memenuhi kualifikasi.
Input : Lamaran pekerjaan, CV, dan portofolio.
Output : Karyawan yang kompeten dalam menjalankan bisnis perusahaan.
Proses tersebut akan diulangi secara terus menerus dalam sebuah perusahaan dengan cara yang terstandarisasi dan dioptimalkan sesuai dengan kebutuhan. Keempat hal tersebut merupakan bagian dari proses bisnis yang penting dan tidak terpisahkan dalam keberlangsungan perusahaan.